随着组织继续使用视频会议平台进行会议和培训，视频记录的数量越来越多。组织必须知道如何安全地存储这些记录。
SparkleComm视频会议已成为大多数组织的常态。此外，远程工作正在改变人们处理内容的方式——特别是视频会议记录。为了保证视频内容的安全，组织必须对员工进行相关流程和合规性法规的教育。
如何管理视频记录
组织必须知道谁可以访问、查看和共享视频记录。 组织应确保如果用户共享录音，接收者是其他已批准的用户。 在组织计划保护视频会议记录之前，它必须制定管理视频记录的策略。一些重要的考虑因素包括：
- 决定组织是否将启用视频录制。视频会议录制需要 IT 配置。此外，组织必须咨询有关录音的州法律。
- 定义记录策略。组织必须围绕记录制定标准操作程序。如果员工参加其他人记录的会议，相关方必须同意不与组织或与会者列表之外的任何人共享该信息或记录。有了具体的政策，组织就可以执行这些规定。
- 确定管理录音的方式和地点。组织必须决定是否将内容上传到协作平台。
- 教育用户如何管理录音。组织必须告知员工视频录制带来的风险。员工应了解如何以符合合规性的方式管理、分发和共享内容
组织可以遵循以下六项建议来确保视频会议记录的安全。
监控用户访问
Gartner 副总裁兼分析师 Adam Preset 表示：“你必须非常谨慎的是，在对某人的角色没有必要的情况下开放对会议录音的访问。” 视频会议结束后，只有会议参与者或负责合规和质量保证的人员才能访问录制文件。
组织应确保如果用户共享录音，接收者是其他已批准的用户。
设置限制和访问控制
法律和合规官员负责制定保护组织的政策。然后，该组织培训员工如何处理录音以及谁负责录制会议。
通常，管理录制开始和停止的会议主持人或会议组织者还具有对录制的编辑能力。
会议主持人还可以决定是否剪掉录音的某些部分。例如，假设虚拟会议提前结束，并且参与者在会议仍在录制时继续交谈。在这种情况下，会议主持人负责从录音中删除不必要的信息。但是，此决定取决于组织和现行政策。
限制文件共享
许多处理录像的企业视频内容平台都有访问控制，以确保只有目标观众才能访问录像。为确保用户仅与其他授权个人共享文件，组织应实施多因素身份验证，以便只有内容的目标受众才能访问。
但是，组织可能难以阻止人们在个人设备上录制视频并将这些录音分享到其他地方。
有一些企业视频平台会对视频录像加水印，因此很明显，某个人正在查看录像，然后使用他们的智能手机或屏幕捕捉工具不当录制。
如果组织正确且安全地配置环境，这应该不是问题。
安全转录 如果用户可以访问视频记录，他们可以下载会议记录以供离线使用。
你应该避免做的是从存储它的系统中复制副本并将其保存 或发送到其他地方。如果有人下载了会议记录，该人可以在记录文档中写下与视频中所说的内容不同的内容。如果转录本的信息与录音不同，这可能会导致问题。组织应确保员工将所有资产——包括转录和录音——保存在一个地方，以确保安全。
不要在所有通话中都使用视频
员工不需要录制每个视频会议，也不是所有通话都需要视频。例如，如果有人签到或跟进客户，则员工不一定需要记录电话。
一般来说，通话需要录音是没有必要的。或者 HR 需要记录一些有关问题，他们需要记录个人电话以供将来参考。
某些工作角色，例如呼叫中心的工作角色，需要记录所有呼叫。组织应制定书面政策，解释何时要求员工记录会议。通常，部门负责人对是否记录有最终决定权。
选择企业而不是消费级选项
组织必须选择适合企业的软件来保证内容的安全。组织可以完全控制企业级选项，并可以鼓励员工使用这些安全平台。
当你拥有这些类型的企业解决方案时，它们通常会有保留政策。这些服务]只有在业务需要的情况下才能保留视频记录，而消费者账户则没有这些政策和限制。
一些用户还更喜欢第三方产品来简化流程——例如，视频转录——但这些产品也可能使重要信息面临风险。第三方工具可能没有与组织相同的政策和限制，因此用户必须谨慎。想要在日常流程中加入第三方工具的人应该咨询他们的安全官或部门负责人，看看组织是否已经有了他们可以使用的安全工具。
