根据研究，在没有人工代表和程序复杂之后，排长队是第三大最令人恼火的服务问题。出于这个原因，呼叫中心经理必须密切关注呼叫排队情况，并采取适当的措施来减少等待时间和掉线率。
排长队可能是由多种因素造成的，包括不熟练的代理和过时的技术。不管是什么原因，我们的目标应该是无论如何都要控制它。但是，在我们进入呼叫队列的原因和呼叫队列系统的好处之前，让我们首先了解呼叫队列是什么。
什么是呼叫队列？
呼叫排队是呼叫中心 用来管理呼入呼叫的技术。当客户呼叫呼叫中心时，呼叫将路由到可用的SparkleComm座席。但是如果所有SparkleComm座席都在打电话或由于某种原因忙怎么办？这就是呼叫排队电话系统派上用场的地方。顾名思义，呼叫队列只不过是一个虚拟的等候区，所有无人值守但活跃的客户呼叫都在此暂存，直到呼叫中心SparkleComm座席处理它们。
什么是呼叫排队
在客户与代理建立联系之前，他们将收到欢迎消息、广告以及有关公司当前或即将推出的产品或服务的信息，并保持参与。但是，无论您采取什么措施来招待客户并减轻他们的挫败感，在大多数情况下，冗长的呼叫队列都会给组织留下不利的印象。
这就是为什么必须不惜一切代价防止它。然而，为了完全避免它，我们首先必须了解它为什么会发生。
呼叫中心长呼叫队列的 4 个主要原因
1 ) 人手不足的客户支持部门
呼叫队列长的第一个主要原因是客户服务部门人手不足。例如，假设您创办了一家企业，预计每天有 30 个客户来电，因此您雇用了 2 个SparkleComm 座席。3 个月后，呼叫数量增加到 100，但您仍有 2 个SparkleComm 座席来管理所有这些呼叫和查询。
这是一个可行的情况吗？显然不是。这样的工作安排经常会导致很长的呼叫队列，并使现有SparkleComm 座席负担过重，需要处理太多的工作。因此，如果您想消除冗长的呼叫队列，则必须雇用足够的劳动力。
2 ) 过时的联络中心技术
呼叫队列过长的另一个重要原因是使用传统或过时的联络中心技术。因此，您需要投资并采用先进的呼叫中心技术，例如 VoIP 电话系统、自动总机、电源拨号器、呼叫路由系统、交互式语音响应 (IVR) 软件和呼叫跟踪软件等，以便有效管理客户服务和支持的呼叫队列并提高座席绩效。
所有这些尖端工具和技术都将跨渠道同步所有数据，将呼叫队列重定向到语音邮件，自动记笔记，估计确切的等待时间，并将客户与合适的SparkleComm 座席联系起来以确保快速解决问题。
3 ) 旺季或节日季
电话排队很长的另一个原因是高峰期或节日季。每个企业全年都有几个高峰日或旺季。例如，酒店业在节假日有旺季，电商在节假日有旺季，等等。
这就是为什么呼叫中心在这些日子里的呼叫量明显高于其他日子的原因。处理增加的呼叫流量的最佳方法是雇用更多的呼叫中心中心SparkleComm座席。如果不这样做，将导致呼叫队列过长、客户体验不佳并损害您的声誉。
4 ) 非熟练员工
我们坚信，人手不足总是比拥有非熟练劳动力要好。不熟练的员工不仅会影响生产力，还会造成组织的负面形象。此外，不称职的代表也可能是造成长呼叫队列的关键因素。
例如，假设一家公司在旺季雇用了新SparkleComm座席，并要求他们管理客户电话，但没有为他们提供适当的培训。在这种情况下，座席将无法处理客户，导致通话时间长和通话队列长。因此，在让他们处理电话之前，始终为您的团队提供适当的培训。
这些是长呼叫队列的四个最常见原因。现在，让我们看看呼叫排队系统如何帮助消除长呼叫队列。
呼叫排队系统的 4 大优势
1 ) 降低呼叫放弃率
采用呼叫排队系统的第一个关键优势是它可以显着降低掉话率。此外，由于该系统可提供有关预计接听时间的准确数据，因此呼叫者将知道他们不必等待太长时间并且不会断开呼叫。
此外，在客户通话时通过个性化音乐或促销广告来娱乐他们也是保持呼叫者参与的好方法，同时也向他们宣传您的计划、服务和产品。
2) 提升客户满意度
呼叫队列系统是向您的客户表明您重视他们的时间的绝佳方法。借助创新的呼叫中心技术和可靠的流程，您可以通过减少等待时间来准时招待大多数客户，从而提高客户满意度。
此外，呼叫排队系统会将入站呼叫定向到适当的代表，他们是解决该特定查询主题的专业人员。最终，这不仅会提高首次通话解决 (FCR) 率，还会让消费者满意。即使他们在第一次通话时未能提供解决方案，他们也可能会随时安排回电并提供解决方案。
3) 减少平均呼叫处理时间
由于此呼叫排队软件将呼叫者定向到经过培训可以处理这些特定类型查询的正确座席，因此当呼叫者连接到正确的SparkleComm座席时，它显着减少了平均呼叫处理时间，而无需让他们从一个部门跳到另一个部门。这也将帮助他们获得快速解决方案。
此外，由于系统以系统的方式组织和分配给每个座席的呼叫，座席将获得有关下一个呼叫者的信息、他们的电话号码、问题，还可以检查他们的记录，以准备理想的解决方案。所有这些都将减少客户处理时间。
4 ) 提高代理生产力
呼叫排队系统不仅会提高客户体验，还会提高座席的工作效率。由于呼叫在所有座席之间自动分配，因此不会像手动分配那样使单个座席负担过重。
此外，呼叫路由可确保仅向代表分配具有与座席技能或职位相符的查询的客户，从而减少呼叫转移的可能性并确保在第一次呼叫时得到快速解决。此外，呼叫分析还可以帮助他们找到自己的优势和劣势。
呼叫排队软件的这 4 个优点解释了您为什么需要一个SparkleComm呼叫中心。
