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入站和出站服务

SparkleComm呼叫中心服务的主要功能是回答客户有关您公司产品或服务的问题。呼叫中心通常可以提供信息或技术支持，以及通过电话接受订单和处理付款。如果客户需要直接与公司内部某人讲话，许多人还会向您发送呼叫。所有这些服务都属于入站服务。

一些呼叫中心还提供出站服务，其中包括潜在客户生成，例如冷呼叫和汇总调查数据。这些服务还可以包括跟进以前的客户，以确保他们的满意或进一步鼓励成功的转换。当您失去某人的业务时，某些呼叫中心会进行反馈调查或进行客户回头尝试。传统上，呼叫中心被视为维持现有关系的必要支出，但是当您考虑这些附加功能时，SparkleComm呼叫中心实际上可以扩大您的客户基础，建立新的关系并带来更多的收入。    

并非每个业务都需要入站和出站服务，因此请考虑您的业务需求。确切了解您的需求后，请询问每个呼叫中心服务所提供的入站和出站服务。

专用和共享代理？

最好的呼叫中心服务同时提供专用和共享座席。专门的代理商仅分配给您的帐户，使您的公司全职投入并全神贯注。这对于有特定，详细需求，需要代理商了解和保持一致性的企业来说是最好的。

对于具有更一般需求的公司，共享代理可能更合适。这些代理处理呼叫中心的多个客户，不一定会100％地接听您公司的电话。对于不需要日复一日特别关注的公司，这些服务通常更便宜且仍然有效。

一些公司提供了半专用模型，该模型将成本效益与专门关注结合在一起。这些代理商通常会处理您的一个或两个帐户，而不是全部处理。这意味着，尽管他们不仅仅专注于您的公司，但他们的注意力却很少分散。这些代理通常比专用代理便宜，但比共享代理更昂贵。这种模型相对很少见，但它在成本和质量之间提供了很好的平衡。

为什么要使用SparkleComm呼叫中心服务？

由于各种原因，企业可能会使用呼叫中心。也许由于通话量增加，他们无法通过电话提供优质的客户服务，或者配备电话线正在降低员工其他项目的质量。在其他情况下，SparkleComm呼叫中心所能完成的工作仅比内部员工可以管理的更多。

雇用呼叫中心服务的最终好处是可以释放您的员工，使他们可以专注于您企业的生产力，而不是接听电话。如有必要，许多呼叫中心都提供24/7全天候服务，使您的客户在出现任何问题时都能与他们取得联系。呼叫中心服务可以为您的小型企业的品牌增加专业水平，而无需昂贵地建立自己的客户服务团队。最后，呼叫中心服务通常提供潜在客户生成和销售服务，可以帮助不断增长的业务蓬勃发展，而其全职员工则专注于日常运营。

当您租用呼叫中心服务时，通常会要求您为公司提供脚本和尽可能多的信息，以使公司代表最好地为您的客户服务。有些服务会记录电话，因此您可以查看它们以确保质量。其他服务甚至还为您提供每日报告，详细列出了接到的电话数量以及涉及的问题。选择服务时，重要的是要弄清楚该服务能使您保持良好状态的频率和频率，因为您希望密切监视公司的绩效。

在呼叫中心服务中寻找什么

从表面上看，呼叫中心服务可能看起来很相似，但是每个公司产品的细节差异很大。一旦开始提出具体问题，两家公司之间的差异将变得更加明显。为了找出适合您业务的供应商，这里有一些问题要问自己，以及在呼叫中心服务中需要寻找的功能。

SparkleComm呼叫中心

您应首先确定呼叫中心服务公司的总部及其代理商所在的位置。离岸呼叫中心通常更具成本效益，但它们提供的服务较少，并且代理商的口音通常很重，有些客户可能很难理解。

SparkleComm呼叫中心往往会提供更完善的服务（例如，建立更多客户群的潜在客户），但是他们的母语为英语的代理和以软件为中心的模型通常意味着它们的价格会更高。

对于某些公司，离岸呼叫中心可能比较合适，但是许多公司更喜欢国内呼叫中心。因此，我们在审查中将重点放在了国内呼叫中心上。但是，如果您的需求很基本并且对重音不关心，那么离岸呼叫中心可能是降低成本的好方法。

客户服务是任何业务的关键方面，但是有时管理电话可能会成为减少日常运营的负担。当接听电话，电子邮件和客户查询成为操作的障碍时，可能是时候与呼叫中心或接听服务合作。这些服务使企业可以将其通信管理外包，而所需费用仅为雇用其他员工的一小部分。

呼叫中心和应答服务通常不仅仅可以接听电话。实际上，许多公司被更名为“联络中心”以反映这种发展。这些服务中的许多服务管理着每个通信渠道，包括电话线，电子邮件，社交媒体和实时网络聊天。许多公司还将管理客户订单并从事高级服务，例如客户保留和忠诚度计划或市场研究。本指南将帮助您了解可用的各种呼叫中心服务，并确定哪种服务适合您的2020年业务。

接听服务与呼叫中心服务

尽管它们听起来很相似，但呼叫中心服务和应答服务之间却存在显着差异。了解差异将帮助您为业务选择合适的公司类型。请注意，有些公司同时保留应答和呼叫中心服务。

已经知道您需要了解的有关呼叫中心服务的所有信息？访问https://www.loogear.com的最佳选择页面，以查看我们的建议并查看我们的呼叫中心服务评论。

SparkleComm呼叫中心服务广泛而笼统。他们通常拥有大量员工，并且倾向于拨打更多的电话。他们可以为几乎所有行业提供服务，编制订单，提供客户支持并将相关信息发送回客户。这些服务通常可以使用一般脚本和有关客户业务的基本信息来运行。SparkleComm呼叫中心服务通常会存档订单和交互，然后将信息作为报告的一部分发送给客户。可能使用呼叫中心的业务的一个示例是零售商。 

另一方面，应答服务通常要小得多，并且通常处理复杂的专门任务。他们通常为特定的垂直市场提供服务，这些市场需要对客户业务的内部运作有更深入的了解。应答服务最适合处理可能需要批判性思维和决策的特定行业。有时，应答服务会参与时间敏感或高度个性化的功能。通常，他们会立即将单个呼叫中继给客户端。可能使用应答服务的业务示例是医疗实践。 

3.使用数据通知决策

设置可衡量的目标并查看数据不能低估作为有效呼叫中心管理的技术。这样做的第一步是让管理人员了解要检查的指标及其大致水平。各种度量可能是合适的。   对于呼叫中心指标，必不可少的是要使用提供全面实时报告的高级呼叫中心软件。这使管理人员可以实时了解呼叫中心的操作，从而使他们能够做出相关的现场决策。其他相关度量可以包括诸如NPS和CSAT之类的客户情感度量  。

4.授权其他呼叫中心员工

呼叫中心并非仅由个人运营。最有效的  管理策略之一  是将职责委派给团队成员。这使管理者可以专注于高级策略，而不必过度参与细节。   授权的一部分是创建一个框架，团队成员可以从该框架进行操作，而不必过于定期地进行检入。管理人员应制定可在这些情况下使用的指南。在这些情况下，高级呼叫中心软件也可以使用，因为它允许团队成员根据其角色获得访问和利用不同功能的权限。

Interactive Voice Response根据自己的业务需求自主录制多层次IVR语音自动应答流程。SparkleComm呼叫中心系统提供的IVR功能支持无限套无限层级配置，用户可根据自身需求将时间进行多条件组合，实现不同时段的不同IVR流程配置。   合格的联络中心管理可以对公司的整体保留和忠诚度计划产生重大影响。通过使用正确的工具授权他们，以确保您的管理层有效运行。

管理呼叫中心的日常操作可能是一项艰巨的任务。呼叫中心是许多公司客户支持业务的中心。它们充当客户查询和投诉的枢纽。这使得它们对于保留客户和忠诚度至关重要。   有效的呼叫中心管理涉及许多不同的技能和流程。在这篇文章中，我们将回顾管理人员在其工具带中必须具备的前四项基本工具。

1.博学

呼叫中心经理必须精通呼叫中心的所有方面。这不仅包括呼叫中心内直接发生的事情，例如座席绩效和呼叫中心技术，还包括公司的总体目标，包括品牌和指标。   成功的呼叫中心管理需要广泛且持续的知识收集。在SparkleComm呼叫中心方面，管理人员应保持最新状态，例如  聊天  机器人和全渠道以及包括VoIP，呼叫中心缩写和联络中心基准测试在内的技术信息  。

SparkleComm呼叫中心系统提供各种统计数据的分析图表，包括：按时间统计总的呼入／呼出数量，总的接通率，当前坐席的在线数量，某个坐席某段时间的呼入／呼出量，某个坐席的接通率，1天／1月的对比分析图，来电的电话处置统计等。

2.投资正确的工具

世界上最好的团队成员只有在工具不足的情况下才能做很多事情。 先进的呼叫中心软件（例如SparkleComm）是呼叫中心管理的关键，因为它使座席和主管可以利用强大的功能来追求客户忠诚度。   呼叫中心的功能（例如呼叫监视，记录，耳语和插入）有助于进行有效的指导。基于技能的路由，IVR和环网组每次都将客户定向到最合适的代理。无缝集成可实现跨平台和Arm代理的完整数据同步，以及从呼叫连接一刻起的信息。   为业务选择，实施，维护和重新评估最合适的呼叫中心解决方案是每个呼叫中心经理的核心职责。

SparkleCallCenter呼叫中心系统 ，简称SparkleCC。它以SparkleComm统一通信的软交换技术为核心，在支持传统语音、VoIP、传真、短信接入的基础上，还可支持WAP、彩信、视频和流媒体等传输；在支持PSTN网络接入的同时，也支持2G/2.5G/3G/4G/5G等多种网络接入方式。

11）平衡工作流程以满足需求

如果您的团队太大，将没有足够的工作来让每个人都忙。如果您的团队太小，那么工作太少的人就会太多。

担任经理的工作是平衡团队的工作流程和规模，以满足您的业务需求。审查人员配备水平至关重要，这样您就可以预测在任何情况下需要多少团队成员。

利用与您的业务相关的此信息和其他信息，您将能够预测呼叫量，计算人员需求，降低人工成本并创建工作计划以确保呼叫中心的成功运行。

12）掌握管理任务

作为经理，您希望您的呼叫中心平稳运行，并希望客户及时获得他们所需的帮助。确保部门成员的有效性是您工作的关键部分，但您不应忽略使这一切成为可能的管理任务。

13）了解您的业务

作为呼叫中心经理，您必须在部门的各个方面都知识渊博。这包括：

• 团队成员表现
• 技术
• 品牌推广
• 指标
• 行业发展

这些知识甚至扩展到组织战略（业务，公司和职能部门）以及部门如何为公司的成功做出贡献的更大问题。

14）投资技术

现代呼叫中心需要正确的工具和技术来有效运行。为您的团队成员提供每次提供优质客户服务和支持所需的一切，这是您的工作。

过去的15年是呼叫中心技术发展的黄金时代，接受这些进步的企业正在飞跃发展。

从数据库管理，记录访问和高级搜索功能到呼叫中心管理软件套件，该技术使团队成员和经理可以为其客户提供快速，轻松和无缝的体验。当客户对您的团队提供的支持感到满意时，他们的忠诚度将会提高。

其他先进的呼叫中心管理技术（例如SparkleComm呼叫中心）从接听电话的那一刻起就为团队成员提供完整的数据同步和即时客户信息。

有了合适的工具，您的团队可以利用：

• 通话监控
• 通话录音
• 窃窃私语（关于来电者问题的平视显示）
• 通话（经理可以进行实时通话）
• 基于技能的路由
• 交互式语音响应（IVR）
• 环组

SparkleComm这些功能可确保您的团队拥有所需的工具和技术，以提供最佳的呼叫中心体验。

是的，技术可能在一开始就很昂贵，但是它为您的员工和客户带来的效率，生产力，敬业度和满意度所带来的红利是值得投资的。

业务的成功取决于您定期检查和完善呼叫中心管理技术的能力。一旦使用了SparkleComm呼叫中心技术，请让您的团队几个月以适应新流程。然后，检查流程，如果您的团队工作更好，请在此列表中再介绍一个项目。

关键是要不断完善和改进您的呼叫中心管理技术，SparkleComm系列产品单机最大支持120座席同时通话，系统支持多机集联，可扩展至5000座席以上。基于IP一体化的系统架构，扩容时无须更换主机设备，即可实现平滑扩容。使用SparkleComm呼叫中心让您的客户获得应有的帮助，并使您的业务蓬勃发展。

6）给员工有针对性的反馈

定期的服务质量评估对于任何呼叫中心的成功运营至关重要。花时间聆听员工的表现，然后准备提供有针对性的反馈，以便他们可以改善。

系统地进行此评估，以便您可以评估每位员工的能力。尽管有针对性的反馈可以带来深刻的变化，但有时可能还不够。我们建议您建立一个持续的培训计划，以加强为服务质量设置的标准。

7）决策时使用数据

如今，几乎所有业务决策都是由数据驱动的。您的呼叫中心管理人员也应该如此。设定目标并建立适当的指标以实现这些目标。对于经理来说，熟悉最适用于其员工和客户的指标很重要。

设定目标并建立指标后，请使用SparkleComm呼叫中心软件收集尽可能多的数据，以深入了解您的运营。

8）委派您的员工责任

呼叫中心经理很容易陷入工作的特定细节。为了使呼叫中心平稳运行，有许多小任务需要完成。

但是，还有许多高级策略决策可以使您的呼叫中心保持最佳性能。一个有效的经理应该关注的是这些后来的工作和决策。

为此，您需要将对小任务的责任委派给员工。委派不仅可以帮助您腾出时间解决更大的问题，而且还可以赋予您赋予其额外责任的员工权力。

为了使您的员工获得成功，并确保正确完成委派的工作，请务必建立一个不需要员工就每个决定与您进行协商的过程，这一点很重要。

可以通过公司指南，员工手册或通过使某些员工访问呼叫中心软件中的更高功能来传达这样的框架。

无论您采用什么形式的框架，请确保为您的员工提供完成工作所需的自由和必要的工具。放开一些次要的职责可能会很困难-尤其是当您仍然负责这项工作时。但是，当您成功委派任务时，它可以使您将注意力转移到可能对呼叫中心的成功产生重大影响的更重要的问题上。

9）建立良好工作的积极激励

您想鼓励您的员工始终保持最佳状态。做到这一点的最佳方法之一是通过积极的激励措施。配额，竞赛和奖励可以多种方式提供积极的激励。

10）通过沟通改进流程

定期与您的员工进行沟通，以发现他们所遇到的问题以及对客户服务流程的担忧。但是，没有什么可以改善您的呼叫中心活动，例如不时地使自己陷入员工的困境。

SparkleComm将帮助您了解他们需要做什么来更好地完成工作。它将帮助您了解客户的需求。

2）全面入职

招聘只是成功的呼叫中心管理的一小部分。诚然，这是重要的一部分，但是可以通过全面的入职流程来减少招聘错误，该流程可以教会良好的习惯并传达您的高标准。

我们建议特别重视培训员工如何处理客户投诉。他们的大部分电话都可能属于这种类型，因此从一开始就做好准备很重要。

确保您的员工将客户投诉视为提供优质服务的机会，而不是需要克服的障碍。有了全面的入职计划，您的新员工将能够更好地处理自己遇到的任何类型的呼叫。

这使员工更快乐，最终使客户更快乐。

3）优先考虑员工敬业度

呼叫中心因工作困难而声名狼藉。无论该标签是否正确，它都能使吸引优秀员工和最大程度减少离职成为一项繁重的工作。

吸引优秀员工始于招聘过程，但最大程度地减少营业额是员工敬业度的直接产物。有效的员工敬业度可以与每天与您的员工交谈一样简单，也可以像团队撤退一样详尽。

诸如举行集思广益会议或团队欢乐时光之类的参与活动可以使您的员工感觉像是团队的一部分，并使他们保持准时状态并随时准备处理客户问题。花时间制定一些员工敬业度计划，以保持团队的动力和绩效处于较高水平。

4）确保适当的计划以进行有效的呼叫中心管理

在呼叫中心工作可能是一项繁重的工作。这种压力可能会对您的员工产生负面影响。他们开始感到过度劳累的那一刻，他们的高水平表现能力就会下降。

这样便可以进行适当的调度了。给您的员工足够的停机时间，让他们重新充电并重新集中精力，可以确保您的客户获得应有的耐心和友善的服务。

但是，即使是小型团队也可能难以安排时间。要应对的变量和活动部件太多，因此这项工作似乎几乎是不可能的。

诸如对呼叫中心有利的因素，高峰时间和不足时间，员工能力，员工可用性以及许多其他因素等因素可以将日程安排转变为全职工作。因此，重要的是要利用可用于工作的最佳工具。

像SparkleComm这样的呼叫中心解决方案可以简化和简化日程安排，因此您可以将精力集中在仅仅坐在椅子上，而可以专注于组建最佳团队来应对这一变化。这可能意味着可能的最高服务质量与仅平均服务之间的差异。

5）定期与员工沟通

没有像第一手经验这样的经验。尽管您可能不一定每天都在呼叫中心的一线，但您的员工却是。他们从内到外都熟悉客户服务流程。这使他们更清楚问题的根源，也许更了解解决这些问题的必要条件。

您可以通过定期与员工沟通来了解他们所知道的知识。找出他们在哪里遇到问题。问他们需要做些什么。获得有关对客户重要的反馈。看看他们是否有任何改善建议。

呼叫中心管理绝非易事。这需要战略眼光，艰苦的工作，艰难的决策，激发人们实现艰巨目标的能力等等。

呼叫中心行业的有效领导者需要熟悉其业务的各个方面，以身作则，并在严格的预算范围内工作。有时可能会令人不知所措。

为了帮助您摆脱这种不堪重负的感觉，并使您和您的呼叫中心更接近成功，我们汇总了15种最佳实践的清单，以进行有效的呼叫中心管理。

什么是呼叫中心？

呼叫中心（有时称为联系中心）是部门、办公室或团队，负责处理来自新客户和现有客户的电话，以寻找问题的答案或问题的解决方案。呼叫中心是为了客户服务、市场营销、技术支持和其它的特定商业活动而接收和发出呼叫的一个实体，又名客户服务中心（Customer Service Center）、客户联络中心（Customer Contact Center）或客户关怀中心（Customer Care Center）。

SparkleComm的呼叫中心不仅仅是指传统意义上的电话呼叫，还包括了传真、电子邮件、短信以及Web上的各种文本、语音和视频的呼叫，技术上已经多媒体化。并且每一个呼叫中心至少包括一个ACD（自动呼叫分配）模块和若干座席。

过去，呼叫中心甚至进行电话销售并进行市场研究。但是，随着时间的流逝，许多企业将这些活动分为自己的部门，以最大程度地提高生产力。

呼叫中心现在几乎通过各种模拟和数字渠道专门与客户打交道，其中包括：

• 电话
• 电子邮件
• 网络聊天
• 社交媒体
• 文字（SMS）
• 视频
• 邮件

拥有如此众多的渠道，您和您的团队的工作量将非常巨大。为了确保您的部门平稳高效地运行，必须检查团队的工作方式并完善自己的呼叫中心管理实践。

呼叫中心管理最佳实践

1）招聘最佳员工

这对于成功的呼叫中心管理至关重要，但是很少有经理会花足够的时间和精力来聘请最好的员工来完成工作。呼叫中心需要具有天生的客户服务能力，良好的聆听能力，有效的沟通能力，出色的记忆力和热情态度的人员。热情和倾听能力等无形资产常常会成为最优秀的员工。

而棘手的事情是，这些特征无法教.。这就是为什么精明的管理人员花时间筛选新员工的态度和才能如此重要的原因。采用SparkleComm呼叫中心，它以SparkleComm统一通信的软交换技术为核心，在支持传统语音、VoIP、传真、短信接入的基础上，还可支持WAP、彩信、视频和流媒体等传输；在支持PSTN网络接入的同时，也支持2G/2.5G/3G/4G/5G等多种网络接入方式。