归档: September 2021

统一通信是通过基于IP的网络汇集数据、语音和视频服务的一种理想方式，它的真正优势只能够通过融合来实现。高速的网络可以让用户以相对较低的成本获得高清晰的视频会议。利用软件运用程序实现流畅的语音服务，不仅帮助用户节省开支，同时也提高了灵活性。除此之外，借助这类企业即时通讯工具，可以利用“现场”信息帮助确认一名员工是否空闲以及确定双方最佳的沟通方式。例如，如果公司需要临时调配一名员工，自动代理系统就会将他这条即时信息自动发送给全体员工。如果有员工确认可以被临时调配，系统就会自动将其调配计划设定在日程安排当中。这将有助于企业实现商业价值，提高生产效率和服务水平。 1.SparkleComm统一通信如何带来价值

现代员工不再朝九晚五工作，而是更加灵活，习惯于在传统工作时间和地点之外接听商务电话。SparkleComm统一通信使他们能够使用与办公桌相同的功能进行远程工作。SparkleComm商务通信系统就在他们的手中，以确保他们不会错过商务电话，他们还可以实现更好的工作与生活平衡。

2. 降低资本支出和运营费用

让员工使用自己的设备不仅可以提高他们的工作效率，而且由于减少了对昂贵办公硬件甚至办公空间的需求，还可以显着节省成本。企业还可以通过削减差旅费用和外部会议服务成本来节省大量资金。

3. 灵活性和生产力

更快乐的员工意味着更高效的团队。SparkleCommUC 将员工从处理桌面电话和智能手机中解放出来。他们只需要使用一台设备即可进行个人和业务通信。研究表明，企业每年可以通过企业移动性获得多达 240 个小时的额外工作时间。此外，由于有了统一通信，更多的企业在招聘人才时可以不考虑地域。

4. 团队协作和简化的工作流程

从本质上讲，UC 是为了让员工之间更容易“交谈”。现代劳动力使用不同的通信方式，包括电子邮件、电话、文本、消息或视频通话。SparkleComm统一通信集成了这些通信方法，可以更轻松地响应客户需求并更有效地实现组织目标。

SparkleComm统一通信通常称为 UC 或在某些情况下称为 UCC。后者是包括协作一词的术语。 SparkleComm统一通信是实时发生的许多不同类型通信的集成。其中包括短信、语音通信、视频，甚至协作。如今，企业正在通过SparkleComm统一通信选项增强其以语音为重点的传统 PBX 系统。在某些情况下，他们正在寻求完全取代这些。此处的目标是提高生产力、改善协作、支持移动员工并更好地支持 BYOD。

统一通信的起源

统一通信并不是一个新概念。它真正开始于 1990 年代后期。那时，个人员工拥有一台专用的台式 PC 开始变得普遍。现在，随着拥有智能手机和持续的互联网连接已成为新常态，对统一通信的需求显著增长。

积极的一面是，所有这些新设备以及随时随地连接的能力带来了前所未有的交流能力。不幸的是，结果往往充其量是混乱的。在任何给定的时间，有人可能在多个不同的地方管理联系人，通过多个平台进行对话，同时处理两个或多个设备。

SparkleComm统一通信和协作救援

什么是SparkleComm统一通信？SparkleComm统一通信 (UC) 意味着可以在一个地方管理许多对话，包括移动设备、PC、智能手机、办公电话和平板电脑。它还包括几种不同类型的通信，例如即时消息、电话、视频通话和短信。包括协作，并引入允许文件共享、数字白板、桌面共享、视频会议等的技术。

当公司决定采用SparkleComm统一通信时，他们可以在现场解决方案或基于云的解决方案之间进行选择。

SparkleComm统一通信和协作的好处

简化可能是SparkleComm统一通信最重要的好处。这是因为SparkleComm统一通信和协作将您的团队用于连接、协作和共享的所有内容整合到一个简化的解决方案中。

成本节约：尤其是基于云的SparkleComm统一通信，它允许公司以更少的初始支出实施统一通信并降低整体运营成本。

提高生产力：当团队成员可以使用最适合他们的方法和设备相互联系时，他们的工作效率更高。

更好的用户体验：SparkleComm统一通信的一项鲜为人知的好处是，当工作人员使用的协作工具直观且使用起来更愉快时，他们会做得更好。

改进的客户服务：SparkleComm统一通信和协作为员工提供了有效解决客户问题的工具，并让客户更加满意。

提高士气：SparkleComm统一通信解决方案使协作更容易，并让员工可以自由选择所使用的设备，这种自主性是一个受欢迎的好处。

SparkleComm统一通信和协作组件

SparkleComm统一通信 (UC) 解决方案由两个组件组成。UC 的服务器端组件将基于云或将在现场实施。如果您选择现场，您可以与供应商合作，该供应商将为您的统一通信enter link description here需求提供和维护特定的服务器。在其他情况下，统一通信解决方案提供商只会提供可以在您选择的 Windows 或 Linux 服务器上运行的软件。

选择SparkleComm作为您的统一通信选项有多种好处。首先，它允许您实施统一通信 (UC)，而无需在设备上投入大量资金并管理持续的支持和维护需求。更妙的是，这是一个与移动劳动力完美融合的解决方案。用户永远不受地理限制。

只要他们能够访问互联网，他们就能够连接到所需的实时通信服务。此外，基于云的SparkleComm统一通信与灾难恢复应用程序配合得非常好，有助于确保持续的业务连续性。

协作和沟通协同工作

最好的SparkleComm统一通信解决方案同时考虑了业务通信需求和协作的重要性。

商务沟通

SparkleComm统一通信是一种使企业能够进行更高效、更有效的通信的解决方案。这会影响内部和外部沟通，内部业务沟通是组织内部的信息共享；外部通信是与客户、供应商和其他外部实体共享信息。这种共享可以通过语音通信、电子邮件、文本消息、网络会议、视频会议和即时消息来完成。

业务协作

协作通常被视为内部沟通策略的一部分。这个想法是为员工提供协作工具，他们可以使用这些工具来共享信息并作为团队一起工作。当这些解决方案奏效时，它们会提高生产力、改进问题解决和客户友好的解决方案。在许多情况下，协作工具旨在实时工作。

将统一业务通信视为构建协作的框架可能会有所帮助。一旦可行的业务通信解决方案到位，协作工具就可以在SparkleComm统一通信解决方案之上使用，以使其更加强大。除了提供 VoIP、商务电话解决方案、电话会议、即时消息等，SparkleComm统一通信还可以集成以下功能：文件共享、桌面共享、屏幕共享、注释工具、网络和视频会议、实时聊天、数字白板等等。

所有这些都是通信工具，当它们作为SparkleComm统一通信解决方案的一部分时会带来以下好处：

使团队能够不受设备或地理位置的影响而相互联系。

建立基于专业知识而不是位置的团队。

促进文件管理。

更轻松的项目跟踪和变更管理。

更快的项目解决。

实时项目协作。

发现改进业务流程的方法。

去年，当我们的大部分工作转向远程时，云通信使企业得以继续发展。员工发送的聊天消息、加入的SparkleComm视频会议和拨打的电话比以往任何时候都多。向远程的大规模转变是成功的，而且它会继续存在。 

这让我们走向未来。我们知道团队将越来越多地在任何地方工作，团队变得更加分散。我们还知道，我们的沟通工具应该能让员工保持联系、协同工作并发挥最佳水平。

随着越来越多的员工在任何地方进行协作，无论员工身在何处，他们的技术都面临着保护数据的艰巨任务。从他们发送的消息到SparkleComm视频会议的内容，团队应该能够在不影响安全的情况下自由协作。

Covid-19 大流行和快速转向全远程工作改变了我们的工作方式。我们使用协作平台来帮助我们更新状态、交流想法和保持联系，而不是在走廊里进行即兴对话。所有这些通信和数据都应该仅供您的员工访问。在劳格科技，我们提供安全通信来支持您的协作需求。

在劳格科技，我们明白安全是公司的第一要务，这就是为什么保护您的数据也是我们的首要任务之一。我们的产品和功能内置了最高级别的保护，因此在出色的协作功能和企业级安全性之间没有任何折衷。   以下是SparkleComm安全性的 4 个构建块 

1. 身份访问管理

支持我们SparkleComm统一通信平台的安全使用首先要确保只有经过授权的个人才能访问。 

SparkleComm可与任何支持 SAML 2.0（安全断言标记语言 2.0）的身份提供商轻松集成，包括您自己的身份提供商。 

我们还支持 Google 的单点登录和 Google 登录 (OAuth 2.0) 的 SAML 实施。这使您可以保持对用户身份验证凭据和流程的控制，让他们可以轻松访问SparkleComm，让您高枕无忧。 

我们还简化了用户配置。SparkleComm支持活动目录集成，允许用户使用云链接器及其当前的活动目录凭据轻松登录SparkleComm系统。 

2. 安全会议 

视频会议是您工作的重要组成部分，但它们也为恶意方提供了访问机密信息的机会。例如，主持人可能会意外地将信息暴露给比预期更广泛的受众，例如外部客人。

我们的SparkleComm视频会议内置了多项安全措施：

禁用录音 

有时，您希望会议中发生的事情留在会议中。SparkleComm的禁用录制功能允许管理员限制会议主持人和参与者录制会话。

强制密码 

仅通过要求输入密码才能将会议的参与限制为授权个人。可以在单个会议级别设置密码，也可以在所有会议和网络研讨会的用户或帐户级别启用密码。

静音/删除参与者 

会议主持人保留对会议参与的完全控制权，并能够将参与者静音或删除。

候车室 

主持人可以控制参加会议的人员和时间。当候车室启用，参与者首先进入候车室，他们按住，直到主承认他们。 

参与者可以单独或同时进入，并且可以为所有参与者、仅外部参与者或未登录的用户启用等候室。

禁用视频 

会议主持人可以在SparkleComm会议期间限制视频使用。这包括阻止或允许启用视频的能力。如果被阻止，视频将被禁用，参与者无法打开他们的摄像头。如果允许，视频将被禁用，但个人可以选择打开他们的相机。

限制屏幕共享 

会议期间的屏幕共享可以仅限于主持人或其他个人，并且可以关闭参与者共享屏幕的功能。

仅限经过身份验证的用户 

仅限经过身份验证的用户参加会议，包括已登录的同事和已登录的 SparkleComm用户。  

锁定个人房间 

一旦所有参与者都加入，可以锁定用户个人房间中的会议，防止授权的参与者使用个人房间链接加入。

虚拟背景 

为了在允许视频参与的同时保持周围环境的私密性，用户可以用预先构建或可定制的虚拟背景替换他们的背景。

3. 数据保护 

基于云的通信涉及数据的传输和存储——我们对传输中和静止的数据进行加密。这意味着数据被转换为无法读取的形式，并且只能使用加密密钥转换回来。传输中的数据使用 TLS 加密进行加密，数据内容通过 AES-256 加密进行加密。 我们还很推出了动态端到端加密 (E2EE) ，它为您的SparkleComm视频会议提供了额外的保护层，这样只有会议参与者才能访问会议及其内容。

SparkleComm使用动态E2EE，会议内容（语音、视频）以完全加密的形式离开用户的设备，仅在其他参与者的设备上解密。这意味着没有人能够窃听会议，从非会议参与者到雇主，到SparkleComm或介于两者之间的任何其他人。 

我们的动态 E2EE 可以在SparkleComm会议的任何时候打开或关闭。这使用户可以自由地构思和讨论“不公开”，而不必担心泄露敏感信息。

4. 合规与审计

许多企业需要遵守管理数据收集和使用的复杂的国际、区域和行业要求。这就是为什么管理员可以选择我们如何存储他们的SparkleComm通信数据。

数据保留

每天，您的团队和员工都通过SparkleComm发送消息、加入会议和拨打电话。同时，它们还会生成无数的通信数据，其中一些可能对您很重要。

但我们不会永远保留这些数据。事实上，我们存储某些帐户数据的时间取决于通信形式。例如，通话录音保存 90 天（除非由管理员指定），而出站传真保存 30 天。

除非管理员指定，否则默认情况下会无限期地存储消息。管理员可以选择他们公司的团队消息存储多长时间，包括永远。他们还可以选择在一段时间后删除消息，然后永久擦除消息。

存档

想要保留您的数据比我们存储它们的时间更长吗？开发人员能够归档他们的所有SparkleComm上使用的数据，包括视频会议录音、通话记录、通话录音、SMS 文本消息、传真和语音邮件。 

开发人员可以通过多种方式归档他们的数据，但我们建议使用SparkleComm统一通信应用程序。SparkleComm 帐户与您首选的云存储提供商集成，但最重要的是，它旨在简化和自动备份您的数据。

高度监管行业中的企业使用SparkleComm统一通信，有助于合规和法律团队保留、检索和审查完全线程化的消息和文件。根据 40 多种不同的合规性策略不断分析消息并给出风险评分，因此您始终处于安全状态。

保护您的团队随时随地工作

公司必须就重返工作岗位做出一些艰难的决定，但他们可以放心，他们的员工及其数据在 SparkleComm统一通信体验的每个部分都受到充分保护，帮助团队保持联系是我们使命的一部分，无论他们在哪里工作。 

伟大的创新来自伟大的会议：一个有前途的新战略，与新客户的交易，甚至与建立友谊的同事的闲聊。这些会议变成了可以真正改变公司未来的合作和交易。

但在过去一年半的时间里，会议看起来与以前大不相同。公司大规模转向视频会议——与我们都习惯的办公室会议相比，这是一个巨大的变化，这种转变在很大程度上取得了成功。 

但有一个问题：视频会议无法真正复制与同事面对面交流。无论是激发想法的非正式接触，还是帮助您阅读房间的非语言提示，与屏幕另一侧的浮动头像交谈的体验都不同。 

视频不仅仅是一种会议工具。在劳格科技，我们的目标是让视频会议更具吸引力、风度翩翩和人性化。以下是劳格的SparkleComm视频会议平台为用户提供的几个有趣和令人兴奋的功能，以提升他们的视频会议。

1. 分组讨论室：将大型会议分成较小的小组讨论

大型会议通常可以分成较小的小组进行头脑风暴会议或小组练习，但在虚拟空间中，这些富有成效的会议中的会议在逻辑上可能具有挑战性。

对于许多其他视频解决方案，分组讨论室可能需要您协调和同步其他会议邀请。虽然这是可行的，但活动的暂停可以使会议势头停止。在许多情况下，进行会议并放弃更亲密的突破会更容易。

使用SparkleComm视频会议的分组讨论室，大型会议的主持人可以将参与者分成更小的小组。无需安排单独的会议或发送新会话的链接，并且在时机成熟时将人员分组也很容易。 

作为会议主持人，您可以选择分配参与者或随机自动分配组，然后再打开房间供与会者进入。您还可以在他们的分组会议中私下向与会者发送消息，以确保分组会议顺利进行。这有助于主持人更好地管理分组讨论室，而无需进入。

特征：

将会议参与者分成更小的小组——每个小组都有自己的会议室。

分配参与者或自动分配组。

私下向分组会议中的与会者发送定期签到信息。

将所有小组重新加入更大的会议室。

2. 团队聚会：随时自发的、临时的互动

走廊、茶水间、活动室——许多与同事联系的接触点使办公室成为闲聊的理想场所。 

但这些互动的成果并不小。非正式的工作场所接触有助于员工更多地了解彼此并建立关系，甚至可能激发下一个好主意。 

我们如何在线复制这一点——会议通常提前很长时间安排？进入我们的SparkleComm团队聚会功能，它可以创建持久的SparkleComm视频通话，让队友可以随时进出，就像他们在办公室的公共区域一样。

团队聚会功能的独特之处在于其计划外和临时互动的性质。简而言之，它们不是强制性的、预定的，甚至可能没有目标。但它让同事们可以随时聚在一起聊天，并帮助团队按照自己的方式工作。

特征：

永远在线的SparkleComm视频通话。

队友可以随时进出。

3. 团队联络：从会议创建消息组

当整个团队都在办公室时，会后的动力在很多方面都会变得自动。当然，您可能会在会议结束后回到自己的办公桌前——但如果有同事在附近，继续保持这种势头就像隔着办公桌交谈一样容易。

但在家工作有时会让人感觉像是在真空中工作——这会给会议结束后跟上步伐带来挑战。正如他们所说，眼不见心不烦。 

我们的SparkleComm团队联络功能可保持连接持续，允许您在安排 SparkleComm会议时自动创建新消息组。（将会议连接到现有消息传递组也很容易。）

使用SparkleComm的团队联络功能，您的所有对话（包括视频会议和团队消息）都位于一个中央工作区中。重要的对话、链接和信息保持井井有条，并保留这些对话的上下文。会议结束后，很容易回顾谁说了什么，更重要的是接下来需要做什么。 

特征：

在会议结束后使用该会议的参与者创建消息组

将会议连接到现有消息传递组

4. 演示模式：就像在会议室一样演示

如果您曾在屏幕共享演示期间分心，那么您并不孤单。一个接一个地观看幻灯片可以让人感到催眠，部分原因是因为您正在观看屏幕而不是真实的人。

用不同的演示模式摆脱相同的静态演示。例如，叠加模式可实现扬声器及其屏幕共享的双重视图。演讲者可以将他们的摄像机覆盖在他们的屏幕共享上并将自己拖到任何地方。

我们目前处于公开测试阶段的SparkleComm新演示模式将使覆盖体验更好、更逼真：

玻璃板模式：调整主持人视频的透明度，使演示者不会阻挡任何屏幕上的图像或文本。

新闻室和会议室模式：身临其境的场景，让您看起来就像是主持人亲自在场。在新闻室和会议室模式下，主持人似乎坐在桌边的椅子上，内容投影到屏幕上。

将最好的面对面带到虚拟会议中

永久性工作和混合工作的兴起意味着我们不太可能回到完全面对面会议的时代。但是SparkleComm视频会议（以及团队消息传递和电话）有可能增强团队合作，无论您的同事在哪里。它首先为您的团队提供多种协作方式并打破见面障碍，这就是SparkleComm视频会议的目的。

在下次SparkleComm视频会议中试用这些功能吧，它可用于桌面、移动和 Web 应用程序。

呼叫转移和 IVR 自助服务等呼叫中心软件功能可缩短平均处理时间 (AHT) 并提高首次呼叫解决率，确保呼叫者快速获得所需的帮助。

呼叫路由是另一项重要的VoIP 电话系统功能，可将呼叫者与合格、可用的SparkleComm座席联系起来，这些SparkleComm座席经过培训和技能组合，可为客户提供最好的帮助。

企业可以使用多种不同的呼叫路由策略来减少等待时间，防止无休止的呼叫转移到多个SparkleComm座席，并改善整体客户体验。

但是什么是呼叫路由，它是如何工作的，以及如何部署它？

什么是呼叫路由？

呼叫路由是将实时电话呼叫放入队列并根据预先建立的规则和标准将它们分配给适当的部门或SparkleComm座席的过程。

这些规则可以基于客户和SparkleComm座席行为，并包括常见的路由因素，例如客户呼叫的原因或座席未与来电者通话的时间。

呼叫路由也称为自动呼叫分配(ACD) 系统。

智能呼叫路由允许系统管理员立即将呼叫者连接到特定电话线或分机，而无需将呼叫者置于保持状态。

呼叫路由如何工作？

呼叫路由的工作原理是使用客户在呼叫您的公司电话号码时提供的数据，通常是通过与您的IVR 系统交互。

呼叫路由过程分为 3 个阶段。

第一阶段，来电者输入，是指客户使用拨号盘或语音回答预先录制的问题或选择呼叫菜单选项。例如，IVR 系统可能会指示呼叫者“按 2 与计费部门通话”。当来电者按 2 或大声说出他们的帐号时，他们正在参与来电者输入阶段。

呼叫路由系统使用提供的输入进入下一阶段，呼叫排队。在此阶段，您的电话系统将使用自动呼叫分配器根据 IVR 响应将呼叫放入正确的队列中。

这些呼叫在队列中等待，直到它们准备好进入最终呼叫路由阶段，即呼叫分配。

在这里，呼叫会根据预先建立的呼叫规则和存储在CRM 解决方案中的客户数据路由到座席。这确保呼叫者将连接到他们独特问题的理想座席。

不同类型的呼叫路由

路由策略是预设的呼叫路由规则和标准，您可以从中进行选择以更好地分配呼叫。

路由策略的想法是作为比直接呼叫路由更有效的解决方案而开发的，直接呼叫路由为部门、代理或独特的报价使用单独的业务电话号码。

如果保守地使用直接呼叫路由可能会很有用，但是拥有太多不同的业务电话号码会使客户感到困惑，导致等待时间过长，并增加呼叫中心的放弃率。这不是一种有效的呼叫管理策略，尤其是对大中型企业而言。

以下呼叫路由策略可以更快地为客户提供帮助，减少等待，并且通常消除客户回电的需要。

基于技能的路由

基于技能的虚拟电话系统路由使用客户提供给 IVR 系统的信息将他们连接到具有最好帮助他们所需的特定技能的SparkleComm座席。

例如，它将客户与不熟悉的帐户费用相关的问题联系到计费部门，而不是无法访问客户帐户历史记录的 HR 代表。

在销售环境中也使用基于技能的路由。

它会将点击广告的潜在客户发送给最了解该特定产品（或最高销售关闭率）的代表。

最少占用路由

最少占用路由（有时称为最空闲路由）将入站呼叫连接到当天接听次数最少或通话时间最短的SparkleComm座席。

这对客户服务和支持部门特别有用，因为它可以防止个别代表因电话而负担过重。

循环路由

循环路由在座席之间平均分配呼入支持或销售电话。

假设座席 A、B 和 C 都在甲板上接听电话，第一个电话会转到座席 A。一旦座席 A 接听电话，下一个电话将转到座席 B，然后是座席 C。这可以防止座席 A 从“第一线”接听每个电话。

系统管理员创建了一种业务 VoIP算法来管理销售团队的来电，从而创建一个更加公平的销售部门。

预测行为路由

预测行为路由（有时称为智能路由）使用实时和历史呼叫中心数据将呼叫者连接到能够提供最佳答案的座席，以及呼叫者最有可能更喜欢哪个SparkleComm座席。

该路由策略使用人工智能 (AI) 来评估呼叫者的首选通信渠道、他们的购买/客户服务历史以及呼叫者的个性和行为特征等因素。

基于时间的路由

基于时间的路由根据SparkleComm座席的时区或营业时间路由呼叫。

它特别受全球和地理上不同的呼叫中心的欢迎，因为它可以确保您的座席不会在他们的时间凌晨 2:00 或他们没有安排工作的时候接到客户电话。

顺序路由

顺序路由也称为固定顺序路由，是一种基于列表的顺序，它使特定座席保持在线路前部，以便在指定的时间段内接听客户电话。

例如，如果座席 A、B 和 C 都在接听电话，座席 A 将接受第一个呼叫，但也将是第二个、第三个、第四个等呼叫的第一响应者。仅当代理 A 忙或代理 A 向他们发送呼叫时，代理 B 和 C 才会接听电话。

VIP路由

VIP 路由，或来电显示路由，优先考虑您最重要的客户，在他们联系您的呼叫中心时将他们推到前面。

呼叫路由的好处

呼叫路由规则为呼叫者和员工提供了许多好处，包括：

减少等待时间 降低呼叫放弃率 更少的语音邮件和未接来电 24/7 全天候沟通 提高客户满意度 更快的分辨率 改进的员工工作流程 增加销售收入的潜力 每个SparkleComm座席的特定呼叫可用性时间 能够在座席忙时转移和转移呼叫 更平衡的员工工作量 自定义问候语和菜单选项 更好的客户自助服务 优先考虑VIP客户

呼叫路由最佳实践

以下是有关如何创建有效呼叫路由策略的一些提示：

保持预先录制的 IVR 提示简短 确保路由系统与您的CRM 软件集成 为呼叫者提供估计的等待时间和等待时的队列位置更新 为来电者提供自动回叫选项 在需要时轻松连接到实时代理 创建呼叫组（响铃组），让客户在第一次联系时有更好的机会与座席联系 为繁忙的部门创建独立的业务电话号码 颜色代码或标记调用者响应 提供基于语言的路由选项 实施自动化客户调查 在旺季考虑额外的路由选项/IVR 菜单项（或雇用额外的代理） 创建（至少）每周呼叫中心数据报告

记录通话并查看录音以监控座席效率并了解重复出现的问题 投资软件，让座席保留和访问有关过去客户互动的详细笔记/文件，以防止客户重复自己

当您无法与同事见面讨论某事时，高效工作可能会成为一项挑战。您可能习惯于集思广益，在白板上记下笔记，并享受与团队共度时光所带来的社交乐趣。尽管远程工作具有经济和环境效益，但与同龄人缺乏联系。幸运的是，虚拟会议室是一个很好的解决方案。它们易于使用、易于设置并具有丰富的优势。

什么是虚拟会议室？

虚拟会议室是一种复制物理会议室的视频通话。团队成员不是在同一个空间中，而是通过他们的移动设备、笔记本电脑或台式机加入同一个虚拟空间，并与麦克风和摄像机连接。无论某人身在何处，只要他们拥有可连接互联网的设备，他们就可以拨入虚拟会议室并与他人讨论想法和议程。

为什么要使用虚拟会议室？

虚拟会议室立即解决物理距离问题。在疫情期间，当人们在同一个房间见面可能不安全时，虚拟会议室允许团队成员仍然聚集在一起讨论事情。许多虚拟会议室都包含可以举手提问和共享屏幕等功能，例如：SparkleComm。这有助于复制实体会议室的核心功能。视频会议和电话会议还可以让您与远程工作的人更有效地工作。即使你在办公室，你的团队也可能住在不同的城市甚至不同的国家。通过加入同一个虚拟空间，您可以通过互联网连接彼此见面、交谈和分享想法，而无需花费时间和金钱前往同一个地方。与电子邮件相比，视频会议和电话会议的优势在于沟通是即时的。它复制了与人面对面交谈的感觉，允许其他人实时提供有关您想法的反馈。它使演示和推销更容易，并建立了更加人性化的联系。最重要的是，即使办公室关闭，虚拟会议室也能让企业照常运作。

如何搭建虚拟会议室？

有多种方法可以设置虚拟会议室。首先，选择您选择的视频会议平台，例如SparkleComm。将应用程序下载到您的台式机或笔记本电脑，然后按照说明开始新会议。设置开始时间、结束时间、添加带有议程的描述，并通过SparkleComm软件消息邀请参与者。这些参与者将在特定时间收到加入会议的通知。

互联网协议语音意味着传统的手机无法按原样工作。您需要使用特殊的适配器来改装现有电话或购买替换 IP 电话。

好消息是SparkleCommVoIP 桌面电话并不昂贵，您甚至可以免费获得。如果手机或电脑总是触手可及，您甚至可能不需要 IP 电话。这是因为VoIP电话不过是互联网上的一种应用。从本质上说，VoIP电话与电子邮件，即时讯息或者网页没有什么不同，它们均能在经过了互联网连接的机器间进行传输。这些机器可以是电脑，或者无线设备，比如手机或者掌上设备等等。

在决定是否转移到SparkleComm VoIP 服务时，需要考虑几个因素。我们将在下面介绍一些最重要的。

1）你在家工作吗？

从长远来看，许多公司已经接受了远程办公。远程工作伴随着具有各种局域网配置的警告。

桌面电话的外壳是明确的。大多数人都熟悉桌面电话用于语音呼叫 - 这很自然，而且很有效。无需额外配置，员工就可以拥有一部永远在线的电话。

如果您的团队对软件应用程序很灵活，他们可以使用软件电话并在几分钟内开始工作。您可以向他们提供他们的用户名和密码。

短期内您不需要台式电话，但对于必不可少的员工来说，它是一款受欢迎的办公设备。

2) 有没有必备的模拟电话？

您可以随时使用价格合理的 IP 电话替换传统电话。但是，很少有人喜欢他们使用多年的传真机或电话。

要将现有的模拟电话与 VoIP 结合使用，您需要一个模拟电话适配器 (ATA)。它们的功能非常简单。他们改造这些旧设备以通过互联网发送数字数据。

3) VoIP 可靠吗？

在 IP 语音的早期，通话质量不稳定。有时电话会掉线，延误很常见。随着互联网带宽的增加，VoIP 通话质量得到了显着改善。

与固定电话相比，SparkleCommVoIP 通话听起来更清脆清晰。但是，这取决于您的互联网服务提供商。的SIP协议本身允许像TCP或UDP纠错协议。这是你的选择。

虚拟会议

在线会议最近已成为我们职业生活中的支柱。随着许多公司制定长期计划，让部分或全部员工远程兼职或全职工作，在线会议将继续成为业务运营的焦点。在线会议有很多种，以持续时间、目的、结构和其他几个因素来区分。但是在线会议的基础知识是什么，您如何使用它们来保持您的组织顺利进行？

什么是在线会议

从广义上讲，在线会议涉及任何两个或更多人使用在线工具相互交流。在商业意义上，该短语通常是指在预定时间为预定目的而进行的在线视频会议。您可以使用在线工具召开与亲自召开的会议类型相同的会议。您可以集思广益、共享信息、培训他人，甚至与您的同事在线社交。

在线视频会议对于面向客户的活动也很有用。您可以与销售潜在客户召开会议，向他们推销您的产品和服务，回答他们可能提出的任何问题，并提供客户服务。将在线外展纳入您的销售策略可以帮助您在可能无法进入的市场中接触消费者并将其转化为客户。

在线视频会议软件

最有效的在线视频会议类似于有效的面对面会议。您希望能够：

彼此轻松共享信息和文档 结合非语言交流，例如面部表情和肢体语言 主持您的共享讨论 保持与会者参与 请放心，您的会议是私密且安全的 根据需要举行会议，不得中断

就像在现实生活中一样，您希望能够听到和看到您的同事。对于视频会议，您还需要一个像SparkleComm这样的应用程序，它可以让您的同事轻松使用，无论他们使用的是台式机、笔记本电脑还是智能手机。

如何运行在线会议

与 SparkleComm 开会很简单。该应用程序提供日历插件，允许您从您使用的日历安排视频会议。通过将您的SparkleComm桌面或智能手机应用程序与您的日历集成，您将能够查看即将举行的视频会议以及您的其他日程安排。

起草会议议程并选择时间和日期后，点击开始会议按钮。开始时，只需单击界面上的参会者按钮，进入参会者详情界面后点击右上角的添加按钮，选择对应你想邀请的成员，然后选择蓝色的邀请按钮即可邀请成员进入会议。

如果您已安排会议，则默认情况下您将拥有主持人权限。作为主持人，您将能够录制会议、根据需要将参与者静音，并通过将会议锁定给新参与者或根据需要删除参与者来控制访问。您和其他与会者将能够共享屏幕、调整麦克风和摄像头设置并与其他客人聊天，以保持信息和想法流动，从而使您的业务能够继续顺利运营。

您可以在笔记本电脑或台式机上完成所有这些操作。但如果您在办公室，您也可以使用您公司的 SIP 会议系统启动您的会议。您可以使用SparkleComm轻松有效地向远程同事直播您在办公室会议室的会议。这样，您可以让团队中的每个人都保持在同一页面上。

此外，您将能够与客户保持联系。您可以使用 SparkleComm 安排安全的在线会议，您的客户从应用商店或 Apple App Store 下载该应用程序后即可通过电话或视频会议加入。无论距离多远，您都可以使用SparkleComm为您的客户提供个性化的服务。

举办有效在线会议的技巧

鉴于在线商务会议的流行，您的同事现在可能在任何一天召开几次会议。为确保您的方法有效，请确保：

起草一份议程，其中包括一组期望和可实现的会议成果 仅邀请实现会议成果所需的人员 限制会议时间 定期分享剩余时间，让与会者保持专注 必要时重定向偏离主题的对话 当然，有效的在线会议依赖于安全、高质量的视频会议软件，例如 SparkleComm。

混合工作场所给每个组织带来了独特的挑战。但是适应 SparkleComm统一通信技术和公司文化可以帮助组织解决某些障碍。

许多组织都在规划混合工作场所，但混合的含义因组织而异。对于某些人来说，这可能意味着员工每周有两三天要到办公室上班。对于其他人来说，这意味着某些团队或部门在特定日期去办公室。当组织解决这些混合工作场所挑战时，他们需要确定正确的工具来支持员工，无论他们身在何处。对于人们如何规划重返办公室，没有单一的剧本。

虽然SparkleComm统一通信 (UC) 工具可以帮助员工协作和工作流，但员工必须接受适当用例的培训，以确保他们成功使用这些工具。企业需要了解召开会议的方式有多种，您必须使用正确的工具来完成正确的工作。

COVID-19 delta 变体还迫使组织重新评估甚至推迟其办公室重新开放计划。通过混合工作取得最大成功的组织是那些注重灵活性的组织。

这些组织已经建立了可以适应 COVID-19 限制的流程和工作流程，例如监控会议容量、监控会议空间的使用以及管理可能影响远程工作人员的连接问题。

重新设计办公室以实现协作

另一个混合工作场所的挑战是证明有必要回到办公室。许多员工发现，他们在远程工作时的工作效率同样或更高，因为他们不必处理传统的办公室问题，例如长途通勤或嘈杂的开放式办公室布局。对于这些员工来说，远程工作的好处大于坏处。

但办公室永远不会消亡，工作场所、建筑物和其中的人将适应新的模式。

对于某些组织而言，这意味着重新考虑办公空间。虽然公司不一定会拆除办公室墙壁来建造全新的空间或完全关闭开放式办公室布局，但会议室是重新设计的关键区域。

许多组织正在评估增加更多会议空间并为其配备更多视听 (AV) 技术。改进的 AV 技术将支持虚拟会议和后勤因素，例如房间占用控制、人数统计和日程安排。

在会议室外安排展示正在成为一个赌注，它们作为会议解决方案的附件卖得很好。

随着对会议室的日益关注，办公室将成为员工与其他人合作的地方。有人将新的办公体验比作大学校园，当学生需要参与小组项目或与教授会面时，他们将冒险进入校园。但是，当他们需要独立工作时，学生会呆在家里。如果一个人在一天内设置了三到四个协作会议，他们当天就会去办公室，工作场所的灵活性变得很重要。

混合工作需要改变公司文化

解决混合工作场所的挑战是一个技术问题和文化问题。组织需要确保远程员工不会遇到近距离偏见，例如错过茶水间谈话或因为他们不在办公室而被忽视晋升。

办公室和远程工作人员之间的脱节问题并不新鲜，而且在大流行之前就已经存在。在规划未来的工作时，我们仍然希望在混合会议中听到远程工作人员的声音。例如，鼓励通过SparkleComm视频会议进行远程会议的与会者在其他人面前发言。

从历史上看，远程会议参加者是事后才想到的。但是，在远程与会者加入会议时对其进行确认、在会议早期获取他们的意见并使用会议功能（如SparkleComm内置聊天）可以使混合会议感觉更具包容性，并最终提高生产力。

监控员工工作效率，维护隐私

组织可以利用技术来支持混合工作场所带来的文化变革。例如，数据和分析可以帮助管理远程工作者。

SparkleComm视频会议的仪表板有大量数据，它不仅衡量生产力，还衡量员工所做的活动类型——他们是否在参加会议，是否有被烧毁的风险？

但是组织必须对他们如何使用数据来监控和管理员工保持透明，以确保他们不会侵犯远程员工的隐私。

技术还可以帮助为办公室和远程工作人员创造公平的竞争环境。AI 和 AV 技术的结合可以捕获室内与会者并将他们显示在会议软件的各个框中，使他们看起来与远程与会者相同。

会议已经变成虚拟的，实体会议室参与者和远程个人参与者必须有平等的访问权限。