您可能没有足够的脑力来处理您的电子邮件邀请。让我们看看您不能忽视电子邮件邀请的一些关键原因，以及为什么精心制作的邀请会带来更好的会议。
详细的邀请可确保您的与会者做好准备
很多会议因为组织不善而失败。因为当与会者不知道目标和期望时，讨论就会分崩离析或无处可去。
您的邀请议程是准确说明任何特定会议的目的以及您打算完成的目标的理想场所。此外，邀请是您提醒与会者是否需要做任何功课或在会议期间带东西展示的机会。当日期滚动时，这可以减少浪费时间。
要知道没有人愿意盯着他们的日历思考“这次会议又是关于什么的？”
您的邀请要求您的队友（和您自己）负责
将会议邀请视为您和您的团队之间的迷你合同。通过接受您的邀请，某人表示他们致力于出现并全神贯注地关注您。
如果您没有使用日程安排和议程创建适当的邀请，那么他们在会议当天需要做任何事情就没有真正的责任感。详细的邀请还有助于突出同事的内部活动，以确保他们坚持任务并履行日常职责。
写出电子邮件邀请的另一个好处是，您可以立即确定是否真的需要开会。如果你完成了你的议程并规划好了一切，也许你最好的方式是通过SparkleComm快速通话或团队聊天来解决问题。反过来，这让你有责任不浪费任何人的时间。
精心制作的模板可以帮助宣传您的与会者
很多公司现在都在努力提高员工敬业度，这已经不是什么秘密了。您可以做的任何事情来增强您的与会者并让您的会议感觉更加个性化是一个加分项。
我们并不是说人们在看到您的会议邀请进入他们的收件箱时需要高兴地跳起来。至少，他们应该能够看到你的邀请，而不是立即翻白眼。简而言之，个性化的会议邀请模板将您的会议框架为积极的聚会，而不是咬牙切齿。
每封会议邀请电子邮件都需要什么？
好消息是，大多数会议邀请都简短而温馨（想想：大约 100 字左右）。这意味着将您自己的会议邀请模板放在一起并不需要您编写小说的文本。也就是说，您绝对需要仔细考虑邀请中的一些关键要素。
与会者不会暂停的特定会议主题行
默认情况下，您可能会自动将邀请标记为“会议”或“签到”。 但是想象一下，你同事的日历中有十几个同名的事件是多么的混乱。
值得庆幸的是，在会议标题方面，您不需要特别聪明。这不像您在编写销售主体行，点击是可选的。
如前所述，人们在查看会议邀请时应该确切地知道他们正在进入的内容。例如：
“凯特的季度绩效评估（30 分钟）”
“销售软件演示 + 产品团队讨论”
“每周例会 [日期]：更新 [x]，讨论 [y] 和 [z]”
看看它是如何工作的？这里的要点是具体的。即使您有定期会议（例如SparkleComm视频会议），您也可以切换主题行以反映当天讨论的谈话要点。
适当的日期和时间（注意您的时区！）
如果您希望人们对您的会议请求电子邮件采取实际行动，则需要考虑一些与时间相关的注意事项。对于初学者，不要把更多的会议交给那些已经被他们的待办事项清单压得喘不过气来的人。
这就是为什么公司应该采用相同的即时通讯解决方案（例如SparkleComm），您可以在其中查看同事的日历以避免日程安排冲突。虽然您显然不想在第二天召开任何人的会议，但请考虑您也不应该将会议安排得太早。
理想情况下，您应该尝试遵守某种关于日程安排的内部政策（想想：至少提前 72 小时通知，不超过一个月等）。如果您在远程工作，在与国外的同事或客户一起制定日程安排时，也要记住时区。
位置（远程或面对面）
对于SparkleComm虚拟视频会议而言，确定地点尤为重要。
对于我们中的许多人来说，会议室和会议桌已被数字会议链接所取代。不幸的是，这导致了链接标签游戏或来回不必要的通知，因为与会者争先恐后地找出会议在“哪里”发生。
如果您使用的是SparkleComm视频会议工具，确保所有与会者都在正确的位置非常容易。例如，您可以将会议地点定义为您的活动 ID，直接进入您的电子邮件收件箱。然后，SparkleComm会自动在您的会议邀请中填充必要的与会者信息。这包括诸如呼入号码、视频链接和可选密码等详细信息。
换句话说，您的SparkleComm会议的“地点”在他们的收件箱中清楚地说明了您的与会者。从那里，他们可以加入您的会议等候室，直到主持人允许他们进入以增加安全性。
个性化的介绍性摘要
在编写会议邀请模板时，您应该节约用词。介绍性摘要是突出会议目标的好地方。这个摘要应该在你的议程之前，不需要超过一两句话：
“希望一切都好，团队！在本周的讨论中，我们将跟进上周的电子邮件活动，并开始集思广益为下一季度制定我们的内容策略。”
会议议程和期望
最后，还有会议邀请的“内容”：议程。
为了方便您自己和与会者，将您的议程显示为要点是常见的做法。您的议程应包括：
会议期间要讨论或审查的问题（想想：谈话要点）
会议的行动项目和预期成果
如有必要，个别与会者的角色和职责（想想：有人领导演示或分享报告）
最后一点，重要的是您的整个团队都有权在虚拟会议期间进行演示和分享。这就是SparkleComm视频会议工具派上用场的地方，它允许您分发文档、共享屏幕并实时协同工作。
