准备工作：首先在举办会议时，会议发起人应将会议的议题以邮件或口头形式传递给参会人员，这样可以让参会人员明白会议讨论的主要内容，提前做好准备准备工作。会议发起人不仅要对会议的整个流程做好充分的准备工作，而且还要对在会议可能出现的其它变故做好充分的准备工作，并形成书面材料，同时将会议上要讲的内容提前以邮件形式告知其它参会人员，尽量保证在最短的会议时间内达到最佳的会议效果。
如何开会：在会议进行过程中，要找专人做好完整的会议记录。在会议结束后，将会议记录及最终讨论结果编辑成邮件发送给参会人员。在会议进行前，要确定好会议议题，在会议进行时所有讨论都要紧紧围绕议题展开，当参会人员偏离议题时，会议主持人有权及时打断，避免浪费大家不必要的时间，而得不到想要的结论。会议结束前，一定要得出会议讨论的结果，这也是举办会议的最终目的。没有结果的会议最终只能是浪费彼此的宝贵时间。
开会以后：会议发起人要做好会后的追踪工作，确保会议的讨论结果应用到了工作实践中，否则也将达不到会议举办的效果。引导者需要将会议的网站内容按主次整理好，再次发给与会者邮件。邮件的意义首先是校对会议中的信息是否被正确理解，再次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。引导者也可以通过与会者对邮件的反馈采集会议的相关信息，以便今后效率提的更高。
会议作为现代管理最重要的沟通方式方法，会议的成败影响着公司决策的效率、执行的效率以及整个企业文化的健康发展，作为会议繁多的大型国有企业，更应将提高会议效率，避免无效会议作为企业管理者思考和践行的目标。而视频会议系统作为会议的重要组成部分，能够大大提高会议的效率并减轻会议主持的工作负担。
