标签: 视频会议系统

随着世界各地的工人基本上都习惯在家工作，视频会议变得越来越普遍。对于某些人来说，这并不是什么新鲜事。但是，有些人现在不习惯日常工作中的数字通信。如果您在视频会议上苦苦挣扎，这里有一些技巧可以帮助您和您的团队步入正轨。

1.创建一个议程（并坚持下去）

在面对面会议中，议程使与会者能够知道会议的内容以及会议的顺利进行。在视频会议中，议程设置更为重要。在远程工作时，您不再能够与办公室中的人们进行快速聊天，因此提前计划是关键。提前创建议程，并至少在24小时内将其发送给所有需要的与会者。这将给您一些时间来接收和回答有关会议的任何问题，并让您根据需要编辑议程。

就像面对面的会议可能会偏离轨道一样，视频会议也是如此。除非所有人有必要继续会议，否则请时刻注意每个人的日程安排，并尝试在预定的结束时间之前结束会议。练习掌握与会议议程不完全一致的任何主题的能力。请记住，您总是可以安排单独的会议或虚拟的欢乐时光来讨论与工作无关的主题！牢记员工的繁忙工作日程，同时通过与工作无关的讨论留出时间让团队参与，这是有效管理新远程工作者的方法。

2.明智地选择会议工具

您的组织可能有几种通讯工具可供使用（例如SparkleComm统一通信平台）。如果您不了解所有这些信息，请询问您的IT专业人员有关您在家中工作时可以使用的远程工作通信和协作工具的列表。在决定使用哪种工具时，请记住以下几点：

• 我需要哪种屏幕或文件共享功能？有多少人参加这次会议？
• 会议结束后，团队需要多少协作？
• 连接到该技术的任何人是否有安全隐患？（您可以在此处找到有关网络安全风险的更多信息。）

5.寻求反馈

建设性的批评可以帮助改善您的会议，尤其是在沟通至关重要的偏远情况下。请参加者分享会议结束后的感受。这是一个将来可以做些不同的事情的机会，以确保每个参与的人都有更好的体验。通过考虑他们的经验，它可能会促使人们在将来参与并做出更多贡献，因为他们会知道自己的声音被听到了。

6.简化协作

在虚拟会议之后，交流不会结束。实际上，这在远程环境中更为重要，因为您没有面对面的互动。

能够全天与团队互动与虚拟会议中的互动一样重要。无论您身在何处，都可以保持稳定的沟通联系。SparkleComm通过云通信解决方案（包括商务电话服务和协作工具）可以轻松实现这一点，劳格(SparkleComm)统一通信平台，除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。虚拟团队需要此工具来保持工作流程的移动。您甚至可以拨打电话并在我们的工具中单击即可进行协作，以轻松确保更高的生产率。SparkleComm可以完成所有所有这些工作。

当我们都适应在家工作时，请勿让虚拟会议成为压力大的另一个原因。无论您身在何处，我们都在这里帮助您与团队保持联系-帮助您保持业务正常运转。

尽管近来的通信技术有所进步，例如面对面的视频，即时消息传递，移动应用程序等等，但很容易忘记音频会议仍然是协作的基石。如果没有针对公司独特需求的一致，高质量的音频，世界上所有的视频聊天和在线会议对您的组织都是无用的。

考虑到其他通信软件的复杂性和创新前景，音频仍然是事后的想法。或者，更常见的是，您只是继续购买旧音频。但是，音频会议变得越来越复杂（尽管不像我们其他协作技术那样明显），做出明智的购买决定比以往任何时候都更为重要。

评估音频会议解决方案时，需要考虑以下几项关键事项：

1）易于使用

尽管可以很容易地假设拨打电话号码并敲入几个PIN码和密码是足够简单的，但对于用户而言，这仍然是令人沮丧的用户体验。如今，音频工具无需在电子邮件中四处寻找附加有邀请的邀请，而是可以通过SparkleComm IP语音（VoIP）自动连接用户，甚至在您加入后即可自动拨出电话给您或您的客人。通过桌面或移动会议。节省时间似乎很小，但是在整个组织的所有会议中却成倍增加，节省的那几分钟节省了大量的成本和时间。

此外，用于台式机和移动设备的音频会议应用程序提供的可见性和功能访问通常在电话会议（例如参与者列表）中有些模糊不清。谁在讲话以及访问音量，静音和子会议控件的指示器。通常可以通过有点陈旧的“ *”命令列表来访问这些命令，使它们在计算机屏幕或移动设备上可见，从而带来更加直观，高效的会议体验。

2）混合网络支持

除了用于电话会议的更加直观的面向用户功能之外，使那些电话成为可能的底层网络基础结构也变得越来越复杂。混合音频支持可在同一呼叫中无缝混合VoIP和传统PSTN，对于促进您的员工以及任何外部访客的自由和选择至关重要。没有混合支持，您可能会通过强制使用特定的连接方法而使音频会议变得过于复杂。

3）与现有工具集成

为了避免不必要地使您的员工的生活复杂化，重要的是要考虑无缝配合我们所谓的用户“惯性”的协作工具。换句话说，工具如何集成到现有工具和工作流程中？如果您的音频会议解决方案与现有的Web和视频解决方案不能很好地配合使用，或者迫使用户导航多个界面和工具来召开会议，那么在优化他们的协作方面就做得不好。您为组织考虑的任何音频会议解决方案都应为现有通信提供无缝的集成路径。

或者，如果您正在考虑添加或切换您的Web或SparkleComm视频会议，则购买会话可能会更改为包含音频会议的Web解决方案，从而使您的员工可以自由，灵活地满足他们的需求，而无需支付传统费用每分钟音频模型。

现在有很多闪亮的新通信工具，其中许多已经成熟到可以进入企业的地步。但是，请不要将音频放到后面，否则最终可能会阻碍协作。

我们保持解决方案的安全性，快速性，响应性和可靠性，并通过后端服务自动化来提高效率。网络，硬件，软件，人员和设施都进行了优化，以保护会议的完整性。

用户可用的增强协作安全性功能

随着越来越多的公司在家工作以及视频会议使用率的上升，安全性对SparkleComm和我们的全球用户而言从未如此重要。

为了使我们的客户在会议期间感到更加安全，我们将安全功能带到了会议体验的最前沿，使主持人和与会人员更易于访问和看到安全性。新的 SparkleComm安全菜单具有三个主要增强功能，可帮助为会议提供额外的安全性。

锁房

主持人可以锁定会议室，以防止任何人加入进行中的会议。请放心，只有与会者中的人在听，这些视频中没有“轰炸机”。

启用候诊室

主持人和参与者经常需要讨论敏感或机密的话题。会议主持人可以配置其设置，以将会议与会者汇集到一个虚拟的等候室中，直到主持人允许他们加入会议为止。

这是监视谁参加您的会议的好方法，也使您有机会确保在客人进入会议之前正确地设置了会议。

主机控制

为了保护您的会议和共享信息，您可以限制与会人员的权限。例如，仅允许那些被允许共享其屏幕或演示文稿的人。

这些增强的控件位于会议室的右上角，由盾牌图标指示，以易于使用，以便会议主持人可以在需要时立即采取措施。

SparkleComm为客户安全可靠地举办虚拟会议和活动已有近30年的历史，通过高级视频会议帮助人员，团队和企业连接世界各地。如今，在可预见的未来，全世界的企业都不得不在家里接受工作，因此，这比现在更加必要。

焦虑加剧。一个最近的一项调查发现在远程工作充分发挥作用的今年3月和4月，员工报告了较高的压力（67％）和焦虑（57％）水平。我们处在一种特殊的情况下；员工担心工作安全，财务稳定和身体健康。在家中育有孩子的工人被迫在虚拟学校里进行远程工作。其他人可能担心在尝试提供护理时将年迈的父母暴露于病毒中。每天，新闻都会提供更多信息，因此很难为未来做计划并保持乐观的前景。远程工作带来的缺乏个人联系只会加剧焦虑，因为员工不再拥有可以减轻心情并产生希望的随意休息和交谈。

永无休止的工作日。远程工作人员经常发现很难坚持设定时间。工作与个人生活之间的界线变得模糊甚至消失。由于工作和家庭不再分开，许多员工发现自己要花费更长的时间。特别是对于那些年幼的孩子在家中，工作与生活的平衡成为一个挑战。所有这些都意味着那些难以设置清楚界限并且无法抵制“每天打电话”的冲动的员工可能不是远程工作的理想人选。

无法预测三个月，六个月或一年后办公室的状况。每天，新的发展和指南都迫使公司进行调整。尽管春季和夏季向我们展示了公司有可能通过远程劳动力成功运作，但这种方法并非对每个人都是最佳的。当组织展望未来并围绕远程，办公室内和混合工作模型做出决策时，员工应考虑每种模型的利弊。

幸运的是，该技术可以以任何方式为工人提供支持。无论您的组织是选择留在远程，开始将人们带到办公室还是利用混合模型，提供协作工具的SparkleComm统一通信平台都可以使您的整个团队保持联系和参与。

注意安全。冠状病毒周围存在不确定性。会变异吗？从中恢复过来的人是否免疫复发？什么时候可以接种疫苗？在我们找到此类问题的答案之前，我们中的许多人只是觉得在家工作更安全。

幸运的是，统一通信技术使长期工作成为可能。SparkleComm视频会议可保持面对面的交流。一对一和组消息传递，实时屏幕共享以及通过一次单击即可加入SparkleComm会议的功能可促进协作和开放式交流-即使员工彼此之间距离较远。

当然，没有什么是完美的，远程工作也有一些缺点。我们最近探讨了它的缺点，以下是前五名的回顾：

褪色的团队文化。社会化在创建凝聚力团队中起着关键作用。当您仅远程工作时，与同事保持联系变得困难。技术使公司有可能继续促进团队团结（虚拟的茶歇时间和团队琐事见面就是很好的例子），但是这需要花费更多的时间和计划来确保虚拟事件不会落到一边。

努力创新。当我们在休息室与同事聊天时，我们会想到许多最好的主意。当每个人都在自己的私人空间中工作时，可能很难保持这种类型的创意交流和创新。

技术使员工可以参加视频集思广益会议，并且员工可以随时进行小组通话以共享想法。但是，公司应计划这些会议并鼓励参与。团队成员可能需要一些时间来适应这些新的交互方式，以保持创意源源不断。

孤独的感觉。我们中有些人可能会与配偶和孩子一起在家里度过额外的时间，但是对于那些独自生活的人来说，远程工作可能会非常孤独。如果没有通常在办公室里进行的更随意的人际互动，您可能会觉得自己的一生都围绕工作。

沮丧和孤独的感觉并不少见，整天坐在电脑前几乎没有人与人的互动对精神是不利的。视频会议，即时消息和音频呼叫当然可以帮助与外界隔离，但是公司还需要为努力解决这些问题的员工提供适当的心理健康资源。这些工人是尽快返回实体办公室的主要人选，即使只有混合模型也是如此

随着部分地区的COVID-19案件出现新的高峰，工作场所的未来似乎不确定。很难预测未来几个月公司会做什么，但是似乎不可能让所有员工完全恢复工作。

由于SparkleComm视频会议和其他协作式统一通信技术，向远程工作的过渡比预期的更加顺利。因此，我们预测许多组织将采用混合工作文化，其中员工将一部分时间用于办公室，其余时间用于远程工作。来自最新民意测验支持了这一想法：该研究发现，在大流行后的世界中，至少48％的员工有可能至少在一部分时间进行远程工作，而危机爆发前这一比例仅为30％。

根据研究，80％的员工表示他们喜欢在家工作——但这并不意味着每个人长期都会喜欢它。一些错过办公室亲密互动的人渴望返回。

随着全球组织对未来的规划，我们大多数人可能会做出一些重大决策，以决定我们将继续在办公室，办公室还是两者结合在一起工作。因此，我们收集了大流行后世界中远程工作的优缺点。

远程工作的优势和挑战

与生活中的大多数事情一样，远程工作也有其利弊。在确定是否适合您时，最好考虑所有这些。

首先让我们看看积极的一面。

向通勤说再见。显然，在家工作的主要好处之一就是可以从床上滚下来，只需几个步骤即可到达您的“办公室”。不必开车上下班而获得的时间可以花在您选择的任何方式上，包括以后的警报，可靠的锻炼以及与家人的额外时间。通勤也会增加一天的压力，特别是在您浪费时间坐车或火车晚点的时候。去除日常压力源对您的整体健康和福祉都有好处，我们可以在这个焦虑的时刻使用这些东西。

也许你的孩子在外地上学或者远渡重洋留学在外。也许你在外地工作组建了家庭甚至有了可爱的孩子，而家中只剩逐渐老去的父母或许还有曾经带大你的祖辈。

每当过年过节许多的家庭都会上演这一幕吧！全家挤在一起目光聚集在某一部手机屏幕上，这一头有你最牵挂的人，那一边是你朝思暮想最熟悉的脸。随着科技的进步通讯产业的飞速发展，虽然远隔千山万水但我们依然能隔着屏看到父母逐渐增多的白发，看到孩子逐渐成长逐渐成熟。

但会不会也出现这样一些特殊的场景，老人颤巍巍的将整个脸凑近屏幕他们并不懂什么是C位，而是因为他们的眼已经昏花，他们想再看得更仔细些、再听得更清楚些，当年的伢崽现在什么样了？会不会也有不听话的孩子玩的兴起死活不愿意凑到手机屏幕前，急得那头的父母不依不饶的让你拿着手机追着孩子跑，只为了让老人看看他们的孙辈。

每当这个时侯你会不会希望屏幕再大一些、再大一些，让屏幕那端的亲人能看得真切一些、听得更清楚些？ 我们平时都知道通讯终端有手机端，平板端、PC端但是随着TV盒子的出现我们也可以使用电视端进行视频通话，这样在屏幕两端我们不再需要围聚在一起，在客厅、在卧室只要有电视的地方我们只需要舒服的坐在沙发或椅子上打开电视就能清晰的看见亲人了。

其实这也可以称做电视电话通讯或是会议，它是如何实现操作的呢？ 首先你得准备电视视频通话的硬件设备，一件是可进行角度调节的摄像头（你是不是已经有了呢？），第二件已经装有SparkleComm视频会议软件的电视机盒子（或是叫TV盒子）。 哦，NO......不要告诉我TV盒子你也有了！如果是这样，你只需要在当贝下载安装一款SparkleComm视频会议软件APP，你看就这么简单，电视视频通话So Easy。

具体操作步骤如下：

一、 在电视上安装摄像头（当然电视自带摄像头就更好了）最好选择可进行角度调节的摄像头，将摄像头在电视上固定好并将摄像头接入电视USB插口即可。

二、 将SparkleComm会议TV盒子与网络及电视机的连接，首先将盒子进行以太网设置输入IP地址进行网络连接，再将盒子与电视用HDMI连接，如果你已经有TV盒子了，你只需下载SparkleComm视频会议软件APP就可以开始你的电视视频通话了。

最后还有一件更让你更兴奋的事情SparkleComm视频会议APP支技多家庭共同视频通话，也就是说在春节或平时你可以逃避拥堵的道路，也可以远离新冠病毒对生命的威胁，同时和父母、兄弟姐妹、好友一起面对面的聊天、聚会，这是不是一件想想就让人兴奋的事情！

我不愿只在手机屏幕上见到你，在我的心里、来我的电视屏幕上，让我们成为屏幕中的主角开一场盛大的云端Party。

您是否曾经去过公司范围内的视频会议，而生产力却飞速发展？从旁白到不必要的话题，与20多个人进行的视频会议如果处理不当，可能会毫无成效。为了使您的团队在下次视频会议中保持正常运行，请使用以下提示：

1.邀请合适的团队成员

而不是邀请公司中的每个人，只邀请那些需要收听信息或对相应议程项目采取行动的人。这将限制视频通话中的个人人数，并减少无效对话或多任务处理的机会。

2.创建和分发议程

向与会者提供议程，将使他们能够审查会议项目并准备任何必要的材料。另外，它为您的会议创建了一个每个人都将遵循的结构。

尽最大努力至少在预定会议的前一天交付议程。这将使参与者有足够的时间准备。

3.使用会议工具发挥自己的优势

SparkleComm视频会议工具为会议主持人提供了多种功能。从聊天功能到使特定与会者静音的功能，这些工具旨在简化会议并提高工作效率。

查看SparkleComm视频会议软件中的可用功能（网址：https://www.loogear.com/），并确定它们如何帮助您进行会议。

4.设置定义的结束时间

会议日历邀请者可能会说会议只应持续30分钟，这种情况有多久？为了确保您的会议保持高效，请设置并沟通-确定的会议结束时间。这样做还可以确保您的日程安排中不包含无关紧要的项目或对话。

5.指派会议主持人

指派会议主持人是使讨论主题保持在预定时间范围之内的绝佳方法。虽然主持人也可以是会议的组织者，但最好分配另一名员工，以使一个人不负责会议的所有方面。

6.组织参与

在20人以上的会议中接收参与者的反馈可能很棘手。不要为混乱的沟通打开地板，而是提前组织参与。

当您分发议程时，请让员工知道他们可以要求提前就某个项目发言。另外，允许会议参与者在会议之前提交问题。这使您可以安排足够的时间在会议之前参加会议，并确保您回答急切的问题。

此外，视频会议工具使参与者可以与该组聊天。也可以使用此工具明智地指导对话。

7.使用您的网络摄像头

打开网络摄像头可让您在会议中承担责任。通过大型会议，可以轻松调出并开始多任务处理。在观看视频时，您的团队可以查看您是否真的在聆听并积极参与。

保持20人以上的视频会议高效并按计划进行

当然，如果没有正确的视频会议工具，您的20人视频会议可能会是一场灾难。观看劳格的视频会议协作解决方案，发现它们如何使您的团队受益！

在COVID-19大流行之前，有  3.6％的人在家中远程工作。现在，随着远程工作席卷国内，55％的人表示可以在自己的行业中取得成功，超过75％的人认可软件，金融和媒体等数字领域的远程工作。 

没有迹象表明公司正在急于恢复旧的经商方式。公司正在寻找远程工具和方法以简化其沟通和协作工作以支持其员工。

因此，各种规模的公司都在寻求统一的通信工具作为综合解决方案。统一通信工具提供了远程工作者功能，例如语音和视频会议，消息传递以及用于协作和文件共享的平台。考虑到这一点，统一通信平台支持远程工作者的三种主要方式。

1.通过协作工具简化通信

在办公室环境中，团队依靠沟通方法（例如面对面的交谈）来传递相关的工作信息。但是，这些方法并不总是正确地记录下来，导致沟通不畅，也无法很好地转化为远程工作人员。

SparkleComm统一通信工具支持当今移动和分散的员工队伍，使他们能够通过以下方式像在同一房间一样轻松地进行协作：

• 语音通话
• 视频会议
• 即时通讯
• 桌面共享
• 行动应用程式

通过结合使用这些工具，远程工作者可以通过将所有工作场所的通信都集中在一个位置来维持较高的生产率。

2.高效的业务流程

利用统一通信工具的公司通常也会执行  启用通信的业务流程  。

具有通信功能的业务流程利用SparkleComm统一通信工具来使特定流程更快，更高效。通过更有效，更高效的流程，公司享有更高的流程准确性，改善了远程工人的工作与生活平衡，并提高了整体生产力。

3.透明的员工队伍和流程

公司经常担心他们的远程劳动力正在松弛并且没有生产力。幸运的是，这离事实还远。 77％的远程员工  表示，在家工作比在办公室工作更有效率。

借助通过SparkleComm统一通信平台的在线状态，远程工作者可以透明地了解其位置，工作状态和可用性，从而实现更好的工作与生活平衡和整体生产率。

此外，由于能够从平板电脑，智能手机或笔记本电脑无缝访问工具，因此团队不会因距离或技术而中断通信。

为您的远程工作团队利用统一通信和协作

将语音，视频，即时消息和协作工具合并到基于云的SparkleComm统一通信平台中，以支持您的远程工作人员并提高整个公司的效率。