与任何其他购买一样，首先要了解您需要从视频会议系统中获得什么。不同的公司有不同的需求：例如，一家大公司可能需要同时在几十个参与者中循环，而一家规模较小的公司可能只需要一对一的会议和强大的协作工具。除了您的预算之外，您应该考虑以下几点。
参与人数：考虑有多少参与者可能经常参加这些会议。一些服务将允许少数参与者免费，所以如果你不需要连接很多人，你可能不需要支付太多。如果您需要大量空间，其他服务专门用于连接大量用户; 有些甚至允许无限用户加入会议。范围很广，因此事先了解您的需求可以节省大量时间并帮助您确定预算。
易用性：如果他们无法弄清楚如何使用该软件，那么您托管的参与者数量并不重要！确保选择直观且易于导航的视频会议服务。否则，您最终可能会在没有重要参与者观看的情况下开始演示，或者错过完全连接的机会。
会议类型：某些高端服务允许您根据会议类型启动不同的会议室。你喜欢举办开放式论坛问答，每个人都可以提供反馈吗？您是在进行演示或演讲，还是希望其他参与者保持静音状态？了解您通常会举办哪些类型的会议，或者，如果您举办各种不同的会议，请寻找可满足您所有需求的服务。
移动体验：视频会议的重点是能够远程连接到人，有时这意味着从移动设备连接。与一般的用户界面非常相似，您需要在移动设备（平板电脑和智能手机）上试用视频会议服务，以确保通过移动设备连接的任何参与者都能获得同等的体验。
视频/音频录制：有时可以保存会议的精彩内容以供日后使用。如果您计划将会话作为教学工具或稍后需要再次参考，则视频和音频录制功能至关重要。您还可以为新员工保存会议片段，以获取介绍性或培训材料。
屏幕共享：您可以通过使会议和演示更具互动性来大大增强会议和演示，屏幕共享是保持参与者参与的核心组成部分。如果您需要解释演示文稿的更精细点或向远程员工展示如何访问某些文档，屏幕共享可以帮助您在很短的时间内完成。
应用程序集成：许多视频会议平台允许集成第三方应用程序，例如Microsoft PowerPoint。共享您在视频会议系统中已拥有的软件可以帮助您导入演示文稿和文档。此外，许多服务具有笔记记录功能，有些服务允许参与者使用自己的笔记进行操作。考虑您需要在会议系统中使用哪些应用程序，并确定您希望参与者对会议产生多大影响。
客户支持：在决定与公司合作之前，给客户服务热线打电话是值得的，这样您就可以了解它将如何对待您。当出现问题时，您需要一条技术支持热线，能够快速，准确地响应您的业务。
