视频会议设备在良好的视频会议室整体环境中发挥着更显著的效果，为与会者提供更优越的环境，促进其之间的沟通交流，视频会议室环境设计装修方案的制定至关重要，一套完美的视频会议室设计方案需要考虑哪些因素：
1、光源及照度: 视频会议室的光源及照度是会议室的基本必要条件。一般的摄像机均有自动彩色均衡电路，可以提供真正自然的色彩，从窗户射入的光偏高会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像；另一方面，会议的召开时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样，因此会议室应尽量避免采用自然光源，而应采用人工光源，且所有的窗户都应采用窗帘遮挡。在使用人工光源时，应选择冷光源，诸如三基色灯（R、G、B）效果最佳。
2、噪声控制及声学处理，对于声学处理，应考虑以下因素：频率特性控制、回声控制及噪声控制。频率和回声控制，可通过控制室的调音台，用增设的优质功率放大器，控制高、中、低音; 并可通过扬声器环绕放置会场四周，使与会者有身临其境的感觉。噪声控制主要是隔声与吸音效果控制，隔音主要是指选用双层窗户隔离外界噪音，将一些电器设备的主要部件安装在控制室，以避免电感性电气设备噪音; 吸音指室内应铺地毯（一般是以棉、麻或化学合成纤维制作）、吊天花板，会议室四周墙壁不宜太光滑，最好装有隔音材料并用软布包装，保证室内噪音小于40分贝。麦克风与音箱应保持合适距离及方向，降低会议室的回声以形成良好的开会环境。
3、温度及湿度: 会议室内的温度、湿度应适宜，通常应设定为18～25摄氏度(℃)，60%～80%的湿度，并保证室内空气新鲜。
4、结构布置: 会议室净高最好大于3米，长宽比例控制为3∶2。
5、色调与色彩: 会场四周的景物色彩、桌椅颜色等，一般不宜采用白色和黑色等色调，这两种颜色会对人体产生反光和吸光的不良效应。所以墙壁四周、桌椅等宜采用浅色调。对摄像背景（被摄人物背后的墙）不宜挂有山水画等景物，否则将增加摄像对象的信息量及网络流量，不利于图像质量的提高。
以上五大因素是视频会议室环境设计方案的重要因素，需要通过在全局上进行把握，从而设计出最适合公司需求提升视频会议性能的视频会议室环境。
