由于这些会议通过互联网进行，因此计划包括安全和加密选项。大多数程序要求版主和与会者使用登录名和密码来访问会议。有些使用SSL或TLS加密来保护数据。SparkleComm视频会议所有通讯也均会加密传输，加密分多个层面：控制信号采用基于SIP的TLS通道传输；语音传输采用SRTP的TLS传输。确保信令及语音在传输过程中不会被窃听、解析。一些公司还在内部服务器上主持Web会议，以便数据保留在公司防火墙之后。主持人可以通过登录日志和点名来监控参加会议的人员。就像劳格SparkleComm视频会议，它有丰富的视频会议控制功能，控制可以从客户端App操作(既是管理者也是参会者)，也可以从Web端发起；其控制支持一键发起功能，系统同时并行发起呼叫，无需参与者逐个呼叫。
根据软件，托管以及主持人如何运行会议，Web会议可能会有很大差异。以下是许多会议程序使用的基本步骤：
1.主持人收集会议内容，包括其他应用程序的电子表格，文档和演示文稿。
2.主持人设置会议的时间和日期，并使用会议软件例如SparkleComm通过电子邮件邀请与会者。
3.与会者接受邀请，他们的日历程序将会议添加到他们的日历中。
4.会议主持人会在计划开始会议之前打开会议软件，并确保连接和内容正常工作。
5.当会议时间到来时，与会者单击其邀请电子邮件中的URL以进入会议。
6.会议的可视部分在会议软件或Web浏览器中进行。
7.主持人和参与者在会议期间通过电话，语音聊天或即时消息进行通信。
8.在会议结束时，主持人和与会者关闭他们的程序或浏览器窗口并注销。
