标签: 虚拟会议

随着春天的到来，变化无处不在。IT经理和业务主管正在展望新的一年，很明显，云技术和不断增长的移动员工队伍将在工作的完成方式和员工的沟通方式中发挥重要作用。由最近进行的一项调查证明，商务通讯在2019年一直在进行。数据表明，公司将在新的一年中采用新的方法来推动商务通讯的发展。这是即将发生的事情：

语音邮件可能正在死亡（缓慢死亡）。82％的人说他们更喜欢接收语音邮件作为短信。这就引出了一个问题：我们什么时候才能完全摆脱语音邮件？随着千禧一代和年轻一代涌入工作场所，可以肯定地说，短信将继续存在，并将在商务通信中扮演明星角色。

BYOD（自带设备）周围的政策增长空间很大。 就目前而言，有90％的企业制定了BYOD政策。精心计划的政策对于管理围绕出行的员工队伍不断增长的期望已变得至关重要。调查显示，有10％的企业目前未制定BYOD政策，使他们面临重大风险。随着员工在使用不受保护的设备和应用程序时继续给公司带来风险，我们可能会看到这种变化会变得更好。

虚拟会议正在升级。现在有50％的人认为Skype在业务通信方面已经过时。这表明了创新的虚拟会议技术将如何在工作场所中发挥作用。95％的员工计划在新的一年的面对面会议中使用新的业务沟通工具，例如劳格SparkleComm视频会议系统，它是新一代的视频会议系统，它从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求，相比于同行的即时通讯系统，SparkleComm是电信级的产品架构。

业务沟通工具是激励因素。远程工作和灵活工作时间的能力仍然是2020年的主要动力，但是更好的通讯工具如SparkleComm统一通信也已成为榜首。实际上，有97％的人说更好的沟通工具会影响他们的日常工作效率。

随着企业升级其通信方式，变革即将到来。商业交流已不仅仅是在工作中与他人交谈的一种方式，它们确实是节省时间和动力的工具，对于没有适当的BYOD政策的企业来说，这是一种冒险的资产。在2020年，商务沟通将永无止境，它们将助您完成工作，并极大地影响2020年的成功。

●保存虚拟会议的内容

选择具有多功能的虚拟会议软件（如SparkleComm），以保存虚拟会议期间生成的不同内容，如白板备忘录，文档，备注，讨论，聊天和其他重要内容。您需要确保会话和音频文件都已保存，使无法参与虚拟会议的同事也可以使用它们。劳格SparkleComm视频会议支持后台录音与录像，支持讲录用同步转化为会议纪要文本，文本按照发言人记录，记录中包含了发言人的发言内容的文本，同时提供发言人发言录音的超级链接，方便无法参与会议的同事以后使用。

●排练您的演示文稿

远离一张纸直接阅读。即使您的参与者在展示期间无法看到您，他们也能够告诉您的交付不是很自然。如果你有很多材料可以覆盖并且担心遗漏某些东西，那么大纲就是保持这个主题的好方法。您还可以为大纲中的每个主题分配特定的时间量，以使会议保持正常运行。

●避免重复您的语音和视觉效果

正如您应该避免直接从一张纸上阅读一样，请确保您也不要直接阅读PowerPoint幻灯片。相反，将幻灯片上的文本限制为几个关键要点，您可以在演示时展开它们。

●提供视觉效果

为了获得最佳的网络会议投资回报，请务必使用您的服务提供的所有工具和功能。请记住，图形，图表和其他视觉效果是使复杂信息更易于处理的好方法。

●留出时间进行问答环节

这些问答环节在会议结束时举行，但不得超过30分钟。如果超过30分钟，您应该允许在整个会议期间的断点处进行较小的问答会话，例如，在每个演讲者或主题之后。它将允许您的参与者在转向更复杂的材料之前解决相关问题，而不是将所有问题保存到会议结束时。

以上是使用Web会议的提示和指南。桌面会议等Web协作服务可以在您公司取得成功中发挥重要作用。但是，有必要使用正确的Web会议工具，使您的合作伙伴，客户和员工能够轻松地进行协作和交互。

劳格SparkleComm会议应用程序是虚拟会议的理想工具，与云解决方案相比具有许多优势。劳格SparkleComm包括集成，品牌和内部安全都是值得您信赖的，SparkleComm会议应用程序还配备了一些基本功能，如视频会议，音频会议，Web会议等等。

Web会议是一种有效，经济高效且便捷的方法，可以与地理位置分散的员工和客户进行沟通和协作。如今，网络会议几乎可以在任何设备上使用，并用于多种用途，包括员工培训课程，股东大会，产品发布，营销服务，甚至采访潜在的员工。

然而，即使网络会议消除了与商务旅行相关的麻烦和成本，您的会议仍然需要与面对面会议相同的预期和努力，以使其对您和会议的参与者都有价值。值得庆幸的是，您可以采取一些措施来达到您的目的，让您的与会者专注并积极参与您的会议。以下提示将帮助您按照自己的方式开展在线会议。

●确保虚拟环境适合会议

有不同类型的会议，如管理会议，项目规划会议，创意头脑风暴会议，销售电话，客户探矿会议和实时视频编辑会议。但是，在某些类型的会议中，有些需要面对面地讨论重要的客户前景或个人的就业发展等，而有些会议内容则适合虚拟会议，比如员工培训等。

●了解您的受众

在准备在线网络会议之前，请尝试了解您的受众，因为它将帮助您为可与所有参与者共享的虚拟会议准备正确的内容。用于虚拟会议的应用程序类型应该易于使用，就像打电话或单击按钮一样，您需要确保参与者熟悉Web会议技术。劳格SparkleComm是新一代的视频会议系统，它从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求。会议参与者只需下载SparkleComm APP，就可以轻松地参与会议，不需要太多的专业技术。

●提前制定会议计划和时间表

在开始虚拟会议之前，有必要设置传递控制和说话的规则。利用劳格SparkleComm视频会议系统，您可以使用允许参与者在虚拟演示模式下单击标记以响铃或举手的技术。还为个人聊天，对话聊天和广播时尚设定了基本规则。

●选择正确的主持人

主持人在定义语气方面发挥着重要作用，并有助于使会议议程保持正轨。主持人的角色是看到每个参与者都有机会提出问题并对该主题发表评论。主持人还有责任检查是否有任何想要发表评论或发言的参与者可以参与进来。确保您选择的主持人了解网络会议系统的功能。

3）保持参与者参与

虽然虚拟会议可能会让参与者感到过于舒适并使他们失去注意力。但是，这个问题很容易解决，您可以拥有最好的虚拟会议（如SparkleComm）。首先，你必须要求所有参与者消除任何形式的分心，并完全专注于会议。考虑到他们也可以关注会议，许多团队成员倾向于多任务，但这完全没有效果，你应该让他们停止这样做。将会议分成几个部分也很有帮助，但还不够。为了获得更好的结果，建议将您的演示文稿与问答部分相结合，将其与一些互动活动相结合。

4）准备参与者

如果您希望掌握虚拟团队会议的最佳实践，您必须了解一件事：作为虚拟会议的推动者，您有责任为参与者做好准备并告知他们未来会议的发展。您可以在会议前花五分钟来完成此操作。只需向他们解释基本规则，您希望在会议期间实现什么，并提供一些额外的说明。通常情况下，您应该让所有服务员取消麦克风静音，打开相机并检查他们的互联网连接。此外，您应该为会议设置时间范围并坚持下去。如果你担心这些方面，你必须知道一个发展良好的视频会议，例如像loogear SparkleComm这样的程序具有“记录此会议”功能甚至是“定时”选项。这样，参与者可以利用SparkleComm审查会议，以防他们有任何误解，您不必担心会议将花费太长时间。

5）激励

当我们谈论虚拟会议最佳实践时，激励是黄金法则。作为会议的推动者，您有责任激励参与者，并让他们感受到您的奉献精神，即使您距离他们只有几百米远。告诉他们你相信他们，并且你重视他们所有的想法。通过这种方式，他们将更积极主动，更积极参与，并且会更多地互动。如果某些成员达到目标，请务必提及并在团队面前表扬。这将增加他们的信心，并使他们更加专注，这样做，参与者将期待下次会议。

结论

如果您遵循这些做法，虚拟会议可能比实际会议更有效。如果您以前从未这样做过，可以使用最好的虚拟会议软件SparkleComm，并尝试一下。您会惊讶地发现您的团队喜欢这种互动方式。在一天结束时，这些会议的结果将反映在贵公司的职员中。

每个成功企业的关键是沟通。在过去，这是一个非常敏感的话题，人们必须做出真正的牺牲，以便与他们的团队互动。如今，技术进步使事情变得更加容易。只需一台设备，一个专门的程序（如SparkleComm ）和良好的互联网连接，我们就可以与我们的团队进行实时会面，无论他们的实际位置如何。

虚拟会议也是一种通信，因为所有的参与者被远程访问，它是一个非常有效的形式，而不会要求在同一个地方实际存在。许多企业家已经看到了虚拟会议的优势，他们开始将其作为默认的沟通方式。与任何其他形式的会议一样，虚拟会议取决于一系列因素。如果适用，这些因素将确保会议的成功，每位服务员都应充分了解其目的。

接下来我们将介绍虚拟会议的最佳实践，我们将让您了解如何改进这些实践。

1）计划你的议程

虚拟会议的主要目的是节省时间。有了它，您无需在特定位置收集所有团队，您可以在几秒钟内连接到他们。尽管如此，如果您希望提高效率并开展成功的会议，建议在会议开始之前准备会议的主要议题。一个非常好的方法是将整个会议分成几个较小的会议，并给每个会议一个目的。为任何一个会议选择某个主题和目标，并确保坚持这些主题。如果您的时间紧迫，请确保设置误差范围，因为某些主题可能需要比您计划的更多时间。

2）使用所有可用工具

虚拟团队会议最佳实践之一是您拥有大量可用工具。借助loogear SparkleComm等完善的会议软件，您可以访问各种功能，从而提高会议质量。花点时间学习如何掌握这些，因为它们将使您的工作变得更加容易。例如，loogear SparkleComm具有非常专业的屏幕共享功能，允许您显示实时图表，表格或任何其他形式的视觉材料。这可以影响会议的结果，它可以使参与者更多地参与并更多地了解辩论的主题。

随着先进技术的发展，虚拟会议越来越多地用于将人们聚集在一起，以便他们开展业务。虚拟会议已成为越来越受欢迎和可接受的媒体，以发展和接触大量受众。各种行业的企业已经意识到在线虚拟会议比面对面的活动便宜得多。

要了解有关虚拟会议的更多信息，我们将向您展示什么是虚拟会议以及虚拟会议的主要类型。

1.什么是虚拟会议？

虚拟会议允许远程参与者访问即使在地球另一端的计算机上的现场会议和活动。虚拟会议完全通过互联网进行; 参与者无需在会议室聚会。通过专为虚拟体验设计的会议网站或视频会议工具（如SparkleComm），参与者可以轻松加入虚拟会议。

除了直播活动，虚拟会议还包括讨论论坛，交流机会，会议资源中心，搜索和与其他会议参与者聊天的能力以及其他功能。所有这些都是专门为虚拟参与者提供与现场与会者获得相同会议体验的机会。

2.三种虚拟会议

视频会议，电话会议和网络会议是虚拟会议的三种主要类型，适用于不同类型的情况或行业。以下是三种类型的简要介绍。

2.1视频会议

视频会议允许参与者在与计算机摄像机和麦克风或移动设备的内置摄像头会议期间不仅可以听到，还可以看到对方。目前市场上有各种各样的视频会议提供商，如Skype，Zoom和Loogear。想要加入视频会议的人需要视频会议软件，例如Loogear的SparkleComm是新一代的视频会议系统，它从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求。配备网络摄像头和麦克风扬声器的计算机或移动设备和快速互联网连接。

这种类型的虚拟会议通常用于在遥远的地点面试求职者或为企业提供团体在线会议。它还用于与在家工作和远程办公的员工会面，以及连接到长途客户。SparkleComm视频会议还有助于在线培训，举办头脑风暴会议或项目计划会议。

2.2电话会议

一个电话通过电话线连接与会者。这可以通过固定电话或蜂窝设备来实现，这允许许多人同时从多个位置连接。它包括电话会议，音频会议等。

电话会议的缺点是会议参与者没有视觉参考，人们无法识别谁在说话而且看不到对方。如果事先引入所有电话会议参与者，并且如果每个人在评论之前识别自己，则该格式可以更有效。

2.3网络会议

Web会议是一个总括性术语，用于描述使用Internet和Web浏览器将来自不同地理区域的个人或团体连接在一起的过程，用于教育或培训网络研讨会，协作在线会议，视频会议或实时演示。

Web会议允许实时点对点通信以及从一个发送器到多个接收器的多通信。它提供了基于文本的消息，语音和视频聊天的数据流，可以在地理位置分散的位置同时共享。其实Loogear的SparkleComm也是比较著名的Web会议系统。SparkleComm不光具有视频会议功能还有电话会议、Web会议、即时通讯等一系列功能。