每个企业都需要一个适合其需求的强大电话系统。即使是拥有少数员工的小型企业也需要企业电话系统，而不是依赖个人专线或手机。以消费者为中心的电话线不提供电话目录、呼叫转移或虚拟分机等企业级功能。
随着员工人数的增加，您的沟通需求也会增加。每个新员工都需要自己的电话号码以及联系其他部门或办公室同事的方式。您的员工需要与您、彼此以及您的客户进行沟通。
这就是电话分机的用武之地。通过扩展，您可以将公司中的每个链接相互连接，也可以与您连接。此外，您可以让客户有机会根据需要联系他们想要的人员或部门。对于大公司来说，电话分机对于有效沟通至关重要。
如果您对电话分机以及如何将它们用于您的业务感到好奇，本综合指南将深入探讨该主题。
商务与住宅电话分机
电话分机已经存在很长时间了，该功能几乎与固定电话技术一样古老。但是，电话分机在消费者或商业环境中的工作方式有所不同。
对于住宅线路，分机允许用户从家里的任何地方接听电话。这基本上意味着您有第二个甚至第三个仪器连接到您的主号码。当有人拨打您的电话号码时，家中的所有设备都会响铃，让您可以从任何地方接听电话。
但要记住的关键是只有一条线路到房子。如果您正在使用第二台仪器与某人通话，则家中的其他人无法从另一台设备向外呼叫。对于不在通话中的每个人，线路显示忙。
业务系统中的电话分机工作方式不同。它允许组织购买比员工总数更少的生产线。通过扩展共享一些外部线路是可能的。该系统有效，因为员工不会一直使用电话。例如，如果您有 10 个工人，则不需要购买 10 条线。根据您的需要，您可以使用 3-4 条线路和电话分机。使用分机的员工不会为每个人都占用线路。
什么是电话分机？
分机号是可以分配给单个员工、团队、部门或业务部门的短号码。它是一个内部代码，使用户能够快速轻松地联系到他们的同事。您的客户还可以通过拨打他们想要与之交谈的人的分机号码来绕过普通的自动助理。因此，该功能也称为分机拨号。
内部和外部呼叫者以不同的方式使用相同的分机号码。假设您让两个员工在同一个办公室工作。一个的分机号是 103，另一个员工的号码是 104。如果他们想通话，103可以拨打 104，不需要完整地拨打公司号码。
对于客户或供应商等外部呼叫者，必须将分机号码添加到主要业务号码中。因此，如果您的公司电话号码是 987-6543，那么客户需要拨打 987-6543-103 与一个员工通话或拨打 987-6543-104 与第二个员工通话。 电话附加信息如何运作？
传统上，分机号码由 4 位数字组成，如 1002 或 2563 等。模拟电话系统不提供更长或更短分机的可能性。幸运的是，托管电话服务提供商也提供3位或5位分机拨号。您甚至可以为员工分配分机号，例如 4 或 65。
项目团队或部门也可以有自己的扩展。它允许用户联系其他部门或业务部门的同事。小型企业可能不需要部门扩展，但随着组织的发展，这是一个有用的功能。
电话分机与业务线的自动话务员功能结合使用。如果客户不知道他们试图联系的人的分机号码，自动总机允许他们选择部门并将呼叫转移到正确的分机。另一方面，如果客户确实知道分机号码，他们可以跳过自动话务员陈述并直接拨打分机。
虚拟号码和分机号的区别
分机的工作方式与虚拟号码非常相似，因为它们都将呼叫转发到其他端点。它们都是虚拟的，因为它们没有附加到特定的位置或邮政编码。两者都由数字组成，但扩展名通常更短。两者之间的区别取决于使用它们的上下文。
虚拟电话号码通常与特定设备的 IP 地址相关联。该设备是桌面电话、手机还是计算机都没有关系。当有人呼叫该号码时，呼叫会被转发到连接到该 IP 地址的设备。当您通过SparkleComm VoIP 系统呼叫某人时，这是其他人在电话屏幕上可以看到的号码。它允许员工在使用相同业务号码的同时在不同设备上拨打和接听电话。 分机与特定设备或其 IP 地址无关。相反，它是 VoIP 电话系统本身的一部分。与您的 VoIP 供应商签订的合同中规定了创建和使用虚拟号码的费用。扩展通常是免费的，但您可以拥有的最大数量可能有限制。分机可以将您带到个人、部门甚至语音邮件收件箱。
添加用户和扩展
在大多数 VoIP 电话系统中，添加新用户或分机非常简单。您登录在线仪表板并选择添加新用户的选项。以这种方式设置新员工时，您还可以为他们分配特定的分机。事实上在 SparkleComm VoIP 电话系统中就可以添加用户。
如果您已经拥有员工和用户帐户但想要添加扩展名怎么办？您可以在SparkleComm电话系统中编辑现有用户并添加要使用的扩展名。假设一名工作人员搬到不同的办公室。您无需更改任何内容，即使物理位置发生变化，它们当前的扩展程序仍然有效。如果您有部门分机，您可以在员工转换部门或获得晋升时更新其编号。
删除扩展或完全删除用户也很容易。如果员工离职或企业不再需要那么多分机，只需删除它们并更新自动助理（如有必要）。即使您的提供商不对电话分机收取额外费用，您也可能希望删除未使用的分机以便于管理。
如何拨打带有分机号的电话号码
拨打电话分机与拨打 VoIP 电话号码相同。唯一的区别是处理内部和外部调用的方式。
内部呼叫是指在组织内部发起的呼叫，无论物理位置如何。因此，不同办公室甚至国家的两名员工仍然可以互相通话而不会产生长途费用。如果您的团队分散在不同的位置，分机拨号尤其重要。
外部呼叫是指从组织外部发起并到达公司内部端点的呼叫。因此，客户、供应商、合作伙伴和呼叫您的员工之一的其他方也可以拨打分机，但它通常附加到主要业务号码。如果您在SparkleComm电话系统上启用了自动总机功能，即使不知道分机的来电者也可以被路由到正确的人。
并非企业中的每个人都需要扩展，而其他人可能需要一个成熟的虚拟号码。通常，高级管理人员和接待等角色需要数字。部门内的其他员工（如技术支持或客户）可以使用扩展名。
呼叫如何路由到分机？
正如您所见，从用户的角度来看，分机号与电话号码没有太大区别。但它们在幕后提供了重要的功能。因此，了解来电者拨打号码后呼叫如何转到不同分机非常重要。
将呼叫路由到电话分机涉及确定如何处理呼叫的几种算法之一。大多数组织会根据接收者是个人、团队还是部门而制定不同的规则。
第一步是创建一个目录，将来电者定向到部门或特定个人。当呼叫者拨打分机或选择一个选项时，呼叫会相应地路由。
设置个人拨号规则
用户还可以创建关于哪些设备应该为来电响铃的规则。假设销售经理有一部桌面电话、一部商务电话、一台笔记本电脑和他们个人手机上的应用程序。他们可以选择让来电同时响铃所有设备或按特定顺序响铃每个设备直到他们接听电话。
设置部门拨号规则
您可能还需要不同部门的不同规则。例如，人力资源部门可能不会接到很多来自客户的外部电话。在这种情况下，您可以先将所有呼叫路由至经理，然后仅在经理不可用时将其路由至团队成员。经理充当外部人员的单一联系点。他们稍后可以将任务分配给特定员工。
设置团队拨号规则
另一方面，技术支持团队可能会接到数百个客户的电话。您可以将来电设置为同时响铃团队内的所有分机（同时外出）或循环每个分机直到有人接听电话（循环路由）。 在这种情况下，每次呼叫以相同顺序振铃分机的顺序呼叫路由可能是有害的。这意味着名单上的第一个员工将不得不接听更多的电话，打扰他们的其他工作。如果您的销售或服务代理必须达到目标（完成交易或解决问题），那么每个人都应该有机会接听来电。
