在当今混合工作的环境中开展业务、呼叫者对即时满足的期望以及企业快速扩展或转型的需求进一步证明了基于云的电话系统对于业务连续性和呼叫者体验的价值。
以新冠肺炎为例。在大流行初期，营业时间、实体运营和为客户提供服务的能力等方面都毫无预警地迅速发生了变化。以前采用云优先通信方法的企业能够快速适应并使用他们的电话系统与呼叫者交流变化。那些没有发现他们缺乏业务连续性战略的关键部分的人——全球大约 51% 的企业都存在这一现实。
当您需要向呼叫者传达高优先级信息时，当今云电话系统（如SparkleComm）的灵活性和强大功能在于其集成的消息功能——问候、公告、提示和消息保持。以下是您可以如何利用这些功能大规模共享关键信息并将它们集成到您的业务沟通策略中。
问候语和通知：提供一致的呼叫者体验
您的电话系统问候语是来电者首先听到的。它允许企业提供一致的呼叫者体验，并为剩余的通话设定基调。专业录制的问候语还可以在每次通话中提供清晰度和一致性。
使用问候语和公告预先传达重要信息。例如，在冠状病毒大流行期间，一家关闭餐厅但仍通过路边取货提供外卖订单的餐厅可以在他们的问候中分享这些有用的信息。午餐时间休息的医生办公室或药房可以让来电者知道他们何时不可用以及他们何时会回来。提供 PPE 贷款的银行或提供 COVID 检测的药房可能会遇到更高的这些服务呼叫量。他们可以使用问候语将呼叫者引导至其他信息源，例如自动通知或网页，而不是接听每个电话和重复信息。
您对多个呼叫者一遍又一遍地重复的任何信息都是问候和公告的良好候选者。尽早分享重要细节有助于减少等待时间、全天候提供信息并减轻员工的负担。
菜单提示：提供更好的来电体验
菜单提示可确保您的呼叫者被路由到正确的座席或其他信息资源，从而提供更好的呼叫者体验。适当地路由呼叫并可以更及时地为客户提供服务时，混乱就会减少。
菜单提示还可以将呼叫者定向到仅通知消息，您可以在其中提供您的公司地址、营业时间以及活动或产品信息。一些云电话系统例如SparkleComm统一通信提供更高级的 IVR 功能，可以自动执行常见的请求和交易，例如检查银行账户余额、预订酒店、填写调查或请求重新填写处方。
需要记住的是，随着呼叫者的需求和业务优先级的变化，您的菜单提示选项也需要调整。例如，如果您最近实施了一项新服务或产品，例如为您的餐厅提供患者虚拟护理或路边取货，您可能需要记录新提示以有效地路由呼叫。或者，如果您正在推广限时优惠并希望通话量暂时增加，您可以利用SparkleComm电话系统自动化并使用仅公告功能来提供与该优惠相关的信息。
在大流行期间，许多企业认为需要根据当前情况调整提示。公司可能已经为与 COVID 相关的呼叫设置了新的菜单选项，以引导流量远离其他呼叫中心队列并避免长时间的呼叫等待时间。这对于提供 PPE 贷款的银行来说很常见。有些药店提供现场 COVID 检测和疫苗接种等服务，使用菜单提示调用这些服务，并将呼叫者引导至网页进行预约并回答常见问题。
随着业务需求的变化，云功能可让您快速调整呼叫者体验以符合当前需求。
