会议成本高昂，不仅在人们的薪水方面，而且在认知负荷、精力和士气方面。会议具有干扰性，将人们的注意力从通常需要高度集中的核心工作上转移开。除了电子邮件之外，会议一直被员工评为几十年来最严重的痛点。
在大流行期间远程工作的背景下，当很多人的压力和焦虑已经很高时，积极减少我们在会议上花费的时间是有道理的。 根据您的工作角色，您可能可以简单地退出某些会议，无论是取消还是放弃它们。如果可以以不同的方式更有效地传达会议内容，请不要召开会议。
那些你不能跳过的会议呢？毕竟，有些会议确实是有价值和重要的。会议让人们相互了解，从而产生友情。特别是在远程工作中，会议有助于建立信任， 当手头有紧急事项且速度成为问题时，会议通常是人们发现问题和做出决策的最快方式。一些会议以其他沟通方法无法提供的方式提供清晰度。
大多数人都知道，当你绝对必须开会时，会议应该有一个有目标的议程，议程应该提前传阅，或者你可以使用应用程序来帮助你举行更好的会议。很少有人会为这些步骤而烦恼。为什么不寻找其他方法来提高会议效率并减少您在会议上花费的时间？以下是如何做到这一点的四种策略。
- 开会前开半场会议
与其召开一小时的会议，不如安排一次 30 分钟的会议，并在实际会议开始前让所有与会者有机会参与内容。这种策略不仅有助于减少会议时间，还可以让内向者和其他人以比在会议上发言更容易、更舒服的方式参与。
你怎么做呢？使用异步协作工具，例如共享文档或在线白板，人们可以在其中阅读议程、写下问题、集思广益，或者做任何你想让他们“参与”会议的事情。当你给人们一个阅读、消化、评论、集思广益和异步思考的地方时，当他们不在现场时，他们可以花时间去做。他们也可以在最适合他们的时间做这件事，并且不会打断他们的核心工作。
您可能会考虑使用的一些应用例如SparkleComm视频会议平台，甚至是协作式笔记应用。
通过在实际会议之前为人们提供一个记录他们想法的地方，您将获得任何可能不会发言的人更好的参与。更重要的是，您应该能够将实际会议时间显著减少，可能减半，因为已经提前完成了很多工作。
此策略不适用于所有类型的会议，但它非常适合所有参与者都应参与的会议，例如头脑风暴SparkleComm视频会议或新产品启动会议。
- 指定计时员
指定一名计时员，并确保介绍该人作为会议计时员。计时员负责确保会议准时开始和结束，以及任何应保持时间限制的部分。
为了准时开始，简单地介绍计时器是一个很好的方法。为了准时结束，计时员可以根据会议的气氛和重要性宣布还剩五分钟、两分钟或一分钟。
- 就定期会议征求反馈意见
这里有一个策略可以帮助您减少重复会议的持续时间：向与会者征求反馈意见。对于定期会议最有效，例如常设团队SparkleComm视频会议和每周或每月签到，因为格式和某些主题通常每次都相同。
会后，询问具体的反馈意见，例如：
那次会议是否比需要的时间更长？是不是太短了？我们没有涵盖您想讨论的内容吗？我们不需要花这么多时间在什么事情上？如果我们以另一种方式进行，例如在共享文档中集思广益，会议的哪个部分会更好？
您的会议的与会者很可能对如何改进会议有很好的想法，这意味着缩短会议时间，改变格式，或两者兼而有之。
- 定制你的一对一
您的组织可能有一对一SparkleComm视频会议的规范，这意味着员工和经理之间的定期会议。他们通常每周举行一次，通常持续半小时到 45 分钟。但是谁能说这个时间表对你来说是理想的呢？
通过一对一，双方可以而且应该就会议的频率和持续时间是否有益和有效进行公开对话。每隔一周开一个半小时的会议可能就足够了。尝试在您的下一个一对一SparkleComm视频会议中提出这个话题，看看您和您的对手是否可以就理想的共度时间达成一致。
更短、更高效的会议
不是每个会议都可以取消。也不是每次会议都应该比您最初预期的要短，这取决于会议的目的和期望的结果。但可以肯定的是，知识工作者举行的大多数会议可能会花费更少的时间并提高效率。通过积极专注于减少会议花费的时间，您将大大减轻会议带来的痛苦。更重要的是，您的同事会感谢您。
