大多数群发通知服务都是基于订阅的，这意味着运行系统所需的所有软件和硬件都位于非现场。客户端通过桌面Web门户或简单的桌面API（应用程序编程接口）访问系统。以下是典型的订阅群发通知系统的工作原理：
1.公司或组织的员工通过其桌面上的Web门户或简单的软件界面访问电子通知系统。
2.员工使用Web门户或类似SparkleComm的通讯软件向数据库添加个人联系信息，包括电话和传真号码，电子邮件地址和SMS。
3.Web门户或软件允许用户将联系人组织到无限数量的组和子组中。大多数允许您从现有的电子邮件程序（如Microsoft Outlook）上载联系人和组。（某些电子通知系统建议公司仅授权某些用户联系最大的群体。）
4.当需要发起通知时，用户可以登录Web门户或通过电话访问系统。
5.然后，用户选择他们想要发送消息的平台例如SparkleComm统一通信平台。大多数电子通知服务包括文本到语音功能，使用SparkleComm书面消息也可以作为音频发送到电话。
6.一旦输入或记录并发送消息，它就到达电子通知服务的场外总部，其中服务器立即将消息发送给5个或500,000个接收者。
自动紧急通知有许多潜在的应用：
恶劣天气
野火/地震/海啸/洪水
恐怖袭击
工业事故
绑架儿童
该地区的危险人物
许多市镇和乡镇签订了大众通知服务合同，以便公民了解紧急情况。例如，有些区有一个系统，公民可以通过电子邮件，短信和手机注册接收紧急警报。
这些系统还可以与地理数据链接，以创建高度针对性和有效的消息。这些基于地理位置的系统对于在发生局部气体泄漏，化学品泄漏，儿童绑架甚至是越狱逃生时警告公民特别有效。
以下是自动批量通知系统的一些功能和优点：
通过同时联系所有成员，在紧急情况下节省宝贵的时间
释放紧急工作人员和员工专注于其他任务
通过在所有可用通信平台（如SparkleComm）上联系收件人，提高收到邮件的机会
可以通过Web或电话发送消息，确保即使没有Internet连接也可以发送严重警报
能够实时跟踪和确认收到的消息
一些通知系统在一定数量后停止联系成员，特别是在需要快速志愿者时很有用
能够记录消息并将其留在虚拟公告板上，由员工或选民通过特殊的800号码和PIN访问
