如果您在工作中参加或主持很多会议，您可能会遇到各种会议质量的差异。幸运的是，通过几个快速步骤来改善您的整体会议文化非常容易。 这里有一些快速简便的方法可以改善您的企业会议。
- 保留会议议程（并坚持下去）
事实证明，良好的计划是改善会议的前提。避免无效会议的最简单方法是提前制定清晰的会议议程，然后确保每个人都坚持下去。这有助于确保没有人跑题，并且每次会议都涉及完成实际工作。
一个以前的调查显示，大多数人认为有明确的目标，以及明确的会议日程，是运行一个成功的会议是必不可少的。
在会议议程方面，如果您将这两个步骤结合起来，会很有帮助。这意味着为每个议程项目制定明确的指导方针和说明，使每位与会者更清楚会议的目标和整体议程。
- 谨慎选择参会者
不相关的受邀者会减慢会议的速度，减少会议参加者的总数有助于提高会议的成功率。您可以使用SparkleComm视频会议系统来选择你需要邀请的人员。
这些点是有价值的。毕竟，如果您的会议由您的所有团队成员以及来自完全不同部门的您从未见过的人组成，这可能会对您的整体团队合作能力产生负面影响。
这就是为什么重要的是要确保参加会议的每个人都需要出席，并且不会遗漏对应该出席的人的邀请。
- 委派会议角色
这在选择与会者时很有帮助。您需要知道的是，每次会议都需要人来担任特定的角色，而让合适的人担任这些角色是提高会议效率的必经之路。
例如，如果没有与领导会面，您就无法召开有效的会议。这些将是跟踪给定会议的大部分管理工作的人员。
您还需要确保您的会议有一位主持人，以确保一次只有一个人发言。像SparkleComm这样的视频会议系统就具有主持人功能，可以动态调整主持人的权限。如果会议涉及使用 PowerPoint 演示文稿，则您的主持人也可能是负责根据需要更改幻灯片的人。
简而言之，会议上的每个人都应该确切地知道他们的角色或职责是什么，即使该角色仅包括倾听。
- 适应特定会议类型
您不会像对待面对面会议那样对待虚拟会议如SparkleComm视频会议。
当您考虑其他类型的会议如SparkleComm视频会议时，同样的原则也适用。例如，与涉及许多不同团队的大型会议相比，临时签到需要采用不同的方法。
与参加者都是实习生或固定期限合同工的会议相比，您对涉及高级管理人员的会议的计划也有所不同。
每种会议都应基于专门的模板。这有助于确保您可以最大程度地利用会议，并确保每个会议都根据其类型进行适当调整。
- 创建更具包容性的会议
最好的会议是协作式的，在这里不同的思想聚集在一起，每个人都感到被鼓励参与。在您计划会议时，请考虑参加的工作和性格类型。这确实有助于改善会议文化。
例如：会不会有很多外向的人可能会垄断谈话？如果是这样，为内向者提供一种提前（以及之后的反馈）以书面形式提交问题的方式可能会公平竞争。虚拟会议非常适合这一点，因为像SparkleComm这样的许多视频会议应用程序都包含一个用于运行评论的聊天框。这只是SparkleComm视频会议应用程序可以为您的团队创建更具包容性和可访问性的会议环境的其中一种方式。
- 为下一次会议做准备
除非您有很多时间，否则您通常希望将会议分成多个会议。 这可以通过几种不同的对您有利的方式。首先，它可以是一种有用的方式来跟进先前会议期间讨论的要点。其次，多次会议是检查团队在项目或任务上取得的进展的好方法。
为下一次会议安排讨论也是让与会者开始思考或研究您所谈论的主题的一种有用方式。
最后但同样重要的是，为下一次会议做计划是提高项目和任务结构水平的绝佳方式。如果每次会议都被安排来讨论进展和即将到来的后续步骤，那么每个人都将始终知道他们在做什么，基于项目的决策将变得更加容易。
更好的会议文化触手可及
会议计划得越好，会议就会越顺利。关键是要确保每个人都知道自己的角色是什么，以及会议的行动项目是什么。这样，您就可以避免人们跑题或错过会议的重要接触点。花时间为即将举行的会议做准备也很重要，因为一般来说，会议不是凭空存在的。确保您的会议遵循之前会议的要点，并为下一次会议设置要点。
当你很好地计划你的会议时，你的会议文化会因此得到改善，这可以为整个公司带来巨大的积极成果。
