在疫情爆发之前，我们长期以来一直支持虚拟活动，主要是作为一种向无法亲自参加的人推广产品或扩展现场活动的方式——前者以网络研讨会的形式恰当地形成，后者通常指的是内部公司“市政厅”会议，高管和项目团队与员工分享新闻。但是，在举办客户、潜在客户和用户社区活动时，除了直播主题演讲之外，公司一直不太愿意改变会议的形式——直到现在。
就像商业领袖改变了在家工作的心态一样，许多人现在参加甚至举办虚拟会议。我发现人们经常对视听质量、出席人数以及在活动期间和之后共享内容的容易程度感到惊喜。除此之外，如果做得好，虚拟会议可以减轻参加现场会议带来的一些负担——想想没有通勤或整天在会议中心来回跋涉。
但是虚拟会议，尤其是在锁定期间组织的活动，需要不同的计划、技能和最佳实践才能顺利进行、看起来很专业并确保主持人和代表的安全和隐私。以下是确保您的在线会议令人难忘的技巧：
1 – 以与实体活动相同的严谨度计划在线会议
这意味着从选择一个激动人心的、及时的主题和议程到吸引代表和赞助商，无所不包；与所有利益相关者进行良好沟通并提前准备演讲者。虚拟活动非常适合社区建设和内容共享，因此请记得在事后跟进演示文稿、录音和演讲者的个人资料等内容的链接。
2 – 使其社交化
在线会议非常适合社交媒体放大。对于公共活动，请始终创建和共享一个独特的活动主题标签，以便您可以在活动之前、期间和之后创建嗡嗡声。还请记住在您的通讯、活动网站和演示幻灯片上分享所有发言人的 个人资料，以便代表们可以更轻松地连接和社交内容和引语。
3 – 为每位参会者设置主持人和唯一密码
不要在公共领域的任何地方发布您的SparkleComm密码，包括在社交网络上！这一重要的保护措施有助于确保只有注册的代表才能参加您的活动。为了所有SparkleComm参与者的安全和保障，您应该只使用具有此功能的系统。
4 – 向所有在家演讲的演讲者提供详细的简介
这应该包括帮助演讲者通过视频看起来和听起来最好的建议；在后台显示什么（而不是显示！）；提醒家人不要打扰并尽量减少背景噪音（手机静音）；以及如何测试音频和视频设置和设备（扬声器的笔记本电脑或 PC 最好通过以太网电缆而不是 Wi-Fi 连接）。获得正确的照明也非常重要 - 例如，扬声器后面明亮的阳光窗户会投射出暗影。
5 – 分配多个管理员
永远不应要求演讲者同时进行主持管理。幻灯片将填满他们的屏幕，遮挡版主控件。超过 100 人的活动应该有两个主持人来跟上所有的动作。主持人将负责监控谁加入了活动，将发言人静音/取消静音，在合适的时间推送最佳视频布局，促进与会者并响应问答。
6 – 在实际活动之前举行“彩排”
这确保了当天的事情顺利进行。您的演讲者不仅会喜欢有机会在他们的演示文稿中解决任何平淡的时刻和其他问题，它还允许主持人熟悉视频会议系统中他们可以使用的所有控件，并且 IT 可以对网络进行声音检查和正在使用的设备。
7 –进入时静音
SparkleComm的此功能可确保新演示者开始静音，允许拥有者决定何时取消静音。大多数参加过由新手主持的视频会议的人都会目睹未启用进入时静音时随之而来的混乱：各种参会者快速连续成为演示者，通常是由家庭办公室的背景噪音触发的。
8 – 激发高参与度
举办活动时，没有什么比不参与的代表更痛苦的了。部分问题可以通过提醒代表提前讨论的发言人和主题并敦促他们提出问题来解决。有些人可能不愿在镜头前提问，因此请确保主持人通过在聊天窗口中发布问题来预先解释代表如何提问。
9 – 确定细节
不要让对细节的不注意让设计精美的活动场地或有趣的创意议程失望。创建一个清单，列出活动前需要完成的所有工作，其中包括在活动前向您的代表发送至少两份带有加入说明的提醒，并在同一天发送另一份提醒。如果活动将被记录，这些提醒还应通知代表。如果您正在录制，请记住在开始时点击录制按钮！某些系统默认允许您通过事件设置自动录制。拥有者和管理员应在开始时间前几分钟会议，以查看比赛计划、测试和解决任何技术问题，并回答任何最后一刻的问题。制作所有后勤和技术细节的清单，以避免遗漏任何重要步骤。
10 – 加倍努力感谢您的赞助商
如果您的赞助商一直致力于从现场活动到虚拟活动的过渡，则尤其如此。确保在活动期间和结束时突出显示他们的徽标，并且主持人感谢他们。
无论您是计划小型聚会还是大型全球行业会议，这些提示都将有助于确保您的活动因所有正确的原因而被记住。如果您所在的企业还没有进行在线会议，不防试一下SparkleComm。
