与大多数通信技术一样，语音邮件必须使用简单性。早期的系统复杂而繁琐，这意味着只有最大的公司才有能力购买和维护它们。基于PC的系统和众多的服务提供商改变了这种状况。利用劳格SparkleComm统一通信平台，人们现在很容易使用语音留言系统，无论是住宅语音邮件，手机语音邮件还是办公室语音邮件。使用SparkleComm的语音邮件功能，对于来电者来说，就像拨打电话号码和说话一样简单。拨号后，该方的电话将响铃，或者如果预先安排，该电话将直接发送到语音邮件。一旦到达，将向呼叫者指示如何通过该人的外发消息留言。
一个典型的传出消息可能是这样的：“你好，你已经到达了约翰史密斯的语音信箱。我将在星期一之前离开办公室。请在包括你的电话号码在内的语音后给我留言，我回来的时候会打电话给你。“这样的消息给呼叫者提供了重要信息，包括史密斯先生何时回到办公室，以及当呼叫者可能期望回叫时。大多数语音邮件系统允许内部用户不断更新其外发消息。
一些语音邮件系统（如SparkleComm）允许呼叫者通过按电话键盘上的号码来寻呼该人。自动助理将告知呼叫者此选项，并指示呼叫者在完成录制消息后留在电话上以获取更多选项。这些选项可能包括为一个人的消息分配一个交付优先级，范围从正常交付到紧急交付。可以设置紧急递送以自动向内部用户发送页面，文本消息或电子邮件，告知他们消息的性质。
对于内部用户，使用语音邮件通常涉及设置“邮箱”或帐户，输入某些键盘命令，记录外发消息（某些系统允许用户记录内部和外部外发消息或问候）以及检索消息。
设置邮箱会在服务器上为您的邮件创建空间。它会打开一个文件，您可以在其中存储数字信息。您通常还会创建并输入密码，以便只有您或您授权的人才能收听或操纵您的语音信箱。
键盘命令包括转发消息，归档消息，删除消息和回复消息等功能。
用户可以在通常的工作站或家中检索消息，也可以使用特殊的电话号码和密码或通过计算机远程检索消息。这些程序因提供者而异。
某些服务提供传真检测，可自动检测传真机何时访问号码。发生这种情况时，服务可能会自动断开呼叫或重定向到传真机（如果存在）。然后，收件人可以将这些保存的传真邮件下载到另一台传真机，转发或保存。
其他提供商提供问答服务，邮箱所有者可以对其邮箱进行编程以提出问题并记录回复。例如，该系统可用于提供全天候服务，有助于在您不在办公室时组织信息。
