将协作工具扩展到外部用户是一个挑战。了解生产力供应商提供的使之成为可能的功能。
团队协作工具为内部团队之间的相互交流提供了一种有效的方式。将协作扩展到组织之外变得更具挑战性。协作软件平台（例如Microsoft Teams，Slack）正在解决此问题，而专有和开放标准的第三方产品（例如Matrix，Mio和劳格的SparkleComm UC）正在解决该问题。这些供应商的目标是为所有用户提供无缝的协作体验。
内部与外部协作
协作平台中内置的联合身份验证和来宾访问工具使团队成员可以轻松地通过组消息传递，语音，SparkleComm视频会议和文件共享进行通信。内部协作发生在团队的所有成员都属于同一组织时，而外部协作发生在团队具有来自两个或多个组织的成员时。最常见的外部团队类型是公司聘请可信赖的供应商，合作伙伴或顾问来协助需要外部专业知识才能成功的项目。结果，必须允许来自多个组织的成员在团队协作工具中作为统一的组进行通信。
内部团队协作要简单得多，因为所有团队成员都具有对组织所选平台的类似访问和许可权。另一方面，外部团队的协作可能要复杂得多。挑战在于这些小组如何在单个平台上无缝通信。
团队必须首先选择用于协作的平台如SparkleComm统一通信平台。通常选择该项目最大的内部利益相关者的首选团队协作平台。确定平台后，下一步就是弄清楚第三方用户如何获得对宿主组织的团队协作工具的访问权限。
来宾访问支持外部协作
最明显的选择是分配外部团队成员的帐户和许可证，这样他们看起来和就好像他们都属于同一公司一样。尽管这种方法是可行的，但不建议您这样做，因为它会带来一些固有的陷阱。例如，组织将需要分配公司电子邮件地址并执行访问控制，以确保外部团队成员只能访问项目上下文中所需的资源。您可能会猜到，这可能导致管理和数据安全的噩梦。
对于主机组织来说，更好的选择是邀请外部成员作为第三方来宾按需邀请外部成员加入特定的团队协作资源。默认情况下，与外部各方合作时，来宾访问会创建适当的隔离级别。但是，这确实给外部各方增加了创建和管理其自己的团队协作平台和用户帐户的负担。
根据平台的不同，没有自己的组织部署或所选团队协作平台许可证的外部各方通常可以创建和使用精简的免费增值访客帐户。一个免费帐户可能具有或可能不具有协作所需的所有功能，并且可能需要外部合作伙伴购买许可证。
