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有几个词已成为新冠疫情的代名词——隔离、社交距离、封锁、在家工作和虚拟会议等等。虚拟会议对商业世界来说并不新鲜，但大流行已使其成为全球数百万工人的重要工具。

甚至在 2020 年之前，虚拟会议通常用于国际团队、远程工作人员和公司间业务流程。但由于我们中的许多人在家而不是办公室工作，虚拟会议几乎取代了我们过去与同事和老板的 所有互动。 今天，企业正在使用SparkleComm虚拟会议来进行销售宣传、项目讨论、头脑风暴会议，甚至欢乐时光。不幸的是，这并不意味着 所有这些虚拟会议都是成功或有效的。就像面对面的会议一样，虚拟会议可以成为完成工作的绝佳资源。或者演变成令人沮丧的混乱，没有人愿意关注。

面对面会议和虚拟会议之间的区别

虚拟会议通常无聊、乏味或令人讨厌的最大原因是人们忘记了它是一个完全不同的游戏。您不能应用管理常规会议的规则并使用它们来运行有效的虚拟会议。当然有共同点，但它们完全是不同的野兽。

大多数虚拟会议都包含视频，让经理们误以为事情与面对面会议一样。但你会发现这根本不是真的。

沟通不仅仅是说和听。它还包括面部暗示、肢体语言、语调等。虽然带有视频的虚拟会议确实提供了一些细微差别，但通常很难衡量某人的反应或收集诚实的意见。

虚拟会议的危险

许多人将虚拟会议（甚至是那些有视频的会议）视为处理多项任务或完成其他事情的机会。会议组织者往往准备不足且不知所措。你会看到交替的沉默时间，或者每个人都会同时说话。1 或 2 个人也很容易大声喧哗并主导会议，而牺牲其他参与者的利益。

除此之外，一些或所有参与者可能会遇到技术障碍，甚至在会议开始之前就可能使会议脱轨。即使你坚持只举行视频会议，情况也可能不允许。您需要容纳正在旅行的人或互联网连接不稳定的人。由于大多数人仍然在家工作，因此分心的事情也少之又少。从孩子到宠物和吵闹的室友，很难专注于虚拟会议。

虚拟会议的优势

另一方面，运行良好的虚拟会议可以创造奇迹。它将可能无法以其他方式见面的人们聚集在一起。如果您有团队远程工作或人们居住在不同的时区/国家，虚拟会议可以节省大量时间和费用。会议桥不能很好地替代具有视频、议程和兴奋的参与者的虚拟会议。

虚拟会议使企业可以更频繁地举行会议并在问题变得无法克服之前解决问题。这也是一个在周末赶上同事并进行社交的机会，这是每个人都在家工作时通常不会做的事情。您甚至可以通过虚拟会议运行培训计划、研讨会和其他学习机会。

如何进行有效的虚拟会议

话虽如此，通过正确的工具和计划，您可以获得SparkleComm虚拟会议的好处，而不会遇到任何问题。因此，以下是帮助您进行有效虚拟会议的 4 大技巧：

1. 获得正确的技术

没有办法解决 - 如果没有合适的技术，您将无法召开虚拟会议。最好的部分是有很多选择，您一定会找到适合您业务的（例如：SparkleComm统一通信）。

事实上，您甚至不需要单独的平台来运行SparkleComm虚拟会议。如果您的手机已经有托管的 SparkleCommVoIP 系统，您可以随时使用视频运行虚拟会议。在 SparkleCommVoIP 上运行的统一通信套件集成了视频，因此您无需下载其他应用程序或支付单独的许可证即可召开虚拟会议。

也许最大的技术提示是坚持尽可能多地使用视频。自然，您希望允许意外的发展，但没有视频的虚拟会议不太可能富有成效或有效。还可以通过使用视频来提高召开有效会议的几率。它使每个人都尽可能地靠近，而无需实际在同一个房间里。

但请务必检查您选择的平台是否适合您的需求。您需要考虑以下几点：

• 该应用程序应该很好地处理多个参与者。
• 参与者在必要时加入、退出和重新加入的能力。
• 参与者可以加入视频、纯音频或在这些选项之间切换。
• 所有参与者都可以下载和使用该应用程序，尤其是当组织外部的人需要加入时。
• 你可以和其他人共享屏幕吗？如果有人在他们结束时发出分散注意力的噪音，您是否可以将参与者静音？
• 允许队友通过链接、会议桥或唯一的会话代码加入。
• 会议组织者可以提前安排会议或临时安排会议。

2. 为会议设定目标和期望

SparkleComm虚拟会议可以是团队的每周定期签到、新想法的头脑风暴会议、社交的欢乐时光或让每个人聚在一起进行重大项目更新。每种会议在目标、期望和结论方面都会有所不同。它还将确定会议的长度，并允许每个人围绕它计划他们的日程安排。

例如，您可以为您的团队设置每周的欢乐时光来进行社交活动。这可能只是一个 30 分钟的聊天，让每个人都放松一下，面对面地看到同事进行一些社交互动。参与通常是可选的，这些会议往往是非正式和轻松的。

如果您正在为一个重大项目召开虚拟会议，那么这种轻松的态度是行不通的。您需要为每个人安排一个方便的时间见面，设定议程，确保每个人都参与并确保您达成令人满意的结论。这样的会议将更加正式和有条理，因此每个人都可以重新开始工作或开始分配的任务。

3.做好准备

无论虚拟会议的目标是什么，您都应该做好准备。确保测试您选择的技术——无论是免费选项还是您一直依赖的久经考验的企业工具。要求每个人至少提前 5 分钟登录以测试他们的硬件（硬件和麦克风）。这样您就不会浪费宝贵的会议时间。

想想你想要完成什么以及你需要什么工具来完成。你在向参与者征求意见吗？您可能想考虑一个投票工具或用作虚拟白板的应用程序。您是否打算展示项目的更新或结果？确保提前发送 pdf 或演示文稿，以便您可以在会议期间讨论想法。为什么要把会议时间浪费在让每个人看笔记或幻灯片上，他们以后可以阅读呢？

4. 基本规则

每个虚拟会议都是不同的，因此请为每个人制定基本规则。您打算如何召开会议？准备一些破冰船，尤其是在所有参与者互不认识的情况下。每个人都会积极参与，还是会有几个人在场，而其他人则在听和看？

不要依赖人们自发发言或参加会议。主持人要求每个人自我介绍是很常见的，但没有人知道如何开始。几分钟的沉默后，会有多人同时开始说话。

相反，试着说“鲍勃你想介绍自己吗？” 或“蒂娜和克里斯，你们对这次更新有什么要说的吗？” 关键是直接向特定的人提问。这消除了关于谁应该发言的困惑。它还可以让所有参与者知道此刻谁在说话。

您是否希望保留会议的最后 15 分钟以供反馈、问题和任何讨论？让每个人都提前知道，这样他们就不会被迫用问题打断演讲者。

制定处理冲突、回答疑问和一般性问题的基本规则。您可能会觉得棘手的主题应该等待面对面的会议，但这不一定是真的。即使通过虚拟会议，您也可以随时解决任何情况。如果需要，您可以安排一个单独的一对一会议，参与者较少。

市政厅在进入企业界之前很久就有了相当的历史。它们为公民提供了与政府领导人交流的机会。市政厅允许双向​​通信。 公司市政厅也有类似的功能。你有员工和高级管理人员，而不是官僚或官员，而不是公民。公司市政厅不太可能产生辩论或引发愤怒的言论，但它为领导层提供了接触所有员工的机会。公司市政厅的主要目的是让每个人都在同一页面上了解整个组织。

虚拟市政厅

市政厅是通常不会每天见面的团体之间交流的好机会。但是，这确实意味着每个人都必须亲自到场。随着远程工作、远程办公和在家中进行半永久性工作，面对面的市政厅不再可行。

公司长期以来一直忽视家庭员工的工作，因为他们不是组织内的一个大群体。但由于全球大流行，大多数人在家工作，市政厅不得不虚拟化。

虚拟市政厅有很多好处。它们更具成本效益，因为没有人必须旅行或报销费用。它们更具包容性，因为可访问性和调度问题较少。较大的组织可以将市政厅分成几个小组，以便每个人都有机会参与。

但并非所有市政厅都是平等的。面对面会面时，更容易确保人们集中注意力。使用虚拟市政厅，您可能会分心孩子和宠物跑来跑去的人在手机上执行多项任务。但是，有一些方法可以运行更有效的虚拟市政厅会议，让所有参与者受益。

运行有效的虚拟市政厅会议的最佳实践

如果您曾经举办过一次SparkleComm虚拟团队会议，您就会知道每个人都很容易分心或分心。现在想象一个有数百甚至数千人的市政厅会议。让每个人都按时完成会议可能要困难得多。但这并非不可能。以下是一些可以帮助您举办有效的虚拟市政厅会议的最佳实践：

检查你的技术

对于任何市政厅会议，您都需要掌握正确的基础知识。对于虚拟市政厅，这意味着使用正确的技术。您需要几个不同的部分来构建虚拟市政厅，其中包括：

• 寻找并使用适合您需求的平台。有时您需要一个单独的平台，一些公司可以将其现有的 SparkleCommVoIP 系统用于市政厅。
• 测试以确保它适用于不同的硬件（笔记本电脑、手机、多个操作系统等）。
• 进行一次练习，以便您知道如果需要它可以与数百甚至数千人一起使用。
• 确保您有足够的带宽来运行虚拟市政厅。没有人喜欢参加无法听到或看到演讲者的虚拟会议。
• 如果您打算保存和共享事件的记录，请确保平台支持它。
• 检查平台和系统是否支持您想要的任何额外功能，例如投票、团队聊天、测验等。
• 提供多种加入市政厅的方式，从通过电子邮件发送的链接到与会者可以拨打的电话号码。

庆祝获奖者

这是团队会议和市政厅之间的关键区别之一。这是一个庆祝你的赢家的机会——无论是一个好季度的结果还是杰出的员工。这是在市政厅本身与员工互动的好方法，也让他们感觉与组织有联系。考虑花一部分时间来赞美和奖励优秀的员工。

设定议程

没有议程的会议很容易脱轨。对于SparkleComm虚拟会议来说更是如此。因此，请务必制定一个议程，其中包括您想做的所有事情的时间，例如破冰船、问答、获得反馈或回答员工的问题。

提前将议程发送给每个人，这样他们就可以为虚拟市政厅准备一个小时或多长时间。您还可以提前向员工征求问题，以便为他们准备答案。确保为公告、重大决策或战略变更留出一些时间。

指定协调员、主持人和会议主持人

您的每周/每月虚拟会议不需要多人负责。但是虚拟市政厅是一个更大的活动，需要组织和处理。您需要不同的人来处理不同的事情，例如：

• 协调员：此人负责支持用户解决任何问题，包括 IT 问题。他们将保持会议正常进行，并确保一切按时完成。
• 主持人：这个人可以说是负责组织幕后的事情。他们将负责收集问题、进行投票、在聊天中回答问题等等。
• 会议主持人：这个人实际上是会议的代言人。他们将宣布主持人，介绍所有人，启动破冰船等。

以这种方式分配职责可以减轻任何一个人的压力。它可以让您召开有效的市政厅会议。

旋转不同的扬声器 不要在每次市政厅会议上都有相同的发言人。这几乎肯定会让所有与会者感到厌烦。在来自多个部门的不同领导之间轮换，以便每个人都了解整个公司正在发生的事情。

确保演讲者比关于公司愿景的陈旧无聊公告有更多话要说。尝试通过即兴测验或互动会议来混合事物。此外，请确保将幻灯片或演示文稿限制在市政厅的一部分。

忘记通常的幻灯片，您将需要通常数量的两倍。人们一次在屏幕上看同一件事几分钟会很无聊。确保每张幻灯片只有 1 或 2 个点，并包含图片或视频以传达更多信息。

包括休息时间

一个典型的市政厅可能会运行几个小时或更长时间。但是，任何人坐在整个会议期间看着屏幕都是不健康或不有趣的。通过在片段之间加入休息时间，帮助参与者保持清醒和活跃。一个好的经验法则是每 30 分钟的会议休息 5 分钟。

休息时间让每个人都有机会吃点东西、喝点东西、去洗手间，甚至只是稍微伸展一下腿。你也可以带领大家做一些瑜伽姿势来缓解颈部或背部疼痛。没有什么比与数百名同事一起尝试有趣的瑜伽姿势更能建立团队精神了！

跟进和跟进

与大家会面后别忘了跟进。为那些错过的人发送事件的录音以赶上。您可以回答活动期间无法回答的问题并发送会议记录。这也是一个很好的机会，可以征求大家对市政厅会议的反馈和建设性的批评。分析出了什么问题，询问员工下一次如何改进，并解决突然出现的任何意外问题。

在新冠疫情的早期，视频会议经历了繁荣，这对任何人来说都不足为奇。视频技术是一座视觉桥梁，让我们在许多人被困在家里的时候，能够面对面地看到我们的同事和亲人。 起初，在镜头前度过的所有时间都很新奇，甚至很有趣。它使从办公室或教室到家庭的过渡变得更加容易。借助SparkleComm视频会议，团队可以从中断的地方继续工作，更有效地协作并继续充分参与讨论。但是在连续几个月的视频会议之后，我们中的许多人都在经历视频疲劳。您（和许多其他人一样）可能会发现自己害怕曾经享受过的视频通话。

许多因素会导致视频疲劳。当您在视频会议中时，会增加被“观看”的压力和感觉。当每个人都显眼地显示在屏幕上时，人们会对自己的长相、所说的话和所做的事情感到更加自觉。在应对大流行的影响时，我们中的许多人已经承受了比平时更大的压力。屏幕上存在的额外压力会增加这种焦虑。

此外，由于我们对其他会议参与者的看法通常仅限于肩膀及以上，因此我们错过了肢体语言线索。我们的大脑需要更多地关注面部表情和语调，以推断人们的想法和感受。当几个人出现在屏幕上的网格视图中时，这项工作的难度会成倍增加。最后，音频延迟和屏幕冻结等技术故障会使与会者感到沮丧，并使有效沟通变得更加困难。

SparkleComm视频会议也已成为一种不仅仅是工作的交流方式。我们中的许多人都依靠视频与朋友保持联系并上学。结果，我们将工作和个人时间都花在了镜头上，而且这些时间加起来很快。难怪人们会发现视频会议让人筋疲力尽。

幸运的是，您可以采取一些措施来减少视频疲劳，同时还能与同事互动并完成工作。以下五个提示将帮助您为视频会议电池充电。

对抗视频会议疲劳的五个技巧

1.问问自己是否真的需要视频。

视频会议技术有一定的好处。它使我们能够与与会者保持更加个人的联系并保持人们的参与度。然而，有时它只是没有必要。如果您正在安排会议，请考虑与其他参与者见面的重要性。客户会议和头脑风暴会议通常使用视频效果更好，但例行签到和状态更新可能与关闭摄像头一样有效。

2. 对邀请有选择性。

视频通话的人越多，就越累。有更多的面孔要观察（和解释），并且很难不断地将注意力从一个人调整到另一个人。保持专注成为一项挑战。安排视频会议 时，请仔细查看邀请列表。将参与者分为两个列表：必填和可选。尽管此建议也适用于音频通话，但在安排视频会议时遵循这一建议更为重要。将与会者限制在需要到场的人。

3. 使用可靠且安全的视频会议提供商。

可靠的视频会议解决方案可减少对潜在技术问题的担忧。强大的解决方案还包括使视频通话更有效率和吸引力的附加功能。例如，将中心舞台授予演示者的能力使每个人都更容易集中注意力，而白板功能使与会者可以轻松地实时分享想法。一些提供程序包括持久聊天日志和文件共享，因此您可以跟踪重要决策并共享信息。

4. 安排视频电话会议之间的休息时间。

随着许多人继续进行远程工作，视频会议并没有消失。通过在一天中间隔它们来帮自己一个忙。通话之间的短暂休息让您有时间舒展筋骨，吃点零食，如果您感到筋疲力尽，可以梳洗一番。在外面散步也可以创造奇迹。它将帮助您重新集中精力并为下一次通话做好准备。

5. 适当时利用SparkleComm统一通信技术。 视频当然有它的目的。但是统一通信技术可以产生相同水平的协作和参与，而无需参与者准备好拍照。例如，桌面共享使与会者能够一起工作并共享进度和笔记。有时，只需要个人或群聊即可获得问题的答案。持久协作工作空间是另一个统一的通信工具，它允许团队成员高效且有效地协同工作。同事可以实时共享文件、聊天和交流想法。您甚至可以创建任务并将其分配给人员，从而轻松跟踪项目进度并掌握自己的待办事项列表。

无论我们多么热爱我们的工作和我们的同事，事实是有时我们只是不想出现在屏幕上。远程工作和SparkleComm视频会议将成为我们新常态的一部分，因此请采取措施控制它们并让您精力充沛。

SparkleComm视频会议对于帮助远程团队协作、联系和随时了解情况至关重要，但如果处理不当，它们很快就会变成乏味且令人沮丧的浪费时间。

随着世界转向视频会议和远程工作，“视频疲劳”这个词突然成为我们日常词汇的一部分。

据研究，视频通话比在电脑屏幕前做其他工作时更容易出现压力和倦怠。他们的研究结果表明，视频疲劳在视频通话的 30-40 分钟内开始出现。这是因为在没有您在面对面会议中收到的所有其他非语言提示和信息的情况下提取相关信息所需的高度集中。

好消息是，即使在视频会议中也可以避免这种长时间的注意力疲劳。如果你认识任何真正喜欢电子游戏的人，你就会知道长时间关注视频屏幕是绝对可能的。 那么，您如何才能让您的会议更像是一场视频游戏，同时又能让每个人都在同一个页面上实现公司目标呢？如果您遵循这些准则，有趣的会议很快就会成为您工作文化的一部分。有了更快乐、更敬业、更团结的员工，您很快就会看到您业务的各个领域都有所改善。

1. 提前计划

就像面对面的会议一样，计划对于顺利进行虚拟会议至关重要。您可以从计划议程开始，但这并不总是有趣会议的最佳策略。通常最好从问一些宏观问题开始。

目的

你想确定会议的目的，因为会议上发生的一切都应该服务于这个目的。你的团队需要方向吗？信息？灵感？统一？当您弄清楚会议的目的是什么时，您可能会意识到虚拟会议甚至没有必要。例如，如果您要召开会议以传播信息，那么电子邮件之类的东西可能会更好。

与会者

一旦您发现了目的并确定SparkleComm视频会议是实现该目的的最佳方式，您就可以列出受邀者名单。与会者名单越大，会议对每个参与的人来说就越费力。为了让员工参与虚拟会议，他们必须能够提供意见，而这在大型团体中是不可能的。此外，较小的会议感觉更亲密，将帮助团队成员彼此更亲近，更相互支持。

议程

既然您知道会议的目的和谁来了，您就可以计划议程了。确保你击中了你需要的所有东西，但尽可能多地删除。

首先写下您想要涵盖的所有内容，然后返回并删除不重要且不符合整体目的的项目。然后返回并删除更多。确保在议程中加入一些有趣的活动来支持你的目的。在议程中包含基本规则和角色也是一个好主意，这样每个人都可以提前意识到，事情不会变得混乱。

2. 提前分享议程

一旦你知道你想在会议上讨论什么，确保你分享议程和任何将提前讨论的材料。在会议上分享新材料会浪费时间，并可能导致参与者将注意力从演讲者转移到新材料上。此外，通过提前准备好材料，您的团队可以提前提出问题，这些问题既可以在会议上快速解决，也可以在会议之外通过团队聊天频道或群组电子邮件解决。

3. 做介绍

介绍对于一个引人入胜的会议至关重要。当团队成员知道谁在开会时，他们更有可能参与，特别是如果他们能看到每个人都参与其中。提醒参加基本规则的参与者打开相机并在必要时使用虚拟背景。

介绍也可以用于另一个目的。随着每位与会者的介绍以及他们在会议中的角色和职责，他们会立即参与进来。当我们成为谈话的主题时，我们不禁要注意。

4. 给每个人一个角色

我们大多数人都知道在枯燥的演讲中保持专注是多么困难。然而，对于讲课的人来说，体验是完全不同的。他们在聚光灯下得到了肾上腺素的提升，并感到完全投入。同样，如果每个人都有机会成为焦点，每个人都会得到一点肾上腺素的刺激，以帮助他们留在当下。

在分配角色时，请考虑员工的优势和个性，并发挥您的创造力。您可能希望担任的一些角色是：领导者、记录保持者、计时员、挑战被抛弃的想法的魔鬼倡导者，以及活动或游戏的领导者。

5.利用虚拟工具让事情变得有趣

如果您要传达大量信息，您将需要使用不同的媒体并切换内容以防止团队成员失去焦点。请记住，通过视频讲话比面对面讲话更难集中注意力。使用有趣的视觉效果、彩色 幻灯片、白板和屏幕共享来避免视频疲劳。

6. 游戏化会议

为了让团队成员保持参与，您的会议需要内容丰富且有趣。还有什么比游戏更有趣、更吸引人、更亲密？对于难忘的会议，选择在会议开始时、会议期间和结束时玩一两个游戏。

也许您正在披露季度业绩或向员工更新混合工作计划。也许 CEO 想要了解劳动力的脉搏。无论您有 20 名员工还是 2,000 名员工，您都需要一种有效的方式来让您的全体员工跟上进度。无论在什么情况下，都有几种方法可以判断一个（或两个）大容量通话是否正常。 您如何知道何时需要召开大型会议？

• 主题是教育，不是讨论。
• 它会影响您的所有或大部分员工。
• 这些信息无法在电子邮件中概括。

您可能会发现管理和运行有许多与会者的会议比较困难，但如果您拥有正确的信息和通信技术，那么您的大型会议可以与小型会议一样具有吸引力和效率。

如何把一个大会议变成一个巨大的成功

以下是一些可实现的有效举办高人数会议的注意事项。

请保持简单

我们人类一次可以处理多少信息是有限度的。虽然您可能因为要介绍一个重要主题而召开大型会议，但请尽量让电话会议只关注两到三个新信息。如果您的主题更复杂，最好将其拆分为多个会话，以使所有内容易于消化。

不要让它拖得太久。通话时间越长，每个人的注意力就越有可能分散。重要的是要承认与会者花时间参加会议并尊重他们还有其他任务要处理。将长度限制在 20-30 分钟将有助于让每个人都专注于演示，并让他们继续他们的一天。

为您的团队通话注入活力

请确保每个人都有平等的访问权限。无论您是主持面对面会议、远程会议还是混合会议，确保每个人都有公平的体验非常重要。从为远程与会者提供优化的视频和声音的专用视频会议室到可在任何设备上使用的云应用程序，有许多解决方案可以让整个人群感到参与其中。

不需要 100% 的出勤率。在一个理想的世界里，日历会排成一行，这样每个人都可以在你需要的时候有空闲的时间段。不幸的是，现实世界通常意味着您可能会缺席任何给定的会议。没关系！录制会议并按需提供它们将有助于使整个公司保持最新状态，而无需在数百个时间表中寻找差距。如果您要将主题拆分为多个部分，这是保持一切井井有条的好方法，这样每个人都可以在准备好时访问。

务必使用协作功能

SparkleComm统一通信服务都具有允许观众与主持人以及彼此互动的功能。提前分发议程，并使用文件共享功能在演示的关键点将相关文档或链接拖放到与会者。聊天日志等内置功能让人们在提出问题时感到参与，而不会分散会议流程的注意力。这些问题可以在演示期间、通话结束时或后续电子邮件中得到解决。

不要让分心阻碍

如果你有一百个人在你的电话中，他们就会有一百个其他的事情——而且可能更多！尽量减少可能影响通话目的的任何技术困难。在启用演示者模式时关闭与会者的视频将有助于缓解延迟并减少某人的猫被病毒传播的机会。借助自动更新和持续同步文件，基于云的通信解决方案意味着您永远不会冒过时系统对您的会议造成严重破坏的风险。

请继续进行对话

会议的最终目标不仅仅是开会。您需要让每个人都记住这些信息，因此请务必发送一封后续电子邮件，其中包含录音链接以及演示期间可能出现的任何问题的答案。这将使与会者和无法拨打原始电话的人都能轻松访问所有内容。如果您需要安排后续会议，只需继续遵循这些注意事项即可让您的下一次通话同样成功。

视频会议——无论大小——注定会成为新常态。 SparkleComm在这里帮助您充分利用它们。想了解更多关于如何在 2022 年及以后举办更好的电话会议？请联系我们。

个人还是基于房间？

您可以在此处选择视频会议系统是供个人使用还是供多人使用。请注意，此决定与与其他网站的交互无关 - 稍后会出现 - 您只需要知道在这个系统上将显示多少张面孔。

个人的

好的，所以您已决定此解决方案仅适用于一个人。从这里您可以选择三个选项，包括视频电话、基于计算机的解决方案或端点（硬件）。你如何选择？这是功能和偏好的问题。您打算如何使用该系统？

可视电话

这种小尺寸选项兼作您的 Voip 电话和视频会议界面。您可以参与多路呼叫，但如果不使用外部网桥，您无法主持多路呼叫。可视电话通过听筒或耳机提供隐私。视频电话的缺点是您无法在没有外部网桥的情况下主持多路通话——尽管您可以参与其中，但并非所有视频电话都可以进行数据共享，而且屏幕尺寸很小因。此在进行异想天开的购买之前，请确保这将满足您的需求。最好的办法是联系视频会议系统的视频会议专家。

计算机软件客户端

这是在您的企业中引入视频会议的一种快速且廉价的方式。视频会议软件客户端可用于 MAC 和 PC。典型的软件客户端下载和设置只需不到十分钟。使用计算机上的软件客户端，您可以访问所有计算机文件以进行数据共享，也可以访问 Internet 以共享在线信息。

监控编解码器

这种选择为个人视频会议提供了破坏性最小的解决方案。想象一下您的计算机屏幕（辅助或主屏幕），它可以根据需要兼作视频会议系统。这种双重功能的硬件可以在需要时自动转换为您的视频通话显示，并在通话完成后恢复为您的计算机显示器，从而节省空间和时间。

编解码器

此选项与基于房间的视频会议系统最相似，因为它使用外部显示器、摄像头和麦克风——与会议室系统相同。对于将在办公室使用白板、需要与房间中的物理对象或其他人进行交互，或者喜欢在通话时在空间中走动的人来说，这是最佳选择。您和编解码器之间的空间允许您自由使用办公室的空间。

视频会议房间

您已决定您需要的解决方案是针对多人的，并且您需要在基于房间的系统上进行选择。在为会议室选择视频会议系统时，有几件事情需要考虑——因此请考虑一下您现在和一年后打算如何使用这些设备。想想这四件事：

• 视频通话将有多少个站点？
• 多少个位置将发起多路呼叫？
• 您是否打算共享数据和演示文稿？
• 您将使用多少台显示器？

点对点

点对点是指在两个视频会议系统之间进行视频通话的方式。如果您想从小处着手，这是一个很好的省钱选择，因为有多家制造商允许您使用虚拟网桥来增加每次通话的用户容量，而无需在每次需求变化时更换硬件。

多路

许多企业有多个地点和远程工作人员。大多数情况下，在这种情况下，企业希望在视频通话中包含多个站点以进行不同的协作会议。

数据共享

您应该知道您是否打算在视频会议期间进行演示。这包括您计划与计算机、DVD 播放器、VCR（是的，VCR）或 IP 白板的任何交互。

双显示

这是一个非常不言自明的功能——您使用两个（或三个）显示器，而不是只有一个显示器。一些视频会议系统具有三个显示器的容量，有些只有一个。在购买之前了解您将如何使用您的显示器可以避免未来的挫败感。

所以现在您了解了视频会议选项的基础知识。如需更多信息，请联系SparkleComm视频会议系统。

您如何定义小型企业？按员工人数？根据您的年度预算规模？无论您如何将企业归类为“小型企业”，视频会议解决方案在用户数量和成本方面都具有很强的可扩展性。让我们检查这两个定义以涵盖所有角度。

在为小型企业设计视频会议系统时，需要一些关键信息。您将需要知道您将拥有多少个站点、站点之间的预期呼叫模式以及每个端点将有多少人参加视频会议。 有多少个站点

简单的起点是确定您拥有多少个站点。例如，如果您有三个办公室、两个流动员工和一个一年中三个月在他位于外省的家中工作的高管，那么您就有六个站点。在考虑为每个位置选择产品时所需的桥接能力时，这个数字很重要。

可以通过不同的方法处理桥接或组合站点，包括： 主持来自具有嵌入式 MCU（多会议单元）的视频会议单元的呼叫；使用外部硬件桥接器（昂贵）；或使用托管网桥（又名“云”）。

调用模式

选择产品时不考虑使用频率。这是您的数据提供商（不是您的 Voip 提供商）的功能。您需要知道的是，在给定的视频会议呼叫中将有多少个站点，哪个站点将进行呼叫，以及哪些站点将作为演示者或参与者使用数据共享。

示例公司

因此，您的主要办公室将举办每周一次的销售团队会议，其中将包括您所有的六个站点。这两个移动用户将与外部专家和客户举行电话会议。不能到现场的主管将只打电话给点对点。在这种情况下，主要位置需要一个具有六个站点容量的嵌入式桥梁；移动用户将需要一个可以随身携带并通过数据共享处理多方通话的应用程序；高管需要一种一对一沟通的方式。

我们用来相互交流的渠道会随着时间而改变。二十年前，我们依靠语音通话进行交流。目前，视频会议正变得越来越流行，因为它可以帮助在不同地点工作的人们更有效地进行交流。

那么，是什么让视频通话成为如此好的沟通媒介呢？让我们看看将SparkleComm视频会议电话融入您的企业文化的四大优势。 1.视频会议可以降低成本

薪资、医疗保健和差旅是大多数公司的三大支出项目。视频会议为您的员工提供了许多面对面会议的经济高效的解决方案，并可以帮助您降低例行会议的差旅成本。

这是一个有趣的事实。维珍航空估计，通过用视频通话代替面对面的内部会议，视频会议可以节省20% 的差旅费用。从商务旅客那里获利的航空公司可能不应该做广告，但它让您感觉到潜在的成本节约。

视频会议不会消除您的差旅费用。有时，面对面的会议确实需要亲自进行。毕竟，在商务聊天后很难吃午饭并建立销售和企业所依赖的重要的人与人之间的联系。但是，您不需要每次会议都出差。在这些情况下，视频通话可以帮助您召开有效的商务会议。

2. 更高的参与度和更好的协作

当我们的两个或多个感官一起工作时，我们会更快地吸收信息并保留更长时间。人类处理视觉信息的速度比文本或音频快。视觉提示使对话人性化并提高参与度。吸收和处理来自两种感官（听觉和视觉）的输入可确保输入具有更长的保留时间。

据《今日心理学》报道，​​视觉交流通过在与会者之间建立联系来提高协作水平。这些联系改善了工作关系，并创造了共同目标和成果的感觉。

例如，人们在打字时一直使用表情符号，因为它可以帮助收件人了解发送信息的人的心理状态

视频通话建立在传统电话通话的基础上，为对话提供视觉参考点。您可以看到对话另一端的人在做什么。您可以对他们的面部表情做出反应，这都可以帮助您克服与沟通不畅相关的问题。

3.视频会议提高效率，节省时间

我提到了视觉和音频队列对于交流的重要性。当然，能够看到你正在交谈的人是非常有价值的。但是，SparkleComm视频会议可以让您做的不仅仅是看到另一个人。

大多数视频通话工具都具有屏幕共享等功能。屏幕共享等工具可让您讨论复杂的想法。例如，如果我在解释如何使用 SparkleComm，我可以分享我的屏幕并引导您完成如何上传博客文章。这种过分的观点使人们很容易理解一个困难的话题。

屏幕共享只是SparkleComm视频会议软件提供的众多附加功能之一。例如，您可以录制会议、在通话结束时共享会议记录等。所有这些功能都有助于提高效率并节省时间。

4.支持远程工作者

视频会议的发展增加了雇用完全远程员工的验证。公司可以雇佣最优秀的人才，不受地理位置的限制。在线团队管理工具与视频通话相结合，可以帮助企业更好地管理工作。

视频电话会议也是远程员工与同事建立联系和发展关系的机会。这种连通性有助于减少孤立感，并有助于团队建设。

与远程工作有关的另一个要考虑的因素是通勤时间。公平地说，新冠疫情改变了我们的工作方式。我想当一切恢复正常时，会有更多的人每周至少有一天在家工作。花更少的时间在办公室，花更多的时间在你居住的地方可以帮助你改善工作与生活的平衡。当然，您不能将此归因于视频通话，但它确实在等式中发挥了作用。

现代工作场所由地理位置分散的同事和客户组成，他们需要每天见面和协作。SparkleComm视频会议是这种面对面协作的首选解决方案，它可以在两个或多个远程人员之间建立实时视听连接。这是一个虚拟的面对面会议。 视频会议是大公司的奢侈品的日子早已一去不复返了。由于互联网语音协议 (VoIP) 技术的发展，您现在可以通过移动设备和笔记本电脑以最低成本进行视频通话。

设置您的视频会议设施

在最基本的层面上，您的手机就是发起或参与视频会议通话所需的一切。对于计划定期举行视频电话会议甚至网络研讨会的公司，以下基础设施是一个很好的起点。

• 安静的房间
• 稳定的高速互联网连接
• 像电视这样的视频显示设备，更大的屏幕更适合多点会议
• 台式电脑或笔记本电脑
• 其他外围设备，如网络摄像头、麦克风、耳机和扬声器
• 您选择的SparkleComm视频会议软件

如果您有灵活的预算，请购买专为会议设计的高清摄像头和屏幕以及优质音频系统。这项初始投资将大大有助于确保出色的用户体验。

视频电话会议的类型

视频会议呼叫根据参与者的数量进行分类。点对点呼叫有两个参与者在不同位置实时通信。一对一的客户支持和工作面试是点对点视频电话会议的两个例子。

多点视频会议涉及三个或更多参与者，也称为群组视频会议。多点会议非常适合拥有远程员工的多地点公司。对于这些会议，会议桥是一个方便的工具。

会议桥是用作大型会议中心点的软件和硬件。一些视频会议软件对参加人数有限制。如果您的公司计划与大量观众定期举行多点视频通话、团队会议和网络研讨会，那么在选择您的视频会议软件时应进行尽职调查。

视频会议如何运作？

VoIP 是视频会议的引擎。该技术支持通过互联网进行音频和视频通信。VoIP 使用称为编解码器（编码器-解码器）的算法在两个远程位置之间传输视听信号。

想象一个流畅的视频会议。当有人说话时，麦克风会捕获模拟信号，而摄像头会捕获视频信号。VoIP 编码器对这些信号进行数字编码并通过互联网传输。

接收端的解码器将数字信号转换回模拟音频和视频信号，另一端的与会者可以听到和看到所说的内容。SparkleComm视频通话软件都配备了回声消除功能，以消除音频和视频馈送之间的任何延迟。

由于各种原因，VoIP 是最流行的视频会议协议之一。除了作为最初的在线视频聊天解决方案之一之外，它还为混合劳动力提供了一些难以超越的优势，例如安全性、可负担性和易于访问。让我们来看看VoIP的一些好处。 分布式连接

您不需要任何固定电话或物理电话设置即可使用 VoIP。这就是为什么它非常适合分布式或混合或远程劳动力。只要您的员工可以访问 Internet，他们就可以访问您的视频会议平台。他们不需要台式电脑或笔记本电脑。这些解决方案中的大多数还提供移动和平板电脑的可访问性。

劳动力协作

VoIP 不仅具有视频功能，而且还考虑到了业务协作目的。它们可以具有交互式功能，例如文件共享、用于交互式演示的白板、录制功能、屏幕共享、消息传递、笔记和文档工具。

远程员工联系和团队合作

分散的员工很快就会感到孤立无援。当您不在同事附近工作时，培养一种在同一个团队中的感觉可能具有挑战性。因此，公司已开始将视频会议用于虚拟饮水机、茶歇游戏和琐事破冰船。

远程招聘、入职和培训

几乎每个人力资源经理都希望与潜在的新员工面对面交流，但是当面对面会议不可行或不方便时，视频面试可以取代面对面的会议。视频通话使入职变得更加容易，尤其是当经理可以与员工共享屏幕以指导他们完成新软件或业务程序时。HR 还可以为单独雇用或员工团体运行视频培训课程。

员工敬业度

如果您想保持高参与度和互动，定期视频讨论是完美的工具。

员工、同事和经理只需一个聊天请求即可，使团队可以轻松地就项目或活动进行协作。

经理可以定期召开团队会议、签到，或通过视频会议定期提供公司更新。

业务效率

VoIP 视频会议是一种可提高生产力的低成本解决方案。它提供可以支持大量人员的即时通信。它无需任何长途电信费用即可扩大您的覆盖范围。在某些情况下，它可以减少花在会议上的时间。