- 4.共享屏幕，文件和控件
人们打破视频会议流程的最常见方式之一是要求其他呼叫者检查他们的电子邮件以查找传入的文件或附件。任何值得使用的视频会议平台（例如：统一通信平台SparkleComm）都允许您在呼叫中共享文件和文本消息，使这些文件易于查找。通常这采用与聊天窗口一起运行的简单消息栏的形式，并且SparkleComm可以处理远大于电子邮件可以发送的文件，使其更加方便和实用。
当我们谈论共享时，您还应该寻找一种服务，让您通过视频通话共享计算机屏幕，并允许您移交对桌面的控制权。这两个功能使协作和呈现信息更容易，而无需转向第二个应用程序。
- 5.云视频会议
最后，调查基于云的视频通话是个好主意。与本地视频会议的基本区别在于，使用基于云的系统使您成为租户，而不是所有者。当您按月持续订阅时，您的云计算提供商负责维护，技术支持和存储您的所有视频通话需求。在大多数情况下，该订阅与您办公室拥有的用户数量直接相关，这意味着您可以控制成本并随着时间的推移轻松增长。
云系统的缺点是您必须将视频呼叫的安全性移交给外部公司及其公共存储设施。在我看来，这种是有风险存在的，并且记住你把钱留在别人的银行金库中，不足以克服能够基本上外包你的风险投资需求的优势，并且不受限制地增长。对于处理非常敏感信息的公司而言，提供私有云视频呼叫和数据存储的SparkleComm可能是完美的选择，提供与常规云系统相同的可扩展性和易用性，具有更高的安全性和独特性。
关于现代视频会议设置装饰的最后一句话
最后，所有这些技术都必须在您的会议室或办公室的生活范围内运作。这意味着它会受到您房间的声学，灯光和家具的影响。一些专家在设计视频会议室之前已经深入探讨了这一点，但要记住一些美学考虑因素。你需要确保你的墙壁是坚固的，拥有着柔和的颜色，不会分散你的注意力，你需要避免玻璃桌子，因为它们会增加声音和光线的混响，你需要知道你挂的任何东西在墙上或桌子上的位置可能会在你的视频通话中显示。
