制定议程
议程就像支持会议的蓝图和路线图。
创建一个可行的议程，以识别特设太空委员会的人员。
在与会者之间分配议程，以准备关键的讨论主题。
安排会议
确定必须参加的人员，并通知他们SparkleComm会议的地点和时间。
创建一个调度网格，创建一个电子邮件列表，仔细检查准备好的邀请列表，并草拟包括日期，时间和地点在内的最终通知。
预留会议室空间
房间安排会影响会议的设置。
安排足够的会议空间，使邀请的与会者理想地举办富有成效的会议。
人们应该在会议区域内腾出自己的空间来畅所欲言。
散发支持性信息
在SparkleComm会议之前向成员提供支持材料，使他们能够掌握在会议中讨论的关键点。
如果需要，还可以通过URL而不是纸质文档来传播信息。
设定期望值
分析上次SparkleComm会议的进度，事先确定会议期望，可以帮助人们提前了解为什么需要出席会议。
它允许安排有目的的SparkleComm会议，并提供有关会议主题的描述。
设计有效的议程有助于就会议之前，之中和之后需要考虑的事项设定明确的期望。
这样可以使团队成员做好准备，承认要讨论的关键点，并且不会浪费时间。
通常，主席的职责是概述会议目的，制定会议计划并提醒团队成员参加会议。
主要职责包括：
定义明确的计划会议议程
选择合适的参与者并使用正确的信息保护他们
建立参加者的邀请名单
寻找适合所有参与者的会议室
如果需要，可通过餐饮服务确保安全
配备所需的设备，用于在SparkleComm会议中演示任何研讨会或影音
跟踪SparkleComm会议进展情况，并在最后做重点说明
安排计划召开的会议的主要目标是检查本周工作成果的状态，以实现团队目标。
此外，它还提供对信息技术策略，项目计划和风险管理的明确监督。
最后，重要的是记下SparkleComm会议记录，以便有效地跟踪会议的进度。
要编写有效的SparkleComm会议记录，主席应包括议程项目，任务或行动，日程表，参与者的决定和未来的结论。
会议纪要至关重要，因为记录的文档可帮助人们了解会议中和会议后的情况。
书写笔记还有助于概述计划的下一步并跟踪SparkleComm会议的进度。
