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Web会议最佳实践

现在我们知道如何举办成功的Web会议，我们可以分享一些最佳实践，以帮助确保您的在线会议尽可能有效。在下一次Web会议中，请牢记以下三点：

• 1.注意周围的环境

仅仅因为您不会与其他Web会议参与者在同一个房间里，这并不意味着您可以忽略周围的环境。如果电影海报，脏衣服或杂乱无章的杂物乱七八糟，那么后面的风景可能会让其他人分心。

您环境中的声音也值得关注。我们不建议在拥挤的咖啡厅举办Web会议。噪音会带来干扰。

因此，请您和您的Web会议参加者对您有所帮助，并考虑您在在线会议中的位置。别人注意到的视觉和声音值得您注意。

• 2.创造引人注目的视觉效果

无论您是主持Web会议还是被要求在会议中进行演示，引人入胜的视觉效果都是您的朋友。为什么？因为它们有助于吸引观众。

• 3.努力吸引观众

最好的Web会议不是单向对话。让他们参与您的演示文稿并让他们参与，而不是“与会”在与会者上。

为此，您可以给每个人都有发言的机会，也可以请特定的人就其专业领域内的主题提供意见。

您也可以使该技巧更进一步，并要求您的Web会议与会者在会议开始与小组共享之前准备一些东西。

不要太在意这个策略，并且要给您的与会者加倍准备工作。但是，如果您知道他们有要添加到对话中的内容，请让他们准备在网络会议期间进行共享。

SparkleComm：最终的Web会议解决方案

我们教您如何举办成功的Web会议，并介绍了一些最佳做法，以确保会议顺利进行。但是，我们忽略了一件非常重要的事情：用于托管数字聚会的软件工具！

对于网络会议软件，SparkleComm由于其强大的功能和易于使用的界面而成为首选。

将SparkleComm用于下一次网络会议，并可以使用以下功能：

屏幕共享。试图告诉与会者如何执行特定任务或工作流程？别！请使用SparkleComm的屏幕共享选项来显示它们。

白板草图。SparkleComm具有白板功能，使用户可以实时书写，绘制和说明他们的想法。

由于可以使用SparkleComm录制网络会议，因此可以将其发送给无法进行实时会议的同事。

自动跟踪。通过自动向他们发送自定义消息，这不仅是一种对您的会议参与者产生最终影响的绝妙方法。它也是一种工具，可以帮助您吸引那些注册了您的网络会议但没有出现的人。

• 最后

与远程员工举行在线会议并与世界各地的潜在客户建立联系的可能性是无价的！通过Web会议，您的公司可以扩展其覆盖范围并节省资源，而无任何其他麻烦。

只要记住遵循我的四步系统来主持有效的网络会议即可：

创建会议计划；
建立网络会议规则；
保持准点；
记录您的Web会议。

如果您尚未选择网络会议软件，建议您使用SparkleComm。该软件功能强大且直观。免费试用30天，亲自体验一下。

• 2.建立Web会议规则

现在，您已经为Web会议制定了计划，您需要建立一些基本规则以供与会者遵守。

关于此步骤的好消息是，与会议计划不同，此步骤只需要完成一次，而会议计划必须在每次在线会议之前完成。与与会者设置并共享规则后，您必须执行这些规则。

现在，规则意味着什么？简单：您需要建立适当的方法，让参加者在Web会议期间相互交流。

您设置的规则完全由您决定。但是我们有一些建议：

• 保持专业精神。

仅仅因为您和您的Web会议参加者不在同一个物理会议室中，并不意味着专业精神就应该被甩在后面。保持会议以业务为导向，穿着适当，并像在传统办公环境中一样进行操作。

• 注重普通礼貌。

Web会议也不会否定普通礼貌的需要。确保您的与会者没有经常大声喊叫。给每个参与者发言的机会，并确保每个人都受到尊重。再次，就像在传统的办公环境中进行操作一样。

像上面列出的规则一样的简单规则将确保您的Web会议富有成效，并且每个参与者都有机会分享他们的想法和想法。创建一组适用于您的规则，然后在网络会议期间强制执行。

• 3.留在点

中层经理的平均工作时间是会议的35％。对于高阶管理专业人员来说，这个数字激增到50％-如果所有这些会议都帮助公司向前发展，这将不是问题。不幸的是，研究表明37％的会议完全没有效果。

我们不希望您的Web会议属于37％。技术应该使我们的生活更轻松，更愉快，而不是给我们增加负担。

考虑到这一点，请尽力在在线会议期间始终保持关注。创建Web会议议程后，请尽其所能。不要被束缚。这只会延长您的会议时间，并使您的团队工作效率降低。

如果出现了必须详细讨论的意外主题，请考虑安排后续会议，而不是立即讨论该主题。这样，您可以制定新的Web会议计划并确保以最有效的方式讨论该主题。

永远记住，时间是您最宝贵的资源。不要浪费它！

• 4.记录您的Web会议

最后但同样重要的是，始终记录您的Web会议。如果您使用的是SparkleComm软件，它可以为您提供会议录音功能。

为什么如此看好会议录音？因为它们非常有用！

想象一下，您刚刚与远程团队举行了一次会议，但是不幸的是，一位重要的工作人员感冒了下来，没能成功。与其尝试在会议期间做笔记以使他们一旦恢复就可以将信息中继给他们，不如直接向他们发送网络会议记录并要求他们在方便时查看它们。

以客户为中心的Web会议也可以记录下来，并在将来用于营销和销售目的。您可能不需要每次获得新线索时都主持实时产品演示。您可能可以直接向他们发送自动录音。

录制的网络会议是您绝对应该利用的主要便利！他们将帮助您提高工作效率和保证。

无论他们身处世界何处，都可以与任何人见面，这是我们在本文中要讨论的话题。

技术已经完全改变了现代企业的运营方式。现在，我们可以向世界各地的客户推销和销售公司的产品，眨眼之间就可以完成传统的耗时任务，甚至可以与来自不同时区的同事进行实时会议。

什么是Web会议？

简而言之，Web会议是指通过Internet托管的任何实时会议，会议，培训课程或演示文稿。

与会者从他们的计算机登录到网络会议，然后可以通过音频和文本聊天功能与其他与会者进行交互，查看会议主持人准备的PowerPoint演示文稿或白板草图，甚至可以选择与他人共享主持人的屏幕。群组。

Web会议的好处是什么？

现在您知道什么是Web会议，我们可以讨论它们为何如此有益。有很多原因使您觉得Web会议很有用，但是我想重点介绍两个主要优点：

• 1.更好地达到

进入21世纪，许多企业在全球范围内开展业务。例如，您工作的公司可能位于加利福尼亚的旧金山，但可能向纽约，伦敦，北京和世界其他城市的客户销售产品。

如今，甚至不能保证公司的员工可以在内部工作。随着远程工作变得越来越流行，企业领导者需要可靠的方法来与全体员工联系-即使其中一些人居住在不同的国家/地区。

视频会议使组织无论身在何处都可以与任何人（客户和员工）建立联系。

• 2.节省的资源

正如我们刚刚建立的，现代企业在全球范围内运作。您能想象如果您不得不飞往拥有客户的每个城市并亲自进行产品演示会浪费多少时间和金钱？

远程团队也是如此。如果您必须为外出工作的员工进行广泛的旅行安排以参加会议，那么别无选择。

再次，网络会议为您提供了帮助。您不必将全球的销售人员或员工定期带回公司总部。您只需投资一个可靠的Web会议平台并通过Internet主持会议。

如何举办成功的网络会议

• 1.制定会议计划

就像生活中的许多事情一样，成功的网络会议几乎总是从一个可靠的计划开始的。

如果您不知道在数字会议中要谈论的话题，该主题为何重要，如何共享重要信息以及与谁共享，则Web会议可能不会结束非常有效。

首先，确定您的Web会议的目的。也许您需要与远程团队联系，并确保所有人都在同一页面上。也许您想为一些潜在客户举办产品演示活动。

无论您的目的是什么，在上线之前都要了解它。

然后决定将邀请谁。实时网络会议期间，您部门中的每个远程员工是否都需要出席？您将向所有人开放产品演示活动，还是仅邀请Web会议？

最后，确定您将使用哪种网络会议工具托管在线聚会。有很多选择，但是SparkleComm始终获得用户的好评。在本文的后面部分，我们将详细讨论SparkleComm及其可为您做什么。

2）会议进行

像劳格SparkleComm这样的全包式云业务通信服务使移动办公人员可以经济高效地使用电话会议，网络会议甚至高清视频会议等必备功能。您最多可以召开上千人参加的全球音频会议。集合团队参加网络会议或高清视频会议，参与者可以在移动应用程序上轻按一下即可共享演示文稿，照片或其他存储在Dropbox或Box中的文件。SparkleComm的此功能意味着您的员工可以协作或向客户演示，而无需花费商务旅行的时间和金钱，而且没有带宽的运营商费用。

3）国际通话，不收取运营商费用

通过在设备上安装应用程序，外出旅行的员工可以通过Wi-Fi拨打和接听电话，而无需使用昂贵的运营商漫游。对于任何经历过贴标震动的商务人士来说，这都是一个很大的好处，在某些国家，连几分钟的通话都可能会花费很多。SparkleComm统一通信应用程序还允许您通过Internet发送和接收SMS和传真，或参加音频会议，网络会议或高清视频会议。一些进取心的用户甚至报告说，租用了具有无限数据计划的Wi-Fi热点，并将其放在口袋里，以节省步行或乘火车或汽车时的国际漫游。而且由于SparkleComm拥有并控制着自己强大的全球网络，因此通话质量听起来应该就像您从隔壁拨打电话一样。

4）一键式访问会议

忙碌的上班族经常不得不从任何地方参加电话会议，网络会议或视频会议。您是否曾经在开车时尝试进入会议桥，并在键盘和电子邮件之间来回切换以获取会议ID？该SparkleComm移动应用程序提供了一个独特的一键式功能，允许用户点击一个链接以短信，电子邮件邀请或日历事件立即加入会议。该应用程序拨打指定的号码，并自动输入会议ID。您也可以触摸以设置会议或从“收藏夹”列表中选择一组联系人来请求会议，而无需使用复杂的键控代码。

如果您的员工仍然没有这些新的移动功能，那么您的企业将失去一些巨大的利益。您可能想查看一个云业务通信解决方案，以了解它如何节省您的钱，并将当今的游牧工人整合到一个团结一致且更有效的组织中，劳格SparkleComm能帮助你实现愿望。

以下是针对小型企业的八种最佳网络视频会议工具：

1. Skype for Business

您可以将Skype视为使用计算机拨打长途电话的便捷方式，但Skype for Business产品允许您使用Skype运行视频会议。使用Skype for Business，您的Web会议最多可包含250人（使用Microsoft Office 365订阅）。使用该工具可以实时共享桌面和在线协作。您还可以录制会议。

2.Meet by Google Hangouts

与传统的Google Hangouts相比，Hangouts Meet是一种更加商业友好的工具。但是，要使用此会议软件，您需要一个G Suite帐户。 Google Hangouts结识可让您举办实时视频会议。您可以为视频会议托管的人数各不相同。如果您有G Suite Enterprise，则最多可容纳50人。但是使用G Suite Basic和Business，您只能托管25个。

3.Cisco WebEx

借助这款实时视频会议软件，您将享受到许多功能，包括屏幕共享，云端录制，个人会议室等。您可以在网络会议中包含的人数，具体取决于您购买的套餐级别。使用入门级别，您可以包含50个参与者。在企业级，您最多可以有1000个会议参与者。提供免费试用。

4.GoToMeeting

此Web会议软件专为在线会议而设计。它包括一个免费选项，使您的会议更容易访问。您还可以使用自己的URL设置个人会议室。实时共享您的桌面，以便您的与会者可以准确地看到您正在谈论的内容。记录您的会议并将其存储在云端。您还可以下载此视频会议软件的免费试用版。

5.Zoom

这种流行的在线会议软件是小型企业的绝佳选择，因为最基本的级别是免费的。在最基本的级别，您最多可以容纳100个会议参与者，最长可达40分钟。您还可以使用屏幕共享进行协作。还有私人讨论的分组讨论室。要获得更多功能，例如无限制的会议持续时间或更多参与者，请选择其中一个高级计划。

6.SparkleComm

与传统视频会议相比，SparkleComm从客户端到后台的MCU全都基于软件。同时服务器可以使用自己租赁的云服务器，可专属定制。支持的版本广泛，包括Android、iOS、Mac、Windows、Linux、Pad等系统。它的功能包括屏幕共享，云端通讯录，个人会议室等。支持最低16路会议并发到200路会议。目前可在其官网进行申请免费试用。

7.Join.me 

这个相对较新的在线会议软件也为很小的企业提供了很多东西。它对个人用户是免费的（功能有限）。例如，在免费级别，您最多可以有三位与会者。有三个级别的高级计划，提供额外的功能。例如，业务级别计划允许您在会议中托管多达250个并包含录制功能。

8. AnyMeeting

这个在线会议软件提供了两个计划。一个计划允许您举行最多10人的会议，另一个允许您举办多达30人的会议。所有级别都包括屏幕共享，聊天以及发送电子邮件会议邀请和提醒的功能。通过更大的计划，您还可以为会议提供免费电话号码以及创建会议录音的功能。

拥有良好的视频会议软件是许多小企业无法考虑的重要需求。

远程工作正在增加，预计将继续增加。根据研究表明，许多招聘经理预测，超过33％的员工将在未来十年内远程工作。

员工位于不同的地方，有时甚至在不同的国家，您的小企业如何确保每个人都保持良好沟通？拥有地域多元化的团队，让每个人聚集在同一个房间进行传统会议是不切实际的（也是昂贵的）。

召开网络会议解决了沟通问题。使用在线会议软件，您可以安排定期会议，让您的团队通过互联网聚在一起分享信息并提出问题。使用合适的网络会议软件——SparkleComm，您甚至可以举办培训课程。

获取实时视频会议软件可能是您的小型企业的主要决策，但它是一个重要的因素，因为它可以帮助您的团队保持联系。

什么是网络视频会议软件？

无论会议参与者位于何处，网络视频会议软件都可以让您举行各种类型的在线会议。在线会议软件使用互联网，因此任何有连接的人都可以参与。实时网络会议可以包括视频元素，参与者可以使用他们的网络摄像头看到彼此。或者，会议可能只是音频。有时，在线会议也可以通过电话获得，这使得所有团队成员更容易参加。

SparkleComm可用于进行各种类型的会议，包括：

传统的员工会议
网络研讨会
网络广播
合作
训练

当您开始举办越来越多的网络会议时，您将希望了解如何通过视频会议工具与团队成员合作。而要成功召开网络会议，您的企业将需要良好的网络会议软件。

市场上有各种各样的网络会议程序。最简单的使用聊天和即时消息程序主持基于文本的小组讨论。更复杂的程序使用网络摄像头和流式视频交换视觉信息，并允许人们在线共享文档。一些程序完全基于计算机和因特网，而其他程序使用电话系统来分发音频内容。劳格科技的SparkleComm网络会议程序，它从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求。让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备。

Web会议程序结合了网页和Internet通信中常用的工具。他们将这些工具捆绑到一个界面中，以创建交互式会议环境。这些工具包括：

HTML，XML和ASP标记

Java脚本

Flash动画

即时通讯

流媒体音频和视频

公司既可以购买会议软件（如SparkleComm），也可以自己主持会议或使用托管服务。托管服务提供进行会议的软件和服务器空间。无论哪种方式，公司或托管服务必须有软件来协调会议和充足的服务器空间和带宽以适应它。

某些程序可以与公司现有的电子邮件，日历，消息传递和办公生产力应用程序合并。有些允许与会者在常规Web浏览器中查看演示文稿，而无需安装任何其他软件。根据软件的不同，人们可以：

查看PowerPoint等程序中的幻灯片演示文稿。

使用计算机鼠标或打字在普通白板上绘图或书写。

通过网络摄像头将静态图片或视频传输给其他与会者。（这会增加所需的带宽，有时会减慢演示文稿的传输速度。）

使用屏幕共享从主持人的计算机桌面查看信息。

使用应用程序共享，即使与会者没有创建它们的软件，也可以共享文档。

通过音频聊天（作为软件的集成部分）或通过电话询问和回答问题。

劳格科技的SparkleComm拥有上述所有功能，而且SparkleComm会议程序还包括安全和加密选项。大多数要求版主和与会者使用登录名和密码来访问会议。有些使用SSL或TLS加密来保护数据。一些公司在内部服务器上主持Web会议，以便数据保留在公司防火墙之后。

SparkleComm是最简单，最方便，功能丰富的音频和网络会议平台，可随时随地在任何设备上为您的在线会议和实时协作提供支持。也可为您部署专有的私有云服务器，构建一个属于企业内部的消息沟通通讯平台。

我们已经给通讯行业，中小型企业以及政府等提供了适合他们需求的定制化统一通信解决方案。也获得了需要易于使用，方便，可靠且质量上乘的音频和网络会议的客户的信赖。

• 灵活的网络设置

网络电话解决方案SparkleComm采用灵活的网络结构，系电信运营商级别的网络应用。同时支持针对企业级别的应用。

• 应用集成

SparkleComm采用开放式结构，可以灵活的集成应用。可以方便的与现有或者第三方的应用集成。如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

• 多操作系统支持

SparkleComm的核心组建采用最稳定可靠的C/C++开发，是目前同行业中支持操作系统产品系列。用户可以任意选择最适合的部署方案。其支持的操作系统包括且不限于：Linux／Windows／macOS／Unix／Android／iOS。

• 可定制化

SparkleComm提供多重定制化方案：方案1：UI定制化，依据用户需求所有客户端(Android／iOS／PC)均可定制化。方案2：SDK定制化，用户依据SparkleComm的开发套件，底层的SDK定制自由的即时通讯系统，包含客户端及服务端均可深度集成到客户自由的系统中。

您准备好提高业务的生产力吗？我们很高兴为您提供有保障的服务。我们7/24为您提供帮助，让您的体验尽可能轻松无缝。

您需要在web会议解决方案中寻找的不仅仅是每月的价格；还需要确定最适合您的特定业务和会议策略的特性。有满足企业需求的解决方案，也有最适合小型企业需求的解决方案——所有这些解决方案都有许多丰富的特性可供选择。找到适合您企业的方案是一个关键的过程。

下面是一些你应该问的问题：

• 为什么web会议有用?

因为它使会议更容易！简单地说，web会议允许人们随时随地进行虚拟会议。因此，你花更少的时间安排面对面的会议，花更少的钱安排整个团队一起在董事会会议室开会。SparkleComm的会议软件可以让您控制与谁通信，以及何时/何地/如何与他们通信。

根据服务的部署方式，web会议有很多用途。上传你需要分享的文件。向你的团队展示你所看到的屏幕。举办网络研讨会或讲座。你可以竭尽所能的使用web会议。

• 您需要兼容哪些操作系统?

重要的是要记住，您的团队成员可能不仅仅使用mac、pc和Linux笔记本电脑。随着移动革命的迅猛发展，人们对智能手机和平板电脑的依赖程度越来越高，确保你决定是否想要利用移动功能的网络会议解决方案。有些解决方案具有跨越所有操作系统的健壮特性；还有一些公司专注于特定的操作系统，并在这些利基市场上做得很好。您可以选择SparkleComm会议解决方案，它满足在各种PC端（Mac/Windows/Linux），移动端（iOS/Android/pad）等终端设备上使用。

• 您需要音频/视频/聊天功能吗?

这里有一些选项。如果你想让所有的参与者都看到对方，并在他们被叫到的时候加入进来，SparkleComm是专门针对这个问题的web会议解决方案。如果你想为每次会议增加一个聊天窗口，软件也可以支持这个功能。同样，web会议解决方案是万能的，足以满足您特定的业务需求；你只需要知道你想要的典型会议的是什么形式的。

• 您还需要什么其他功能?

SparkleComm会议软件具有令人印象深刻的功能和集成——这取决于您的市场需求。需要记住的一些功能包括视频会议、屏幕共享功能、记录每次会议的功能以及在会议期间上传文件的功能。您需要的特性会影响与会者之间的交互程度。在过去，你可以打开公文包，分发你想让你的团队看的文件的整理副本。根据您附加的特性，您仍然可以在虚拟团队成员之间进行类似级别的交互。你只需要知道你在会议中想要的互动程度。

• 所有这些技术有多安全?

这取决于您使用的软件。显然，您的商业信息是有价值的和机密的。确保您将要选择的软件具有适当的加密级别和安全保证，以确保您与团队共享的内容保留在团队中。虽然大多数web会议软件都在一定程度上处理安全问题，但有些软件更关注这个角度。比如SparkleComm。

关于Web会议的一些最后想法:

无论是在短期还是长期，web会议都可以为您的企业节省会议和会议的费用，这些会议是为在世界不同地区和内部工作的人员准备的。了解你希望会议的互动程度是很重要的；一旦您了解了这一点，您就可以找到最适合您的业务需求的会议解决方案。

随着时间的推移，网络会议与视频会议的差异已经缩小。了解技术进步如何促成这两种工具的融合。

在NBC情景喜剧办公室的一个场景中，办公室管理员Pam要她老板找到两张照片之间的差异，让她的老板分心。这个笑话的笑点是它们都是同一张照片。这实质上就是今天的网络会议和视频会议。如果您比较产品功能，它们几乎无法区分。所有严肃的网络会议产品现在都包括视频，所有视频会议产品都包括屏幕共享。

网络会议和视频会议产品之间唯一真正的区别在于它们的起源。在互联网发展的早期，视频会议对IP而言并不可行。视频需要比提供的典型互联网连接更多的带宽，以及比典型PC提供的更多计算能力。因此，早期视频会议通过单独的网络运行并使用专用计算硬件。

在早期视频会议设备上共享内容并不总是可用，并且其早期实现很困难。今天，我们将视频应用程序运行在我们保留内容的相同PC，笔记本电脑和其他设备上。例如使用劳格SparkleComm桌面视频应用程序共享桌面屏幕是常态。在会议室中，当前一代IP连接的视频设备可以轻松连接到个人设备并通过USB连接或Wi-Fi共享内容。

早期的Web会议旨在有效地使用尽可能少的带宽和PC资源。典型的网络会议与会者将在他们的计算机上观看演示时拨入电话会议线以获取音频。在那些日子里，甚至简单的IP音频也是需要很多要求的。随着带宽和处理能力在过去几十年中不断增加，这些平台增加了音频和视频，以应对市场压力和客户要求。

今天，网络会议和视频会议这两个术语基本上是可以互换的。一段时间以来，人们普遍认为网络会议产品中的视频很弱，无论是分辨率较低，错误恢复能力较差，还是唇形同步都没有关闭等问题。

今天，大多数产品都解决了这些问题，传统的网络会议平台现在将视频质量放在首位。例如劳格科技的SparkleComm视频会议系统，其语音质量继承SparkleComm的高品质语音质量及视频质量，让参与者犹如亲临现场。也许现在是时候退出网络会议一词，应该把所有视频都叫做视频会议。