近年来，会议室管理变得越来越复杂。以前，公司只有少数专用的“会议”空间，通常用于大型董事会会议和业务会议。现在，职场变得更有活力了。
员工们将时间分为远程工作和办公室工作，这使得预测工作场所的工作能力变得更加困难。混合型员工之间的临时会议越来越频繁，这也意味着公司的办公空间更加灵活。有了合适的技术，任何房间都可以变成一个焦点空间、会议室或培训中心。
不幸的是，多变的办公环境有时使公司更难有效地管理他们的空间和资源。即使是现在，员工也会花费大量的时间来寻找合适的会议场所。会议室管理技术可以提供帮助。
问题是，你如何选择正确的解决方案?
步骤1:定义你的会议室管理挑战
会议室管理技术解决了复杂的空间和资源管理问题。然而，不同的技术可以解决其他问题。
例如，如果你正在投资创建办公社区，你可能想要解决的问题可能包括经常重复预订、有限的客人和访客管理选项，以及对空间使用情况缺乏可视性。如果你经营的是混合型工作场所，员工之间的会议很常见，你可能想要解决复杂的会议室设置或小会议室空间有限等问题。其他需要解决的挑战可能包括:
对资源利用的认识不足。
对房间可用性的可见性有限。
有问题的访问控制会导致安全问题。
房间中缺乏个性化和配置选项。
定义您的核心会议室管理挑战将带您进入比较正确技术的下一步。
步骤2:列出基本功能
现在您已经知道需要使用会议室管理技术完成什么任务了，是时候开始查看关键功能了。大多数领先技术都具有类似的核心功能，例如在线会议室和办公桌预订选项、空间预订工具和过滤搜索，以帮助用户找到合适的空间。
它们通常还具有以下功能:
空间洞察:你的房间管理技术应该可以很容易地看到哪些房间是可用的，它们可以容纳多少人，它们提供哪些工具和资源，以及它们的使用频率。
通知:大多数工具将如SparkleComm视频会议系统集成协作和日历工具，当员工被邀请参加会议时发送通知，并提醒他们何时预订。他们还可以在会议室信息发生变化时发送警报。
会议室管理:中央管理仪表板应该允许用户在会议前配置技术和设施。SparkleComm视频会议系统还可以提供哪些员工将出席会议的信息，以及签到和退房功能。
其他有价值的功能包括“平面图视图”，可以让员工更深入地了解会议室的结构。根据你如何使用你的空间，你可能想要投资额外的功能，比如访客和客人管理。
步骤3:考虑您的集成需求
员工每天依赖的工具数量正在增加。这些工具连接得越紧密，员工的工作效率就越高。
您的会议室管理技术必须与各种工具一起工作，以确保您可以获得资源的整体视图。首先，它应该与团队的日历工具集成，这样他们就可以立即了解房间何时可用以及即将进行的预订。它也能与以下工具集成:
协作工具:与协作解决方案的集成将确保团队可以在其数字工作中心访问房间预订工具和日历。它还可以使邀请其他员工参加会议和检查他们的可用性变得更加容易。
劳动力管理软件:与劳动力管理软件的集成可以让您的会议室工具显示有关员工何时被安排到办公室的数据。这有助于混合工作场所中的团队协调。
寻路软件和数字显示器:一个现代化的房间管理解决方案应该与显示器和寻路解决方案无缝集成，可以帮助您的员工立即看到哪些房间正在使用，以及下次何时可以使用。
步骤4:检查用户体验(以整体的方式)
会议室管理技术的主要目的是使团队领导更容易分配资源和员工访问他们需要的空间。这意味着您选择的解决方案应该尽可能直观。
许多最好的会议室管理软件选项都带有演示，所以我们建议看看它们是如何容易操作的。检查员工是否能快速看到哪些空间是可用的，哪些设施是他们提供的，看看互动日历和房间地图有多方便。
此外，随着员工的移动性越来越强，确保客房预订和管理体验在更小的屏幕上易于使用是值得的。SparkleComm视频会议解决方案有自己的移动应用程序，员工可以预订和管理他们的空间，无论他们在哪里。还值得关注的是，您的管理员和主管使用这些解决方案有多容易。看看员工远程修补固件，更新会议室软件，甚至更改会议室设置是多么简单。
步骤5:优先考虑会议室管理分析
投资会议室管理技术可以给你的公司带来很多好处，特别是如果你经营的是一个快节奏的混合型工作场所。使用这项技术的最大优势之一是它如何帮助您优化资源。
随着现代工作世界的预算下降，每家公司都需要确保他们从合作空间中获得最大收益。合适的管理软件应该能让您获得洞察力，帮助您更有效地分配空间，决定投资哪种技术，甚至确定如何创建员工时间表。
您可以利用SparkleComm视频会议系统跟踪一系列指标，例如:
会议的平均规模和长度
预定会议与临时会议的次数
取消会议的次数
每个会议室使用哪些设备
所有这些见解都可以帮助你更多地了解员工的会议习惯，以及你需要什么来建立一个有效的混合工作场所。有些工具甚至可以为您提供有关设备运行状况的宝贵信息，以便您可以在组件造成中断之前修复和更换组件。
步骤6:记住安全和控制需求
您在会议空间中使用的会议室软件，应该包括安全控制，例如SparkleComm视频会议就提供团队对话的端到端加密。您可以使用适当的管理技术来升级您的安全策略。
会议室管理技术可以为员工访问控制提供集成解决方案。这意味着您可以根据安全需求定义哪些员工可以访问特定的资源、空间和设备。一些选项包括端点和设备跟踪工具的集成，这样您就可以监控设备从会议空间移出时的去向。
它们还可以包括允许您设置容量水平和时间限制的工具，以减少过度拥挤和延迟会议的风险，保持您的操作顺利进行。
步骤7:将AI带入会议室管理
人工智能在今天的办公空间中无处不在。它正在改变我们的协作方式，例如SparkleComm视频会议系统有转录、翻译工具，甚至在会议空间中自动跟踪发言者。它也对商业生产力产生了影响，并提高了我们的决策过程。
会议室管理技术中的人工智能可以服务于多种目的。人工智能和机器学习技术可以在预订会议室时向员工提供个性化推荐，帮助他们更快地找到合适的空间。它可以根据会议的性质建议邀请哪些员工，甚至可以生成会议议程。
人工智能还可以分析会议室管理技术收集的各种指标，分享对日程安排和预订趋势或设备利用率的见解。它可以帮助您跟踪哪些员工最常使用会议室以及他们需要哪些资源。
步骤8:寻找自动化的机会
通常与人工智能一起工作，会议室管理技术的自动化也非常有用。一些解决方案允许您使用预先配置的配置文件为不同的用户自动设置房间。人工智能摄像头可以在员工走进房间时迅速识别出他们，并自动启动他们喜欢的软件。
这些解决方案还可以检测会议何时结束，自动为其他员工提供可用的空间，以便尽快预订。一些解决方案可以与支持物联网的设备集成，在人们进入会议时立即启动摄像头和扬声器，然后在会议结束时关闭它们。这不仅简化了会议空间的设置(并减少了浪费的时间)，还提高了办公空间的可持续性。您可以配置解决方案，在一段时间后关闭不使用的设备，从而立即降低能耗。
最后一个建议:准备好适应和发展
正确的会议室管理技术可以在管理现代工作场所的空间和资源方面发挥巨大作用。在比较您的选项并查看上述所有因素时，不要忘记考虑可伸缩性。
随着空间的发展，你尝试不同的布局、焦点房间和会议体验，你的管理技术也需要随之改变。寻找一个高度可定制的解决方案例如SparkleComm视频会议解决方案，它可以扩展和适应您的需求。这将确保你可以在未来几年继续释放管理软件的好处，即使你的工作场所发生了变化。
