避免在会议上浪费时间的9种方法

标准工作会议:商业世界的一个主要部分,旨在促进沟通,让每个人都处于循环之中。

据最近的研究,视频会议的状态,发现开始会议是最常见的会议挑战。超过50%的视频会议用户在每次会议上花费近10分钟进行会议设置。如果你没有准时开始,你就失去了讨论的时间和你所召集的小组的焦点。想象一下,如果多出10分钟,你能做些什么!

不仅仅是我们的数据支持这一点。北卡罗莱纳大学(University of North Carolina)的一项研究对182名不同行业的高级管理人员进行了会议调查,结果显示:

71%的人认为他们的会议效率低下。 65%的人说开会会妨碍他们完成自己的工作。 这是一个很大比例的高级管理人员认为会议是没有价值的东西。事实上,据估计,非生产性会议每年使公司损失高达370亿美元。

有了这些数据,你能做些什么呢?有没有办法提高会议的效率并保持高度的参与度?对!继续阅读我们的最佳想法,以充分利用您的会议。

1.指派一名会议负责人

有一个指定的人负责制定议程并保持会议的正常进行是很重要的。一个会议领导人可以推动讨论,而不让它陷入毫无意义的喋喋不休之中。

2.制定议程

每次会议都需要事先确定议程。这确保每个人都知道讨论主题或度量标准是什么。快速制定日程是浪费员工时间的好方法,有一个会议领导也有助于确保你在每次会议后都有一个目标和意图。

3.设定时间限制

如果你安排一个小时的会议,就开一个小时的会议。如果你的会议经常超过预定时间,很可能是你没有有效地进行。为每个讨论点留出一定的分钟数,并保持该限制。

4.只邀请合适的人参加会议

一个企业经常会召开一次部门范围的会议,但是某些团队必须在没有讨论任何与他们相关的事情时,坐下来讨论。这浪费了那些人的时间,使他们失去了应该做的工作。

5.安排你的会议

在您的议程主题中,您应该安排会议的进度。例如,对于一个给定的主题,您可能希望呈现情况的概述,浏览任何数据,进行讨论,然后做出决策。像这样安排会议将减少人们的闲暇时间,如果每一步都有时间限制,你将有一个及时、高效的会议。

6.为远程员工提供视频会议软件

这不仅会让你的远程员工感觉更加投入,而且比让所有员工都在办公室开会要便宜60%。SparkleComm视频会议软件能够有效地连接您的远程和办公室团队,并将增加团队协作的便利性和创建的高质量工作。在每周的会议中,你将不再让你的远程团队处于不受控制的状态。

7.相应地计划

如果你没有正确的计划,就没有逻辑去设定时间限制和日程安排。在与十几个人的会议上讨论一个重要的话题,五分钟内是做不完的。实事求是,仍然允许人们讨论和被倾听。

8.必要时休息一下

大多数会议应该持续30分钟左右,但如果你的会议时间较长,你应该安排在中点休息。这使您的团队能够专注于手头的任务,而不会失去注意力。如果一个小时或更长时间的会议不包括休息时间,参与者的思想就会游荡,并开始思考何时离开。5分钟的短暂休息会让你的团队保持精神饱满,随时准备关注讨论的主题。

9.不要害怕对会议说不

你可能会因为拒绝一个会议而感到不好,但有些会议最好不要参加。如前所述,有时可以邀请不必要的人,这使得讨论毫无成效。如果您无法提供有价值的意见,或者会议将占用其他任务或会议的时间,而这些任务或会议的效率会更高,请单击“否”。这将节省您和您的小组进行额外工作或不需要的意见的时间。

遵循这些指导原则,我们相信您的会议会有很大的改进。你不会浪费时间,你的员工会更有效率.


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zhangyue

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There is no love queen of the world.