在企业集团的生活中，会议是必不可少的一部分。有效地使用您的管理技能和能力来成功举办此类会议非常重要。最近的技术进步也改变了进行团体商务会议的方式。如今，各种视频会议工具（如SparkleComm等）用于面对面会议，而不是亲自将参与者召集到会议室。下面提供了一些技巧，可以使您在商务沟通环境中的小组会议更加有效。
会议目的：如果您有一个好的召集目的，您可以使您的小组商务会议更有效。您应该在开始会议时说明召开会议的目的。有效进行商务会议最重要的部分是前 5-10 分钟，会议的领导者可以在其中设定基础、定义限制、安排参考资料并说明召开会议的目的等。您可以召开小组会议通过按时开始和结束，并在与其他参与者的交流中具体说明主要目的，这样会更有效。无论是面对面会议还是SparkleComm在线视频会议都应该准时开始，而不是等待迟到的人，因为这可能是对那些准时来的人的惩罚。而且，而不是为迟到者重复整个过程，你应该继续你的沟通。它将给迟到者一个信息，让他们在未来更加准时。
鼓励公开讨论：通过鼓励其他参与者进行公开讨论，您的业务小组会议可以更有效。它将允许害羞的人说出来，同时向您提供来自希望在这些会议中更热切地做出贡献的热切参与者的反馈。通常商务会议的领导者通常会支配其他参与者以提高他们的管理技能。这种支配可能会阻止其他人就任何问题发表意见。为了检查你主导商务会议的直觉，如果可能的话，最好将这次会议的领导权委托给其他人。它将允许会议的其他参与者通过在作为领导者的同时组织团队的思想来提高自己的管理技能。会议中的公开讨论可以帮助所有参与者始终专注于会议的主要问题，使商务会议更有效。
在继续进行之前关闭第一个主题：彻底讨论一个主题后，您应该在做出最终决定后完全关闭该主题，以便您可以将整个集团商务会议带到会议议程上的下一个主题。如果您浪费时间继续下一个主题而不结束第一个主题的讨论或绕圈子，那么您的会议永远不会有效。
回顾要点：如果您知道如何在关闭每个讨论主题或整个会议结束时回顾讨论要点，您可以有效地管理业务组会议。您应该在查看您的时间安排和行动计划以及任务和计划的执行情况后结束会议。它还将允许会议的其他参与者参与该会议的决策。当人们在某一时刻达成一致时，可能会发生一些非常有趣的事情。这样的协议可以迫使其他人遵循它们。如果会议的大多数参与者决定在特定时间点执行某些任务，那么它可以启动内部激励来有效地检查、监控和控制事情，同时使您免于承担这些责任。如果任何参与者抱怨必须做什么或他们应该做什么，则在同一轨道上工作的小组可以作为见证人。因此，您可以通过使用其他参与者的公开承诺作为强大的工具来有效地管理小组会议。
保留会议记录：小组商务会议最重要的部分是在接下来的 24 小时内分发会议记录。它将记录会议中做出的重要决定以及对其采取的行动。如果在这方面出现任何问题，该会议记录可作为证据。它不仅可以帮助您提高管理技能，还可以使会议的进行更加有效。即使您通过此工具进行了面对面会议或组织了SparkleComm在线会议，您也可以以书面形式或使用SparkleComm视频会议解决方案保存此类记录。
谨记这些技巧可以帮助您使您的业务小组会议比以前更有效。
