负责视频会议策略的人员在规划大房间推广时应考虑成功因素。其中包括： 测量室系统用于确定部署系统的使用频率; 确定使用该系统的房间中通常有多少人; 监控系统性能; 推出培训计划，帮助员工学习快速设置视频会议。
规划人员应该专注于部署易于使用的房间视频会议系统，理想情况是在所有房间内提供类似的体验和用户界面。他们应该考虑允许参与者使用多种会议服务的平台。研究参与者认为，使用多种服务（如BlueJeans，Skype for Business，Webex和Zoom）的能力是房间系统选择中最重要的因素。 IT领导者还应该开始评估新兴功能，以改善会议体验和易用性。一种日益流行的新功能是会议系统的语音控制，允许会议参与者使用他们的语音来开始，记录或结束电话会议。其他新兴功能包括面部识别，以检测参与者，框架有源扬声器和展平图像，为远程参与者提供更自然的参与，即使室内人员坐在长桌旁。 大型会议室仍然很重要，即使在增加会议空间和小型会议室的公司也是如此。不要忘记视频会议室设计策略中的大房间。
