2020年对世界各地的每个人来说都是充满压力的一年。不管其他什么有新闻价值的事件，2020年都将因大流行而被铭记。像锁定和隔离这样的词是全球词汇的一部分。对于组织而言，2020 年再次强调了沟通的重要性。
管理公司沟通的必要性
内部和外部的沟通一直对企业至关重要。但随着持续的封锁、员工远程工作以及财务问题的压力增加，办公室管理他们的通信变得更加重要。
不幸的是，由于多种原因，在锁定期间管理公司通信具有挑战性。由于公司失去合同或停止工作，许多人失去了工作。这意味着组织人员不足，其余员工必须在家工作。当您甚至无法面对面见面时，如何进行有效沟通？
在家工作可能不利于生产力和员工的心理健康，尤其是在危机期间意外发生时。不是每个人都可以远程工作，即使你能做到，也不是每个人都会喜欢它。远程工作使沟通和协作变得更加困难。
这并不意味着您对此无能为力。虽然锁定情况会根据您的工作地点不断变化，但领导者仍然可以使用现有工具管理公司沟通或寻找新工具来满足需求。
管理关键领域的公司沟通
沟通策略会因您的谈话对象而异。例如，针对客户的消息将与您在内部传播的消息不同。这方面在锁定期间不会改变。以下是管理公司沟通时需要关注的四个关键领域：
集中您的沟通团队
较大的组织通常采用分散的沟通方式，员工分布在多个地点的公司也是如此。但在任何危机期间，集中沟通团队很重要。组织需要一个专注的团队来创建信息并以正确的方式例如利用SparkleComm统一通信平台传播它。在此期间，您不希望错误信息、谣言和谎言传播。
谁应该成为这个沟通团队的一员？它通常会有所不同，具体取决于公司。团队至少应该由一名高层领导、一名人力资源人员、一名领域专家和一名沟通专家组成。确保团队不会成为十几个或更多人的委员会，这不利于您管理公司沟通的目标。
定期与员工沟通
一旦您的团队就位，就该考虑您的受众了。您在与谁交谈，他们需要知道什么？大流行影响了从股东到客户和员工的每个人。但是，在锁定期间，您有责任让您的员工了解许多事情。员工会有很多问题，例如：
当每个人都在家工作时，情况会发生怎样的变化？
如何与同事和经理保持联系？
公司采取了哪些措施来确保他们的安全？
他们的工作是否面临风险，他们会失去工资或退休储蓄吗？
公司沟通应侧重于解决这些问题以及您的员工可能遇到的任何其他问题。此外，请确保您至少每隔一天与员工沟通一次，哪怕是通过SparkleComm视频通话。缺乏清晰的沟通会使人们感到孤立，尤其是当他们在隔离期间独自工作时。
与客户的沟通
与客户交谈也是管理公司沟通的一部分。组织在两个广泛的领域与客户沟通：
1.大众传播——这包括公司信息、广告、营销、社交媒体帖子等。您应该确保所有此类沟通在解决客户问题时都具有同理心和敏感性。许多公司不得不停止做广告或改变营销方式，以免在全球危机期间显得耳聋。
2.个人沟通——当您的员工在提供服务时与客户交谈或客户联系您时，就会发生这种情况。您的客户也可能对公司在锁定期间如何处理健康和安全要求或您的服务/时间是否会受到影响有疑问。重要的是，您的员工知道在这种时候与客户沟通的方式，例如有时候选择SparkleComm视频会议沟通或许是最好的。
与社区的沟通
大流行不仅影响了个人、家庭和企业，还影响了社区。有可以交流很多方面与他们包括使用业务的慈善机构的扶持。与当地公民领袖或其他企业展开对话，探索寻求帮助的途径。它可以很简单，例如为您的员工提供休假时间来志愿服务或向医疗保健提供者捐赠口罩等用品。
现在你知道你在和谁说话，你应该考虑你需要告诉他们什么。如前所述，几乎每个人都会对总体上的封锁有疑问。员工也会有您应该解决的具体问题。
关于新冠肺炎大流行和公司回应的信息
这些消息对于不同的受众可能是相似的，主要区别在于您应该包含多少细节。例如，客户可能不关心您是否对计算机设备进行了消毒，但他们确实需要知道您的营业时间是否会发生变化。
虽然外部消息传递很重要，但请记住，您的员工将需要有关当前情况的信息以及情况变化时的更新信息。当每个人都在家工作以优先保持距离时，您是否正在更改办公室配置？告诉你的员工。在危机中，通过SparkleComm即时通讯来及时提供信息可能比等到您对情况了如指掌更重要。
有关政策变化的信息
许多企业不得不改变他们的工作方式和政策，并制定计划以跟上未来的变化。但这些信息是否仅限于负责的高管？确保员工了解整个组织正在发生的事情。如果您做出任何直接或间接影响他们的政策变更，他们应该知道。
政策的变化也会以意想不到的方式影响员工，特别是如果他们在不同的地方生活和工作。也许您已经为某些人设定了返回办公室的日期，但该城市已强制执行居家令。当情况随着您的反应而变化时，请记住为员工更新信息。
学习和培训的机会
在锁定期间远程工作可能对心理健康有害，尤其是在持续很长时间的情况下。一些办公室可能没有足够的工作供每个人使用，即使他们已经让员工休假。那么，当您的员工无法工作时，您如何帮助他们感到有动力和工作效率呢？
一种选择是利用这段时间进行培训和其他学习机会。举办虚拟研讨会或SparkleComm视频会议，让员工了解他们的技能和知识。利用这段时间确保您的所有员工都接受过培训和学习。这种方法有几个好处：
训练有素的员工更有生产力和效率
利用停机时间进行培训，而不是在繁忙的工作日之间挤出时间
帮助员工在家工作时感到联系和有用
如何沟通
管理公司沟通的最后一部分是考虑交付方式。通信一直依赖于技术，现在这种依赖更加明显。当您消除面对面交流时，您需要使用其他方式如进行SparkleComm视频会议来达到相同的结果。但并非所有渠道都适用于每条消息。因此，您在做出决定时应考虑受众、消息内容、传递速度和其他因素。
保持技术运转
无论使用何种渠道，请确保您的系统正常工作。当出现问题时，请尝试尽快修复它。员工的笔记本电脑出现故障？更换或修理它。视频通话时断时续或音质不佳？升级您的数据网络或互联网速度，又或者选择SparkleComm视频通话系统来改善你的通话质量。没有什么比在重要会议期间听到不想要的背景噪音或看着某人说话却听不见他们更糟糕的了。
在此锁定期间，视频通话量猛增，这是有充分理由的。无需亲自与同事见面，您就可以尽可能地接近他们。 SparkleComm视频通话是召开会议、每周状态更新或只是在社交上与队友交流的绝佳工具。您还可以使用SparkleComm视频通话进行培训课程、虚拟学习研讨会和即兴聚会。
使用所有渠道，而不仅仅是一个渠道
不过，视频通话并不是您唯一的选择。使用语音通话、文本应用、电子邮件、内部消息平台和电子邮件与每个人保持联系。例如，有关大流行或政策变化的重要信息应通过电子邮件发送。但是您可以跟进电话会议或视频聊天，以回答员工提出的相关问题。社交媒体也是一个很好的使用途径，特别是如果您和您的员工在封锁之前已经在使用它。
幸运的是，SparkleComm统一通信平台能提供上述所有沟通渠道，SparkleComm是融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。
