Web 会议和 Web 研讨会允许多人使用特殊软件或 Web 界面进行在线协作。Web 会议和研讨会的独特之处在于能够与所有与会者共享桌面、文档和应用程序。Web 会议和研讨会的音频部分要么通过电话会议处理，要么通过互联网通过VoIP和特殊耳机处理。
网络会议和研讨会的组织方式很像SparkleComm电话会议：
- 组织者在特定日期和特定时间发送电子邮件或文本消息邀请以加入 Web 会议。
- 邀请包括会议链接和密码或进入密码。如果邀请被接受，则会在与会者的日历应用程序中编写提醒。
- 一旦所有与会者登录到会议或研讨会，一个演示者将控制会议。作为演示者，您可以共享您的桌面和其他文档和应用程序。您还可以将控制权交给其他与会者，让他们演示。 Web 会议和 Web 研讨会之间的区别在于会议或演示中的小组规模和互动量。网络会议适用于 10 人或更少人的团体，与会者都有机会轮流发言和展示。网络研讨会面向数十甚至数千名与会者，其中只有少数演示者或小组成员有权发言和共享文档。
以下是网络会议程序的一些常见功能：
使用 Microsoft Word、Microsoft PowerPoint 和 Adobe Flash Player 等常见应用程序，演示者可以创建通过音频甚至流视频增强的动态图形演示。
能够使用易于使用的模板创建电子邮件邀请。该软件还能够安排事件提醒和后续电子邮件。
桌面共享允许演示者实时向与会者显示他计算机上的所有内容。他们看到的正是他所看到的。演示者还可以将其桌面的控制权交给任何其他与会者。或者，通过更改演示者，任何其他与会者现在都可以与组中的其他人共享他的桌面。
文档共享和应用程序共享的工作方式完全相同。尽管这在小型 Web 会议设置中更为常见，但演示者可以将打开的文档的控制权交给其中一位与会者，然后他们可以远程编辑或更改文档。还可以共享应用程序，甚至无需在每个与会者的计算机上加载软件。
文件传输允许您在在线演示之前、期间或之后发布文档以供下载。
音频控制允许演示者根据需要将小组成员和与会者静音或取消静音。对于大型 Web 研讨会，通常会将所有与会者静音。
白板是共享的虚拟工作区，演示者可以在其中剪切和粘贴文档、图表和图像。通过共享对白板的控制，演示者可以像在现实世界的白板上涂鸦一样进行绘图、注释和编辑。
为了获得更好的交互性，演示者可以向与会者提供聊天功能或向演示者提供即时消息问题的选项。
大多数网络研讨会软件还包括用于分析演示成功与否的工具。演示者可以利用实时投票和与会者情绪表。某些程序包括监视用户桌面行为的能力，以查看他们是否会从演示文稿中分心并开始处理其他文档。如果是这样，该程序可以告诉演示者他们的与会者的注意力何时漂移以及持续了多长时间。
还可以录制网络研讨会以供以后在演示或培训课程中使用，或下载以在桌面上点播播放。
一些网络研讨会软件包括直接从网络摄像头或数码摄像机流式传输的内置视频功能。还有更昂贵的网络研讨会服务，可帮助为大量观众创建专业质量的流媒体或点播视频演示。我们将在下一节中详细解释这些网络广播服务的工作原理。 Web 会议和研讨会之所以有效，是因为它们托管在服务器上。来自演示者计算机的图像不断上传到服务器，并以类似于流视频的过程不断“提供”给与会者。与会者能够共享桌面、文档和应用程序，因为这些文件暂时“存在”在服务器上，任何拥有正确链接和密码的人都可以访问这些文件。
网络会议和研讨会在商业和私营部门有数十种应用：新产品演示、大学远程学习、远程员工培训、编辑副本、法律文件、建筑图纸等方面的协作。
网络会议和研讨会很容易建立，可以增加小团体的协作，增加大团体的互动性和普遍兴趣。
