分类: 技术文章

工作人员不可用或忙碌

快速提问：您的员工尝试几次与某人联系以解决问题或做出决定，只是为了得到忙音或无人接听？另一方面，您使工作人员感到沮丧，他们在关键时刻被打扰，只是为了回答一个简单的问题。

状态信息和多设备振铃

存在或状态信息使员工可以向其他人表明自己的可用性。因此，如果一个工作人员正试图与某人联系，请快速浏览一下，让他们知道是时候好还是另一个人很忙。用户可以将其状态设置为忙碌，忙碌，不在办公桌旁或其他任何自定义选项。将在线状态信息与多设备振铃功能结合使用，以确保没有人受到打扰，而且还可以帮助人们彼此交流。

通讯中断

这是组织最近遇到的一个问题。随着可用通信渠道数量的增加，员工遇到了在开始联系之前必须选择一个的问题。

太多的选择也会阻碍决策并阻碍生产力。在发短信、消息传递、通话、视频聊天、虚拟会议以及每种应用程序可用的数量之间，消息丢失的频率非常高。用户多久返回一次办公桌，才发现来自同一同事的同一问题的多个语音邮件、短信和未接来电？

**SparkleComm统一通信和集成解决方案**

统一通信经常被当作一种营销工具而忽视了，但是SparkleComm统一通信它可以非常有效。它只是一个简单的术语，适用于集成和协同工作以提供无缝体验的多个应用程序。

内部用户必须打开数十个应用程序来跟踪其同事，所有通知都传递到一个收件箱中。这使您的员工可以相互交流，而不必考虑或了解基础设备。 SparkleComm统一通信工具还具有一致的界面，因此用户可以浏览不同的应用程序。他们是从手机还是台式机访问特定的应用程序都没有关系。

即使您没有完善的统一通信系统，那就更应该使用现有的SparkleComm统一通信解决方案。将您的CRM应用程序连接到电话系统，以便销售代理可以轻松地将信息添加到通话记录中。或者，他们可以单击一下CRM应用程序中的客户。同样，将电话会议解决方案与现有硬件或通信系统集成。

如您所见，某些问题具有通用的解决方案。有时，同一功能可以帮助您一次解决多个问题。一次实现解决所有SMB通信问题的单一系统是一个不可能的梦想。但是，您可以使现有系统集成在一起并一起工作，以减轻通信问题。

可视语音邮件，呼叫组和多设备振铃

语音邮件已经存在很长时间了，但是今天的交流功能比前几代人强大得多。不要强迫员工拨打电话并收听无休止的消息。使用可视语音邮件将抄录直接发送到您的电子邮件收件箱。记下相关详细信息并尽快回复客户。

防止未接来电的另一种选择是使用通话组。有时，客户不是在寻找特定的人来解决他们的问题。团队中的任何人（无论是销售人员还是服务人员）都可以帮助他们。因此，允许任何免费的工作人员接听电话，而不是将其路由到特定的分机。

多设备振铃功能是另一个有效的解决方案。它允许员工在接到电话时添加多个设备以成环或并联的方式振铃。此人可以在最近的设备上应答，而不必回到办公桌前。

缺乏与远程员工的联系

曾经有一段时间，在家办公或不在办公室的任何地方都是特权人群的选择。正如当前的大流行所表明的那样，远程工作不仅是可行的，而且对于许多公司而言甚至更可取。但是在家工作给SMB通讯增加了另一个方面–远程员工经常被遗忘或被排除在重要项目之外。无论员工在哪里工作，如何鼓励员工保持与每个人的联系？

多渠道通信，视频聊天和强大的移动软件

在家工作的员工会错过视觉提示和面对面的会议，这对于有效沟通至关重要。因此，您可以使用SparkleComm进行视频聊天和虚拟会议来确保所有人保持联系。启用多个渠道也有帮助-员工可以根据上下文，一天中的时间或其他因素选择最佳的联系方式。另一个有用的功能是将移动软件与桌面应用程序相提并论。员工无论在笔记本电脑还是平板电脑上工作，都应该能够访问所需的所有工具。

客户的等待时间过长

这对于各种规模的企业都是一个普遍的问题。无论您拥有多少资源，最终都将达到呼叫量超出员工可以承受的水平。那么，当客户最终仅等待30分钟或更长时间与代理商交谈时，您该怎么办？您可以用SparkleComm呼叫中心。

ACD队列，呼叫路由和IVR选项

ACD队列，呼叫路由和有效的IVR选项的呼叫中心组合可以帮助您解决此特定的SMB通信问题。IVR系统可以帮助客户在无需人员的情况下获得对简单查询（例如帐户状态或付款信息）的答案。这还将使他们找到合适的部门或人员来解决他们的问题。由于IVR可以处理简单的查询，因此您可以减少拨打电话的人数。

然后使用ACD队列将呼叫发送到空闲代理。当通话量超过正常水平时，经理可以迅速将人员添加到队列中。同时，根据一天中的时间或座席的技能实施智能呼叫路由。在不同时区拥有多个团队可以帮助您全天为客户服务。基于技能的呼叫路由可确保客户立即与知识渊博的员工交谈。

无论大小，各种规模的企业都面临沟通问题。但是中小型公司面临的挑战更大，因为他们很少有资源来解决这些问题。SMB沟通问题的范围从无法联系服务代理的客户到难以与同事沟通的员工。如果不加以解决，小问题可能会滚滚而成为更大的问题，从而严重破坏组织。有没有办法及时解决这些沟通问题？

找出根本原因

企业尝试解决SMB通讯问题时犯的最大错误之一是修正症状而不是疾病。考虑一个客户长期持有时间感到沮丧的企业。你怎么解决呢？好吧，第一步是确定长时间保持时间的原因。是因为人力不足或技术效率低下吗？很明显，每种情况下的解决方案都会有所不同。

如果您在组织中面临沟通问题，那么其他人也很可能面临过类似的问题。因此，这是企业遇到的最常见的SMB通信问题以及如何解决它们。

常见的SMB通讯问题

• 决策缓慢

对于中小型企业而言，决策缓慢是一个大问题。原因很多，但通常包括：

• 员工等待同事或经理的答复
• 团队寻找合适的会议时间
• 员工正在等待来自各个部门或项目负责人的信息
• 客户服务代理无法联系合适的人以获得答案
• 缺乏协作技术或效率低下

企业通常会低估员工浪费的时间，他们只是在等待别人的答复或信息。您需要一个尽可能减少此类停机时间的系统 。

使用SparkleComm电话会议，多渠道通信和内部转接

一种解决方案是实施良好的SparkleComm电话会议系统。如果它与您现有的电话系统集成或打包在一起，那就更好了。现在，SparkleComm会议系统可以帮助分布式团队在项目上进行见面和协作。允许员工通过多种渠道进行交流，以便他们可以与公司中的任何人进行视频通话、交谈、发短信、消息或聊天。员工还可以使用内部呼叫转移功能来快速获取答案或将客户连接到合适的人。

未接来电

未接来电是所有中小型企业的祸根。每个错过的电话都代表错过的机会，例如销售损失，客户信任度丧失或关键项目的潜在失败。随着情况的不断发展，您的客户将逐渐失去对您的信任，以解决他们的问题并转移到其他地方。您的员工由于离开办公桌或语音邮件收件箱已满而错过电话的频率有多少？如果您的办公室经常发生这种情况，这里有一些潜在的解决方案。

2-通话效率 

在删除VoIP的情况下，呼叫的一致性可能会受到提供商合作伙伴的影响。如果提供商使用的合作伙伴的服务质量低下，则在链接到客户时，您也会遇到相同的情况。 

3-备份路由功能 

在某些情况下，VoIP提供商的路由伙伴会变得不稳定。因此，提供者需要为每个路由拥有一个以上的伙伴，以提供无缝的通话体验。 

选择呼叫来源提供商的3个提示

对于呼叫始发，SparkleComm VoIP提供商为您的组织分配了一组直接拨入（DID）号码。激活后，当在DID号码之一上收到呼叫时，提供商会将此虚拟号码绑定到PBX系统，从而将其连接到公司的最终用户。在选择呼叫始发提供商时，让我们分析3个要考虑的技巧。

1-通话管理 

VoIP的计算机控件必须能够路由以其数据为前提的来电。VoIP提供商发送信息；否则，它对于您的系统必须足够富裕。

2-音质

声音质量是选择VoIP提供商时要仔细检查的主要因素。线路流量可能会对音质产生不良影响。由于通话质量差而使企业蒙受损失，这可能涉及掉线，来电丢失或要求其他人重做。

3-灵活性

如果服务提供者很灵活，则服务提供者与其受益人之间的关系将持续很长时间。在选择VoIP呼叫始发服务提供商时，至关重要的是选择能够根据业务需求迅速增加其产品的提供商，例如为新手提供一些新的DID，或者在另一个国家/地区建立新的办公室。

随着行业的快速变化，选择程序变得非常复杂且耗时。对于提供商而言，选择合适的VoIP终端服务合作伙伴（例如SparkleComm）是一项至关重要的策略，因为它决定了组织的有效性，从而影响着从利润率到客户忠诚度的一切！

VoIP不是使用固定电话或移动网络，而是通过互联网拨打电话的系统。它的工作原理是将语音信号转换为数字信号，然后使用您的宽带线路将其作为数据发送，例如通过互联网与其他地方的人通话。根据研究，到2024年底，全球VoIP服务市场的收入预计将增长1,945亿美元。因此，全球多家公司都将其网络拓扑转换为Internet协议语音（VoIP）。可靠性电话完全依赖于传统电话提供商，但使用SparkleComm VoIP系统，公司在确定VoIP呼叫质量方面负有更多责任。 

VoIP呼叫质量保证是可能的，因为它取决于多种变量，例如效率，连接以及本地网络和IP连接的使用。通过选择单独的VoIP提供商进行呼叫发起和呼叫终止，这是实施此控制的主要方法之一。多年来，传统电话提供了令人印象深刻的通话质量。因此，对于无缝连接而言，高质量的呼叫终止一直对每家公司都至关重要。 

VoIP呼叫质量的始发和终止

您是否仅在一家VoIP提供商中工作，才能同时满足呼叫发起和终止的要求？对于这两者，您现在都可以选择获取不同的提供商。由于我们评估VoIP提供商的呼叫终止和呼叫始发的因素是分开的，因此拥有不同的提供商并因此获得最佳的呼叫服务非常重要。列出了选择您的提供者作为发起者和终止者时要考虑的3个关键。

选择呼叫终止提供商的3个技巧

用于呼叫终止的变量不同于呼叫的始发地。VoIP终止提供商满足您的业务联系要求的功能对于在您的被叫者收到呼叫之前将您的呼叫从一个伙伴路由到另一伙伴至关重要。选择呼叫终止公司时，让我们确定要识别的3个键； 

1-诱人的房价 

当您为语音通话付费时，选择提供市场上最优惠价格的提供商至关重要。在影响成本，销售，利润率以及最终客户忠诚度的同时，网络在提供呼叫终止服务方面的有效性在很大程度上取决于它为VoIP终止服务选择的运营商。取决于提供商和目的地号码位置等因素，VoIP终止速率会有所不同。

6）测试您的新VoIP线路

如果您做对了所有事情，并且连接速度很快，则不会有任何问题。安全比后悔好。

拨打电话时应注意的事项：

音频质量：通话清晰一致吗？低质量音频是否有任何静态或其他迹象？

延迟：从说到接收者听到声音之间是否有明显的延迟？

连接稳定性：是否有任何电话暂时掉线？某些防火墙设置可能导致呼叫在11分钟后完全掉线，因此值得测试至少15-30分钟。

当还有许多其他网络活动时，您还应该尝试测试您的线路。网络拥塞会导致各种线路问题，从掉线到音频断断续续的音频等等。

专家提示：有线直接连接始终比使用Wi-Fi更可取。为了使延迟和其他VoIP问题最小，请选择以太网而不是Wi-Fi连接。

7）培训您的员工以充分利用VoIP功能

对于许多小型企业来说，切换到VoIP代表他们首次拥有有意义的商务电话功能。

传统的电话套餐通常不包含这些呼叫功能。借助SparkleComm，您可以将电话直接与CRM集成，创建自定义路由策略，将语音邮件转发到电子邮件，呼叫转移，在云中记录电话等等。

为了确保您的员工能够使用这些功能，您应该预留时间来培训您的团队。

您可能会认为没有必要。但它是。63％的经理回答说，他们办公室采用新技术的速度太慢。员工希望使用商务通信设备，以便他们可以专注于为客户服务和完成销售。

使用SparkleComm，您不必编写自己的培训材料或演示文稿。您可以使用我们广泛的培训视频库，用户手册和在线指南。它们使您易于理解新的CRM界面及其所有功能。

同样，如果您需要一些一对一的指导和帮助，也可以联系我们的客户支持团队。

使用SparkleComm轻松进行VoIP设置

客户喜欢我们的原因之一是因为SparkleComm入门非常容易。我们已经对所有内容进行了测试，并精心挑选了高质量的电话和硬件目录。我们提供了所有电话，因此您只需插入电源即可。

您无需按电话的IP地址访问电话，也无需将固件弄乱即可将电话分配给您的VoIP帐户。相反，您只需要通过方便的在线界面将电话分配给您的员工即可。

我们的基本小型企业VoIP计划起价十分优惠。它具有不断增长的业务运营所需要的所有功能。我们所有的计划都包括无限拨打全国各地的电话。对于远程团队来说，这是理想的电话系统。它可以在办公室和家里工作。

我们的惊人服务赢得了许多奖项。我们将为您的每一步提供帮助。他们将帮助您进行安装，解决所有问题并突出显示贵公司最有用的功能。

下面列出了SparkleComm提供的一些VoIP功能：

高级呼叫路由：通过灵活的策略将来电转接到您企业中的可用业务代表。

自动话务员：欢迎来话呼叫，并附带已记录的消息和选项，以帮助将其引导到正确的部门。

呼叫分析：访问详细的报告，以显示各个业务代表和呼叫中心的性能。

呼叫弹出：接听来电时自动显示有关呼叫者的相关信息。

内置CRM：为您的客户提供支持，并为您的销售团队提供客户的一种视图。

IVR：交互式语音响应使用语音识别来帮助客户到达合适的部门并解决简单的问题。

语音邮件到文本：通过短信接收语音邮件，从而提高了响应语音邮件的效率。

对于企业，我们还提供统一通信和更高级的功能，例如呼叫加密。特别是，SparkleComm的网络具有大量冗余数据中心，可为您的组织提供扩展规模所需的高可靠性和高性能。

4）如何获取公司电话号码

根据您的VoIP提供商的不同，您选择的任何VoIP计划都可以包含本地电话号码。SparkleComm就是这种情况。

您可以通过几种方式获取公司的电话号码。如果已经有一个，可以将其移植过来。否则，您可以选择可用的本地电话号码或免费电话。

如果您不想使用新号码，SparkleComm提供了免费的移植功能，因此您可以保留现有电话号码而无需任何额外费用。

通过移植保留您现有的业务号码

号码移植是您将电话号码从现有服务提供商转移到新服务提供商的方式。我们为所有SparkleComm客户免费提供号码移植服务。

要将任何号码转移到SparkleComm，请按照以下三个简单步骤操作。

选择您的公司电话计划。 选择功能强大的适合您业务的计划。

索取临时号码。 让我们知道您需要临时号码，我们将在第一天准备好它们。您可以与您的旧提供商设置呼叫转移，并立即开始使用SparkleComm。

完成委托书（LOA）。 提供所有必要的详细信息，以便我们的员工可以与您的旧提供商一起处理移植过程。

完成此过程后，我们的工作人员会在10到20个工作日内处理移植工作。我们将使您时刻了解其状态，因此轻松无缝地切换到VoIP。

2）投资正确的VoIP硬件

如果您已经拥有VoIP提供商，则VoIP设置的下一步就是投资VoIP硬件。由于VoIP在最近几年已成为企业的标准配置，因此有许多前沿的选择。

如果您希望电话听起来不错，则应该投资购买高端VoIP台式电话。如果您只需要拨打和接听电话，则两种台式电话也有较便宜的选择。

VoIP耳机非常适合您的商务电话，因此您可以在通话时四处走动。代理商将可以动手查找客户信息，与团队聊天或为CRM添加注释。

要保留您的旧台式电话吗？使用VoIP适配器

如果要使用现有的办公室电话设备，则仍可以将其与VoIP一起使用。使用模拟电话适配器（ATA），您可以切换到SparkleComm VoIP，并保留所有模拟电话。VoIP适配器在电话和您的网络之间起作用，将模拟信号数字化。

由于您无需更换任何设备，因此所有员工都已经知道如何使用电话。您无需培训员工。

使用软电话将硬件成本降至最低

降低成本的另一种方法是考虑使用商务电话应用程序而不是台式电话。这些应用程序也称为软件电话。您可以将软件电话下载到计算机或智能手机。

由于SparkleComm VoIP使用互联网，因此您不需要专用的硬件。这样，您可以跳过安装办公室电话的某些步骤。

网络电话是一种软件或移动应用程序，可让您接收和拨打电话。它像普通电话一样处理电话。使用SparkleComm VoIP服务，您可以在任何电话或移动网络上拨打号码。

使用适用于台式机的SparkleComm应用程序，您只需高效的USB或蓝牙耳机即可有效处理呼叫。如果您使用的是笔记本电脑，则已经有麦克风和扬声器可供即时通话。SparkleComm应用程序还可用于任何Android或iOS设备，因此您的团队可以在其手机上处理商务电话。

3）寻找具有正确功能的VoIP提供商

切换到VoIP不仅意味着您可以更换座机。这也是一个将您的商务通讯推向21世纪的机会，无需任何额外费用。

在2019年末，我们对1,000多名专业人士进行了商务沟通调查，并根据这些见解创建了2020年商务沟通状态报告。关键见解之一是，由于内部通信错误，超过三分之一的公司失去了客户。

正确的VoIP提供商将帮助您克服此类问题。您的公司将获得消除孤岛并创建有效的跨部门通信所需的功能。

您不仅可以获得电话服务，还可以获得CRM，呼叫分析和统一通信。因此，在做出选择之前，请确保提供商具有您业务所需的正确功能。

越来越多的企业正在考虑转向SparkleComm VoIP。便宜的月度账单和更高级的功能吸引人，但是一些企业仍然不愿跟进。他们认为硬件成本过高，或者设置所有组件将是一个耗时且具有挑战性的过程。但是，如果您准备并选择合适的提供商，则可以无缝过渡到云电话系统。

我们将向您确切演示如何为您的企业设置SparkleComm VoIP，降低前期成本并充分利用新的VoIP电话系统。

VoIP电话系统有何不同？

在进入细节之前，我们需要确定什么使互联网协议语音（VoIP）电话与模拟电话区分开来。

模拟电话通过专用座机直接与公共交换电话网（PSTN）连接。本地电话公司可以方便地拨打电话，实际上需要直接连接到电话插孔。

IP电话通过一个VoIP服务提供商连接到电话网络上网。它将音频转换为数据包，并使用Internet协议（IP）传输它们。然后，提供商的数据中心将信号转换为模拟信号，然后将其传输到PSTN。

由于SIP电话不需要专用的固定电话，因此使用VoIP扩展办公室变得更加容易。在传统电话系统中，要与多名员工共享电话服务，则需要一个内部专用小交换机（PBX）。

现在您知道VoIP是什么了，让我们讨论如何开始设置VoIP电话系统。

1）测试您的网络和Internet连接

您可能会担心VoIP使用多少带宽，但经验法则是每行上载和下载大约100 kbps。

现在，大多数互联网服务提供商都会在其业务计划中提供千兆速度。因此，对于VoIP电话系统，您当前的连接可能足够快。需要注意的是，某些家庭连接的上传 速度要慢得多，例如某些DSL连接。

除了速度以外，影响VoIP通话质量的问题通常还与连接的不稳定有关。抖动和数据包丢失是要检查的两个指标。最好使用有线互联网连接，例如光纤或电缆。微波和其他选项太不稳定。

而且您的网络硬件也可能成为瓶颈。如果路由器或网络无法处理高峰流量，您可能会遇到音频断断续续或其他问题，例如掉线。Wi-Fi在大多数情况下都可以正常工作，但是有线连接总是更好。

进行 VoIP速度测试以对您的网络进行压力测试并发现潜在问题。结果将使您很好地了解您的连接是否可以处理VoIP安装。

您可能还会探索配置服务质量（QoS），以区分VoIP数据包和数据的优先级。这样，语音流量就被置于YouTube或Netflix等流量之上，从而确保更少的延迟和数据包丢失。

3.了解他们的VoIP功能

现在，您已经确定了要使用的云电话系统，现在该比较基本的业务功能了。

VoIP电话系统的优点是您可以以最小的成本添加功能。因此，如果您现在不需要特定功能，则可以在以后立即将其激活。

哪些功能对企业很重要？这是您希望电话供应商提供的主要功能：

自动值班人员：当客户拨打您公司的电话号码时，自动值班人员会引导他们联系您团队中的合适人选。当呼叫者进行选择时，呼叫将自动转接到所需的分机。

呼叫等待：您的员工正在通话时，他们可能想拨打紧急电话。呼叫等待使他们能够接听电话并保持当前通话。或者，您也可以将来电转到语音邮件。

语音信箱：如果今天的电话系统不提供语音信箱，它将不再适用。寻找新的语音邮件功能，例如以电子邮件形式发送消息，以短信形式发送消息等等。这些强大的功能将帮助您的公司节省时间。

来电显示：您可以在拨出电话时更改商务电话的来电显示。这很有用，因为如果号码不熟悉（例如区号不同），某些客户可能不会接听电话。

通话录音：这不是您父母的盒式磁带录音机。与常规电话系统相比，基于云的呼叫记录是一项强大的改进。按需或自动记录电话为您的团队提供了新的教练和培训方式。

4.测试他们的实时客户支持

现在，您已经为企业电话系统考虑到了提供商，现在该测试他们的客户支持团队了。您可以通过几种方法来衡量它，而不仅仅是主观主题：

可用性：是否全天候提供实时客户支持？您如何与他们联系？

响应能力：您需要等待多长时间？得到答复需要多长时间？

质量：销售代表知识渊博，友善吗？他们是否花时间了解问题？

您不必一定要成为客户来比较不同VoIP提供商之间的客户服务。

对于企业，请花时间查看您的VoIP提供商是否提供了服务水平协议（SLA）。这些协议规定了维护，响应时间和合格事件赔偿的某些要求和时间表。

迁移到云比您想象的要容易

那么，VoIP是否可靠？你打赌它是。SparkleComm一直在帮助公司将其电话系统迁移到云中将近13年。对我们来说这不是新事物。我们与初创公司以及在美国设有许多办事处的企业合作

我们知道升级您的电话系统会让人感到恐惧。企业领导者不希望任何停机时间。这就是为什么我们建立了可支持多家企业的专业级语音网络的原因。

我们的入职团队将确保您的迁移顺利进行。当您的公司电话号码成功转移时，您将一目了然。如果您需要专业服务，我们也会提供。

无论您的业务需求是什么，迁移到云上始终是实现出色的可靠性和性能的明智选择。