就客户满意度而言，商务电话礼仪非常重要。电话可能是他们第一次与您的企业互动，第一印象很重要。 这就是为什么我们汇总了这十个技巧，以帮助您保持通话友好、乐于助人和专业。
以下是使您的业务脱颖而出的 10 大商务电话礼仪技巧。
- 做好准备
接听和管理电话可能很困难，但提前为电话做好准备会使它们更易于管理。准备好键盘或纸笔做笔记，并确保您彻底了解您的产品、服务和客户。
培训您的员工，为所有来电者提供一致的、知识渊博的帮助，以确保无缝的客户体验，让您的客户对每次互动都感到满意。
- 做笔记
确保在整个通话过程中做笔记，即使您相信您能够在客户在线时处理问题。您的笔记越详细，您就越能做好准备，以防在此过程中稍后需要回调。
确保每条笔记都清晰易读，并且任何阅读它的人都能理解它所说的内容。确保将注释保存在系统中，以便您或同事稍后可以参考它以进行适当的跟进。
您的笔记应包括通话的日期和时间、通话内容、要采取的任何行动项目或后续步骤、通话对象以及所发生情况的详细信息。
额外提示：为了让另一位代表更容易从您离开客户的地方继续工作，SparkleComm统一通信系统与您喜欢的CRM集成，将为每位客户和每次互动汇总电话、求助单和备注，确保不会漏掉任何信息。
3.不要打扰
让您的客户在打电话时发言，即使您觉得自己有重要的事情要说。在别人说话的时候打断别人是不礼貌的，也会让对方感到不舒服和被低估。
通常，客户会打电话抱怨或表达不满，虽然这些电话可能令人沮丧，但保持冷静并让客户发表意见至关重要。一旦客户完成了他们想说的话，您将有充足的机会在对话中添加一些积极的东西。
4.风度翩翩
有时，客户很难通过电话而不是面对面表达他们的担忧。培训您的客户服务代理，使其听起来友好并能够进行诚实、人性化的对话。请务必在通话过程中使用来电者的姓名，并在可能的情况下表达同理心。
当客户服务代理能够证明他们了解客户的问题时，他们听起来很友好。你越能感同身受，你就越有可能与客户建立联系。
打电话时微笑。即使您正在录制语音邮件或为某人留言，您的语气也会听起来更加欢快和友好。
- 专业
风度翩翩并不意味着你可以吝啬专业精神。不要让您的商务电话礼仪在重要通话期间滑倒。在电话中表现得随意很容易，但必须保持专业的风度。注意你的语气，仔细地表达你的想法。 避免在商务电话中分享个人信息、不恰当的幽默或负面评论。请记住，即使您的客户可以说出任何想法，您也代表您的公司，并且必须始终保持专业的举止。
6.了解你的按钮
很少有事情比在与客户服务代理通话中意外挂断更让客户感到不安。确保您知道如何正确使用SparkleComm电话系统上的按钮，以避免可怕的挂断。请特别注意“保留”和“转接”按钮。这将减少意外掉线，节省时间并防止客户烦恼。
- 消除背景噪音
关掉收音机，关上办公室的门，让其他电话和桌面通知保持安静。确保在通话期间没有同事进出办公室，并且没有任何背景噪音会分散谈话的注意力。
如果您在远程工作，这可能更具挑战性，但它仍然很重要。无论您是在家庭办公室还是实体呼叫中心环境中，来电者都不应在通话期间知道您在哪里。
- 使用语音信箱
商务语音邮件很容易被忽视，但它是您电话礼仪计划的重要组成部分。首先是设置业务语音邮件，允许客户在无法联系到某人时留言。制作礼貌、愉快和专业的SparkleComm语音邮件提示。
不要停在那里。没有什么比留下语音邮件但从未得到回复更糟糕的了。确保制定一个计划，包括检查消息、确定优先级和回电话。
- 通知客户
客户看不到你在做什么。如果您正在采取措施帮助他们，请通过这些步骤与他们交谈，以便他们知道发生了什么。如果您要转接他们，请让他们知道他们接下来要拨打的号码。避免让客户长时间搁置而不让他们知道发生了什么以及您什么时候回来。
当线路保持沉默时，客户会想知道您是否仍在关注他们，因此在您处理他们的问题时，确保及时更新让他们了解这一点很重要。
- 积极主动
您不会总是能够在通话中解决客户的问题。如果您没有资源立即处理他们的问题，请务必让他们知道接下来的步骤是什么，您将如何帮助他们以及何时会发生。
如果行动项目是针对客户的，请解释他们需要做什么。不要在没有解决方案的情况下结束通话。
当您无法在现场帮助客户时，请确保他们知道原因。如果他们不满意，请解释您可以做些什么来帮助他们，并让他们知道谁负责或他们可以与谁交谈以获得进一步的解决方案。将问题上报给组织中的适当人员，以便客户知道解决方案即将到来。
始终与您的客户保持开放的沟通渠道，以便双方都对结果感到满意。
商务电话礼仪：让您的小企业感觉很大
这些提示可确保每位代表都是专业的并为每个电话做好准备。通过始终如一的商务电话礼仪，客户每次与您的业务联系时都将获得良好的体验。他们会感到被重视，他们的问题会得到解决，他们会更有可能为他们未来的需求寻找你的公司。
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