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确保技术到位

开始视频会议后通常会出现一系列问题，例如 C你听到我说的了吗，我看不见你，等等。

为避免所有这些可能延迟议程的不便，请给人一种不专业的印象，并阻止您成功举办虚拟会议。确保提前向所有用户提供必要的技术要求和小指南或说明手册。

显然，如果您与同事会面，这些说明将不如您必须安排与客户或其他公司的视频会议那么详细。如果您遇到的人已经定期使用这些类型的工具，那么这些指南就没有必要如此详尽。

在任何情况下，主持人都应确保所有参与者都具备访问会议的技术要求，例如：

网络摄像头 麦克风和耳机，以避免声音问题 良好的 Internet 连接可避免共享视频或桌面时出现延迟 插件或附加软件，如果需要为会话安装一些东西 特定应用程序的用户帐户 必要的链接或其他形式的会议访问

如果需要，可以要求参与者在一天或几个小时前连接以进行测试，或在内部进行测试以预测可能出现的问题。

例如，预见潜在问题并确保由于技术原因可以将虚拟会议延长 5-10 分钟，并邀请SparkleComm 参会者在预定开始时间前几分钟访问以便能够继续进行议程，这也很方便没有延误。

选择您的平台并充分利用它

市场上有许多虚拟会议软件选项。选择最适合您的情况、要求和参与者技能的平台（只需点击链接或接听电话与必须在计算机上下载程序并创建帐户才能访问会议不同）。

一旦选择了合适的平台，请彻底探索它以利用其所有选项。使用虚拟会议室提供的不同工具，使参与者的体验尽可能愉快和高效。

提前计划

SparkleComm 参会者必须事先知道会议的原因、要解决的问题和目标。此外，如果他们必须准备在会议期间提交的任何材料，请通知他们。如果有时间，同样的用户可以方便地添加和修改当天的顺序。

协调工作日程与议程

确保为虚拟会议创建议程，然后事先将其发送给所有SparkleComm参与者。当您发送此文档时，还要包括预计的会议时间。

这将促进生产力和团队协作。它还将确保每个SparkleComm参与者都知道他们的职能以及如何在在线会议中正确行事。更重要的是，依靠指定主题和职责的组织结构图很方便。

注意环境

环境极大地影响了在线会议的有效性和生产力。也就是说，要注意背景、照明、办公桌上可能出现的杂乱、衣服和外表，以及其他可能分散注意力的因素，例如声音或背景噪音。

会议是现代工作生活的主要内容。无论是一群执行董事会成员讨论整个公司的关键决策，还是一群设计师聚集在一起找出创造事物的最佳方式，企业都是由人经营的，并由协作和讨论推动。但在实体会议变得越来越困难的时代，人们如何保持这种团队合作意识？远程会议是一种虚拟会议，可以通过笔记本电脑甚至移动设备完全在线运行，让企业员工即使身处不同的空间也可以交流和分享想法。

如何召开有效的远程视频会议

远程视频\语音会议技术很普遍。当然，在过去日子中，我们看到了该领域的增长，并且有许多不同类型的虚拟会议软件可供人们使用。但另一方面，远程工作的人可能会发现他们突然经常开会。参加远程电话会议非常容易，以至于日记中挤满了关于任何事情的会议。那么，如何召开有效的远程视频\语音会议呢？

在每次远程电话会议之前，确保与会者设置了会议将持续的特定时间量，并确保它不会超出。无论是短短的 15 分钟还是整整一个小时，都要严格遵守时间。

会议本身取得成功的关键是明确的议程。在视频\语音会议之前将议程发送给与会者，以便每个人都知道将涵盖哪些要点以及以何种顺序进行。然后有条不紊地处理这些要点，确保每个人都有自己的发言权，并且可以针对每个要点采取具体行动。

通过不偏离视频会议的持续时间和要涵盖的要点，您的SparkleComm远程会议将更加有效，并且您可以专注于在一天的剩余时间里做好工作。

远程电话会议软件

有许多不同类型的远程会议软件可用，您选择的软件在很大程度上取决于可用的功能。虽然 Skype 之类的东西可能对一对一通话有用，但它不适合举办一百人的活动。这就是 SparkleComm 之类的东西派上用场的时候，它是专门为企业设计的。

远程会议工具

您可能希望为远程会议考虑的工具种类是您通常希望在实体会议中找到的工具。能够共享您的屏幕、举手提问以及与您的日历或其他协作工具无缝集成，这些功能都可能会影响您选择的远程会议软件（我们建议使用SpaerkleComm ）。

什么是虚拟会议?

虚拟会议允许人们通过计算机和电子设备从世界各地学习、互动和建立网络。虚拟会议不同于标准的网络研讨会或视频会议，因为它可能包括主题演讲、分组讨论、现场娱乐，甚至有机会根据特定的议程创建独特的体验。

为什么要召开虚拟会议?

2019新冠爆发一年后，大多数会议都在网上举行。幸运的是，如果执行得当，它们会带来强有力的结果。这里有一些很好的理由来解释为什么虚拟会议可以帮助你和你的业务蓬勃发展。

计划好，他们就会来

虚拟会议可以通过任何设备、任何地点、任何时区进行访问，这意味着你可以接触到比以往任何时候都更广泛、更多样化的受众。无论你是坐在办公桌前、泳池边，还是穿着运动裤、戴着发圈坐在沙发上，每个人都可以以一种对他们来说方便的方式加入。

节省时间和金钱

虚拟会议无需预订酒店或场地，无需组织旅行，无需雇佣和培训活动人员，无需安排和保护食品和饮料，因此，与传统会议相比，虚拟会议的成本和时间效率大大提高。

无限的想象力

正确的平台可以帮助你实现你的愿景，为你的活动带来一个新的互动水平。选择一家提供全套工具的公司，让你的创意和业务方面都能发挥作用。运动设计，视觉图形和摄影可以提供精心制作和有效的视觉交流。现场问答、投票和活动聊天也将保持您的观众参与和娱乐。

人际关系有助于你的净资产

人际关系网过去仅限于你关系网里的人。通过虚拟会议，您可以接触到国际社会，世界现在就在您的掌握之中。一定要充分利用在线工具，如SparkleComm的语音和视频聊天，以及分组会议。没有了空间的限制，收集的可能性几乎是无限的。网络聊天室可以根据兴趣、工作或其他主题分成不同的小组。通过让与会者与来自世界各地的思想领袖和专家见面和交流，任何人都可以在舒适的家中建立一个全球网络。活动结束后，请确保将您的注册列表与您的CRM、邮件列表和其他接触点同步，以便将来的会议和潜在客户生成。

可访问性

通过正确的规划，您的虚拟会议可以比传统的会议更具可访问性和包容性。寻找与Web内容可访问性准则2.0和21世纪通信与视频可访问性法案兼容的平台。这样，残疾人就可以安排、参加和参与SparkleComm会议。他们还可以查看录音，并从任何电脑或移动设备访问管理功能。使用屏幕阅读器和字幕等辅助技术，也可以考虑雇佣一名手语翻译。此外，考虑提前提供可访问的文件格式的书面或视觉材料，让每个人都有机会充分参与。

虚拟会议策略

拥有一个坚实的战略将为你的受众、合作伙伴和业务带来价值。这里有一些好主意可以帮助你完成你的策略。

价值和组合定价

在为你的会议设定票价之前，你需要考虑几个因素。问问自己，你能为公司带来什么价值?谁是你们的发言人?你的主题是人们愿意付钱的东西吗?建立人脉的机会是什么?你想为那些愿意为独家内容支付更多费用的人提供分级定价吗?一旦你有了这些问题的答案，就制定一个详细的预算，其中包括你的硬成本。比如SparkleComm软件和托管平台、市场营销、创意资源、演讲者，以及你可能想要包含的任何赠品或礼品篮。然后你就可以决定你的会议要收取多少费用。

吸引人的内容才是王道

聘请有才华的会议设计师和教练与你的演讲者合作，以确保信息以一种动态和视觉上令人兴奋的方式传递。考虑邀请一个惊喜的客人，或者可以在活动中途透露一些体验，这样可以保持活力。然后考虑你可以在SparkleComm会议之前分享什么内容，以及在会议结束后很长时间内保持人们的兴趣。

新媒介被记住

在掌声、笑声和友情之间，复制在线面对面会议的能量并非没有挑战。然而，如果你让他们的时间值得的话，他们会很高兴地给你时间。获得灵感，使用你的虚拟设置