随着协作软件市场以惊人的速度增长，选择的数量变得越来越难以驾驭。以下是如何有效地比较团队协作工具并为您的业务选择正确的解决方案。
步骤1评估你的商业前景
为了有效地比较团队协作工具，您首先必须了解您的团队需要什么才能很好地协作。工作场所协作策略可以根据您的业务结构和员工的工作方式而有所不同。例如，如果你正在投资混合型工作或拥有远程员工，你将需要基于云的SparkleComm统一通信工具来协调分散的工作人员。如果你的大多数员工都在办公室工作，你可能会投资更多的会议室技术和SparkleComm视频会议等软件。
问问你自己:我们的团队如何沟通?你的员工更喜欢面对面交流，还是通过软电话或电子邮件，还是通过即时通讯和视频会议应用程序?他们合作什么类型的项目?在你的业务中有哪些常见的项目?创意公司可能需要具有白板功能的协作工具，而工业品牌可能会从XR解决方案中受益。
有多少人在合作?你需要支持多少人?他们是否被组织成不同的组和特定的工作流程段?同样值得考虑的是，您是希望集成多个工具还是访问一个通用平台来满足您的协作需求。真正统一的SparkleComm统一通信体验可以减少上下文切换并提高团队的工作效率。
步骤2:定义您需要的协作工具的类型
接下来，是时候更广泛地了解您的业务需求了。当您比较团队协作工具时，需要考虑各种解决方案。您实现的系统将取决于几个因素，包括您现有的资源。
例如，如果你正在投资具有视频和音频会议功能的SparkleComm视频会议平台，你是否有合适的硬件来支持你的员工?你需要在会议室套件、网络摄像头和音频解决方案上投资吗?
您首先需要考虑哪种协作系统?选项包括:
通讯工具:即时通讯、会议工具、留言板、论坛等方式，统一分布在各地的员工。
文件管理:用于实时共享、存储和处理文档的基于云的应用程序。
项目管理工具:项目计划、任务管理、待办事项列表、通知、看板和甘特图的解决方案。
工作流管理:用于自动化和定义工作流、增强业务流程和提高生产力的解决方案。
步骤3:解决潜在的挑战
在比较团队协作工具之前，有必要考虑在实现这些工具时可能面临的挑战。考虑一下目前在你的工作场所中危害合作的挑战和障碍。
例如，如果您的员工目前花费大量时间浏览冗长的电子邮件线程以查找关键信息和文档，那么您可能需要一个更全面的知识共享计划。大约80%的商业领袖会分享对业务增长至关重要的见解。
其他需要考虑的因素包括:
沟通偏好:工作场所中不同的员工群体可能有不同的沟通偏好。考虑一下你的移动团队、新一代关注信息的员工以及那些更喜欢打电话的人的需求。
特定的业务需求:某些公司可能对保护数据安全性或调整不同的团队成员有更特定的需求。仔细考虑你的团队在哪里以及如何运作。
预算和定价:考虑如何为协作解决方案付费。您的供应商是否提供按用户、组或其他方式定价?你如何确保你没有为你的团队不使用的功能付费?
步骤4:比较团队协作工具的兼容性
研究表明，员工平均每天使用大约11个工具和应用程序。当您比较团队协作工具时，寻找巩固和对齐技术堆栈的方法是值得的。确保您的协作工具与其他解决方案(如劳动力管理应用程序和呼叫中心平台)良好配合，可以带来各种好处。
SparkleComm统一通信通过确保所有信息在同一平台中保持一致，它可以帮助最大限度地减少知识和数据孤岛。此外，它可以确保您的员工在一个地方访问更多实际工作所需的资源，而无需切换应用程序。
与现有技术和硬件集成的灵活协作工具和软件也减少了对复杂定制配置的需求。从长远来看，这可以使管理和维护您的技术更加容易。
步骤5:优先考虑用户体验
当你比较团队协作工具时，关注员工体验是至关重要的。如果您的团队成员难以使用您提供的解决方案，那么采用将受到影响。这意味着你最终会为你不使用的软件付费。另外，如果员工开始使用他们喜欢的资源，您可能会遇到使用影子IT的困难。
专注于寻找易于学习和理解的协作解决方案。要做到这一点，一个很好的方法是考虑你的员工已经知道的系统。寻找能够帮助你密切监控员工敬业度和体验的工具也是值得的。寻找内置调查软件或跟踪工具的解决方案，帮助您监控应用程序的采用和使用情况。
步骤6:考虑安全性和遵从性
投资于协作工具是协调和授权团队的绝佳方式。但是，在比较团队协作工具时，您必须意识到基于云的技术可能给您的业务和数据带来的风险。仔细考虑你在你的行业中应该遵循的监管准则。
对于如何捕获、保留和存储数据，您需要多大程度的控制?您是否需要考虑特定的数据主权要求或访问兼容的记录工具?如何确保消息和信息在静态和传输中都是加密的?
查看您可以在协作软件中利用的访问控制也很重要。您是否可以定义每个员工的权限，以防止特定团队访问敏感数据?当员工离开你的公司时，你能迅速将他们从你的生态系统中移除吗?
步骤7:比较团队协作工具和可伸缩性
即使您只需要协作工具的少量许可和基本功能，也要确保考虑到未来。随着业务的发展，您不希望每隔几年就比较一下团队协作工具。
寻找一种易于扩展的解决方案，在必要时添加新用户(远程和现场)。确定你的协作应用程序将如何允许你添加功能。您的协作软件的供应商是否定期投资于创新的新解决方案，比如自动化的新机会?如果您想在未来巩固您的技术堆栈，您可以将您的协作解决方案与SparkleComm统一通信平台结合起来吗?
步骤8:探索创新
当您为您的业务比较团队协作工具时，必须对环境中发生的创新持开放态度。例如，生成式人工智能正迅速成为协作的标准部分。很多解决方案正在改变员工协作和人工智能的方式。
仔细考虑可以支持和增强您的团队的创新。88%的公司已经在使用生成式人工智能来促进协作和生产力。许多公司还在自动化方面投入更多资金，以尽量减少重复性任务并提高效率。
您甚至可以考虑进入扩展现实和虚拟世界的世界。像SparkleComm视频会议这样的解决方案可以前所未有地帮助弥合分布式员工之间的差距。沉浸式协作工具可以提高生产力和创造力，并为更有效的培训方案铺平道路。
步骤9:测试各种选择
最后，确保您能够有效地比较团队协作工具的最佳方法之一是对它们进行测试。许多用于协作的顶级工具，包括用于通信、项目管理和文件共享的工具，都有免费版本。
这使得业务领导者可以向他们的团队介绍不同的选择，收集他们的反馈，并就采用哪种平台做出明智的决定。为您的新软件和技术激活一个beta测试团队可以帮助您为您的未来做出正确的选择。跟踪来自协作工具和报告软件的洞察还可以确保您在正确的资源上有效地使用预算。
如何比较团队协作工具:正确的方式
弄清楚如何比较团队协作工具并不复杂。一旦您了解了您的团队如何协作和沟通，您就可以开始寻找消除工作流程中摩擦的解决方案。
通过以上步骤，您可以仔细评估当前市场上可用的各种协作工具，并根据预算做出明智的决策。请记住，随着您的需求和业务的发展，团队的理想协作工具也可能发生变化。准备好适应创新和机遇的出现。
