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文件管理

对于远程团队来说，云存储是一种流行的文件管理解决方案，因为它允许他们将重要文档存储在远程服务器上，这意味着可以从任何地方使用任何设备访问这些文件。 这对于协作也非常有用，因为多个人可以同时在一个项目或任务上一起工作。 

最受欢迎的文件管理工具可能是Google云端硬盘和Dropbox，但是如果您使用的是劳格SparkleComm系统，则其中还具有文件共享功能，可让您与队友和小组共享计算机中的文件。 因为它与我们上面提到的那些云文件管理工具（如Dropbox，Google Drive，OneDrive和Evernote）集成在一起，所以您还可以将这些文件直接与您的团队进行聊天和视频通话。

任务管理

当您无法在同事的办公桌前走路并要求更新项目状态时，任务管理软件就变得更加重要。 

理想情况下，您需要能够轻松创建，分配，共享和跟踪任务的软件。最受欢迎的是Todoist和Trello，但同样，如果您想整合您的工具并减少每月要支付的不同应用的数量，SparkleComm也具有任务管理功能。您还可以在团队对话中分配任务，在日历或列表视图中查看任务，甚至可以按项目或团队对任务进行排序。 

吸引远程员工参与的7项活动

现在您知道了与远程员工一起工作需要哪些工具和流程，是时候将它们付诸实践了。面向远程员工的这些有趣的活动将使他们感觉自己就像是一个紧密联系的团队的一部分，不管他们有多远。

1.上午启动会议

在一家专业服务公司，员工通过参加名为提高服务技能的SparkleComm会议来共同开始新的一天。这次电话会议是新的一天的开始，使每个人都可以听到有关正在发生的事情的快速更新，并帮助远程员工保持与总公司文化和对话的联系。 

2.虚拟网络程序

美国运通（American Express）与其人力资源团队合作，启动了BlueEn，这是一个虚拟的工作人员网络，该网络专门设计用于召集具有灵活工作安排的员工。他们还举办了一个虚拟职业周，为2,000多名员工提供服务，甚至还设有BlueEn大使，他们倡导为公司的虚拟人群提供资源和支持，提高BlueEn员工网络的知名度，并在远程员工之间建立联系。

远程管理工具

还要仔细查看您的远程管理工具。IT部门也将在家里工作，因此您需要确保您无法迁移到云中的任何现场基础设施都可以在异地得到尽可能多的管理。其中大多数将是软件，但是许多重型设备，尤其是服务器，都具有硬件附加组件，这些附加组件可实现更丰富的远程管理功能。这是您应该快速购买的另一套设备，并需要获得专业的安装帮助。查看去年这些设备的维护日志，确定最常见的管理任务是什么，并确保可以在任何地方执行这些任务-命令行重新配置，远程重新启动，与安全相关的任务（例如密码重置），尤其是数据备份。确保无论您的IT团队在哪里，这一切都是可行的。

4、与部门负责人和经理会面

没有人愿意在他们的日程安排中添加更多会议，但是如果您能参加会议，将不胜感激。使用这些会话来确保经理完全熟悉IT将如何运行当前工作负载，员工应如何与他们联系以及可能有什么新程序。但同时也要解决这个问题，并询问管理人员在分散的环境中运作所需的功能。

没有中央办公室时，管理员工的日常工作会如何变化？这些管理人员不仅需要通过必要的工作流程吸引他们的员工，还需要有效地管理他们的时间跟踪或轮班安排，个人绩效跟踪或团队协作。了解这些经理将需要哪些内容来有效地管理突然虚拟的团队，然后寻求技术解决方案来提供帮助。

与高级管理层的会议应关注新的长期IT策略的效果和要求，以及如何处理对业务很重要但很难甚至不可能远程实现的工作负载。作为IT专业人员，您无法做出这些决定，但是您应该准备回答问题并提供潜在的解决方案。而这一切的一切，如果IT人员也在远程办公，他们的会议如何开展，劳格SparkleComm视频会议平台能帮到你，SparkleComm视频会议从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求。让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备，后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。

这些对于特定企业来说太个别了，因此除了要说先担心制定解决方案然后再担心成本外，在这里不能提供很多指导。不要仅仅因为潜在的解决方案昂贵而忽略它们。即将发生的事情将是一时的可怕，因此预算方面的考虑将发生变化，而高级管理层将对此进行处理。IT专业人员应专注于使业务成真。

5.消息和聊天

消息传递功能已经发生了转变。在过去与其他UC功能分开的地方，消息传递现在更加动态并与其他工作流集成在一起。

例如，在SparkleComm会议之前，消息和相关文档可以填充虚拟工作空间。会议开始时，文档和消息都保留在该工作区中，以提供背景信息和上下文内容。在团队成员在会议期间进行交谈时，私人消息可以作为个人进行一对一聊天的有用反向渠道。群组消息可以保存在会议上下文中，并链接到文件存储。

从根本上讲，团队可以举行一次会议，而这场会议不仅仅存在于会议之外。集成到会议和文件存储中的以消息为中心的团队协作工作空间非常关键。

轮询也是一项与消息传递有关的有用功能，可收集团队成员的反馈。消息流中的GIF，表情符号和模因也是远程团队进行互动并减轻与大流行相关的在家工作的压力的轻松方式。

6.流动性

移动性是UC的另一个必备功能。组织和团队成员需要能够使用其UC系统，加入会议以及通过任何设备连接到会议室系统的能力，而与OS无关。

无论是在平板电脑，个人电脑，笔记本电脑上还是其他设备上，通过通用界面轻松加入会议的能力，都是至关重要的。根据相关数据，77％的组织正在使用移动应用程序进行视频会议，并且大约75％的公司已部署了诸如SparkleComm的移动UC客户端。

7.虚拟背景和视频布局

虚拟背景可能看起来像个可爱的花招。但是最终用户喜欢它们，并且它们已成为供应商之间的差异化因素。

例如，对于内部团队会议，虚拟背景使用户可以从该技术中获得一些乐趣，这对于固守在家中的工人来说是一个很小但可喜的缓解。无论用户是出现在热带岛屿还是电影背景上，虚拟背景都可以减轻一些在家工作的焦虑并隐藏不整洁的房间。对于与重要客户进行的外部通信，虚拟背景为在家工作增加了专业感。公司甚至可以为员工提供具有公司名称或徽标的品牌背景。

此外，例如劳格SparkleComm统一通信增加了通话中可以看到的人数的视频布局，这已成为供应商之间的一大差异。

据统计，每年因非生产性会议而蒙受的损失约为370亿美元，而73％的工人承认在会议期间开小差。随着时间的推移，这会给企业造成重大损失。不幸的是，尽管我们发现自己陷入了生产力的黑洞，但我们仍然会毫不犹豫地为收到的每个邀请单击“接受”。毕竟需要开会……对吗？

只是取消日历中的每个会议都是很诱人的，但是我们知道这不是一个选择。相反，现在该是我们认真讨论会议并有意重建会议的时候了。这意味着确定哪种方法可以最大程度地减少停机时间并提高生产率。

以下是我们应该举行的五种会议，以及如何充分利用它们： 1.决策会议：达成共识。

在许多情况下，共同做出决定至关重要。例如，在一个招聘小组中，团队成员有个人意见，但需要达成共识。实现这一目标的最具战略意义的方法是通过SparkleComm决策会议，由关键利益相关者敲定细节，然后做出决策。

建议：决策会议需要大力协助。与会者不想坐在那里讨论几个小时的候选人或新产品的名称。建议有一个主持人来从头到尾的引导讨论。

2.讨论会议：为新项目集思广益。

讨论会议与决策会议完全相反。目的不是得出结论，而是鼓励主题内思想的自由交流。假设有一个项目仍在构思中，讨论的目的是交换想法，角度和灵感，以帮助启动该项目。或者，在进行项目回顾的情况下，参与者可以深入了解在该特定项目中哪些项目有效，哪些无效。 

忠告：如果讨论会议偏离了原始主题，则只需要轻轻松松就可以轻松地引导和安排对话。在大多数情况下，SparkleComm视频会议的参与者将使讨论保持顺畅，而无需遵循严格的准则。

3.信息共享会议：向整个公司发布公告。

有时，应对大量员工的最佳方法是通过SparkleComm视频会议平台进行信息共享。高管和其他领导者使用这些SparkleComm会议进行公告，提供重大更新，进行讲座等—通常与时髦的PowerPoint演示文稿搭配使用。 

建议：信息共享会议会切入员工的个人日程表，因此秘诀是不要过度使用它们。演示者通过保持专注并简明扼要地推动会议向前发展。

视频优先，远程优先的策略带来了好处

也许最重要的是视频功能的应用程序的普及和视频第一的大多数会议服务的性质，以上其他类型的内容重点发展视频。例如劳格SparkleComm视频会议系统则通过在会议参与者之间建立更高的参与度来改善远程工作体验。与仅音频会议不同，SparkleComm视频会议使人们可以共享非语言交流，并且随着通话时间的增加，通常可以减少通话过程中的干扰和多任务处理。接受视频会议应用程序的接受调查的组织报告了以下业务收益：

测得的生产率提高了21％；

会议时间减少了6％；

通过减少差旅和转向低成本服务节省了5％的钱；

通过优化视频销售电话，收入增加了7％。

如何准备使用视频进行远程工作

为了成功地将视频用于远程工作，IT和业务主管应重点关注以下内容：

确保足够的网络性能，包括为员工提供衡量家庭Wi-Fi性能的工具，并为家庭网络升级和高速互联网服务提供资金。

提供有关照明和背景的最佳做法，以提高视频体验的质量。如果会议供应商提供虚拟背景或背景模糊，请考虑使用这些功能，但要小心配置支持它们的笔记本电脑和PC。

提供高品质音频体验且可消除噪音的头戴式耳机或免提电话。

建立用户采用和意识计划，以培训人们如何使用会议应用程序（如SparkleComm），且拥有视频的执行主管至关重要。

围绕视频发展一种文化，消除日常使用中的形式性。如果背景混乱，员工穿着T恤或宠物在后台漫游，请不要担心。

考虑提供可提高视频质量的网络摄像头升级或执行系统。

将会议服务与其他业务应用程序（尤其是团队协作应用程序）集成在一起，以确保会议在团队空间的上下文中进行，从而使便笺捕获和文件共享变得容易。就像劳格SparkleComm视频会议系统那样，它采用开放式结构，可以灵活的集成应用，可以方便的与现有或者第三方的应用集成，如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

计划利用SparkleComm新兴的支持AI的功能来实现笔记，识别动作项并支持会议记录。

将会议应用程序扩展到客户，潜在客户，供应商和合作伙伴，从而消除了对音频桥的依赖，并在所有业务运营中获得了视频的好处。

在冠状病毒，自然灾害或其他工作场所中断期间，支持视频会议的积极主动的方法比以往任何时候都更为重要。现在是时候利用SparkleComm视频会议来提高生产力，节省资金并潜在地增加收入。

3. AI选项扩展。

当前只有5％的受访者使用AI来增强他们的协作体验，但是43％的受访者正在评估他们的AI选项。我希望随着AI驱动的功能在2020年得到广泛应用，以改善会议体验，更轻松地访问相关信息并打破语言障碍，这些功能将迅速被采用。但是，大多数IT购买者将继续将AI视为对现有服务的功能增强，而不是需要额外成本的独立产品。事实上，在过去一年中，已经有一些UC系统添加了AI功能，例如劳格的SparkleComm统一通信平台，已使用AI来增强他们的协作体验，以改善会议、通信体验。

4.安全性，合规性和治理是主要区别。

安全性，合规性和治理功能将成为供应商在云市场上争夺更大，更复杂客户的主要战场。像Cisco这样的供应商将安全性视为主要区别，而其他供应商如Loogear则在添加功能以支持加密密钥管理，导出和归档以及分析，以确保符合法规要求。期望供应商继续专注于提供高度安全的产品，以将最后的内部保留移至云中。

5.公司授权工作流程和分析。

协作软件的格局正在迅速变化，从会议，呼叫和消息传递等点产品到将协作功能与工作流集成在一起以改善业务流程。工作流和协作功能的集成需要一种平台方法来部署和开发专业知识，以利用协作API。例如劳格SparkleComm统一通信平台采用开放式结构，可以灵活的集成应用。可以方便的与现有或者第三方的应用集成。如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

LCNC工作流构建者现在正从协作供应商本机或越来越多的供应商作为独立产品进入市场。IT领导者必须从购买和部署的观点转变为专注于识别和优化特定工作流程并使用户能够创建自己的工作流程的观点。随着这一转变，需要进行分析以识别流程改进的机会并衡量已部署集成的结果。

过去一年，协作市场迅速发展，对2020 UC和协作趋势的预测使这些发展向前迈了一步。留意向云的持续转移，并结合新的重点，即使用协作平台来交付可衡量的业务价值，同时确保安全性和合规性。

命令和控制应用程序使用语音命令来自动执行本来可以通过基于文本的渠道完成的任务，例如搜索日历以了解会议可用性和文档共享。语音命令还可以使用户通过调整照明或控制AV设备来控制会议室。AI驱动的语音识别应用旨在通过语音到文本以及文本到语音来提高个人生产力。这些应用可以执行一些小任务，例如使用语音命令生成电子邮件，也可以执行更大的任务，例如实时记录会议。

语音技术安全问题

在UC（如SparkleComm）空间中，语音识别应用程序通常以聊天机器人和个人助手的形式找到。聊天机器人通常在单回合上操作，用户在其中发出命令或查询以执行特定任务，例如打开灯或检查消息。

诸如Alexa for Business和Microsoft的Cortana之类的个人虚拟助手使用NLP和机器学习来不断改进。他们可以执行与聊天机器人类似的任务，例如在会议室中召开会议，还可以保留有关用户的信息，以创建情境化的体验并更好地响应用户需求。一些虚拟助手还提供开放的API，以与工作流和应用程序集成。

聊天机器人和虚拟助手确实会带来一些与用户隐私有关的安全问题，特别是如果聊天机器人或助手是被动侦听办公室和会议室中对话的设备的一部分时。但是，这些设备通常在被关键字激活后才传输数据。如果某些组织涉及敏感数据，则某些组织，尤其是诸如医疗保健之类的受监管行业中的组织，可能会担心存档对话以及控制对聊天机器人和虚拟助手的访问。

语音识别期望

并非所有用户都会喜欢与聊天机器人或虚拟助手进行通信。但是，随着企业中语音识别的增长，组织应该教育用户有关语音技术应用的期望。

用户应该期望工作场所的应用将随着语音技术的采用而变得更加语音驱动。例如在SparkleComm统一通信中，他们将能够使用语音命令完成从记笔记到发送电子邮件的任务。

但是用户应该记住，语音技术可能永远都不是完美的。虽然语音识别的准确性正在接近人类的水平，并且随着使用程度的提高而提高，但它可能永远无法达到100％的准确性。

组织应使用协作指标和他们的会议室技术来衡量员工的工作效率和协作技术的有效性。

随着工作场所更广泛的数字化转型趋势，会议室技术不断发展。在企业协作方面，这种视听推进意味着为工作人员所需的工作空间和工具采用更灵活的模型。

企业仍然需要传统的大型会议室和技术来支持大型团体和预定会议需求。另一方面，会议室可以满足小型团体和短期临时会议的需求。

随着组织努力变得更加敏捷，员工需要更频繁地在团队中工作。为了提高团队的工作效率，整体体验需要轻松。但是，您还需要在此模式下工作时测量性能，并且围绕会议室工作流程的指标仍在不断发展。

员工对会议室的需求很难预测，比较正式的大型会议室的使用率可能不是预期的有效指标。IT肯定需要协作指标来跟踪会议室技术的采用情况。这包括会议室的使用率和用于协作的应用程序，例如劳格SparkleComm视频会议系统或移动设备。IT部门还应跟踪每次会议的与会者人数，会议持续时间以及与外部各方的互动程度。

另一个需要衡量的领域是网络使用，因此当团队在会议室中会议时使用音频和视频会议工具时，IT可以确保有足够的资源可用。劳格科技的SparkleComm视频会议系统就是一个很好的工具，SparkleComm从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求。随着时间的推移，这些指标将指示需要多少房间，具有会议室技术的整体用户体验以及需要哪些形式的IT支持和集成。这些是相当简单的跟踪指标，但是对于会议室技术的成功，也必须考虑有关团队绩效的指标。

制定企业协作指标

围绕团队绩效的协作指标尚未建立，但可以在三个级别进行评估：个人绩效，团队绩效和对组织的整体影响。当团队在蜷缩室工作时，可以轻松跟踪多个指标，以指示每个成员的贡献情况。

例如，一个指标是每个人对协作过程贡献了多少想法，以及该群体实际接受了多少想法。另一个问题是团队成员如何完成任务目标。这些绩效指标将显示员工在团队设置中的表现。

由于在这种环境中一切都是数字的，因此可以捕获和记录这些交互。随着时间的推移，您将能够衡量每个人的贡献质量。确切的指标因业务类型而异，但更大的影响更为重要。 衡量绩效应该支持会议室技术的业务案例，以鼓励共享和更快的决策。您可以显示越多的会议室性能指标，与较大会议空间的类似指标相比， 员工在会议室中工作的人数就越多。良好的用户体验对于推动这些空间的使用至关重要。使用协作指标来支持用户体验将向员工展示会议室的吸引力，并最大化您的会议室技术投资的价值。

4.如何跟进您主持的网络研讨会？

即使在您的网络研讨会结束后，您仍然有一个同样重要的任务在您面前：后续工作。新手主持人经常无法跟进网络研讨会期间获得的线索。别担心，以下是快速跟进您的虚拟活动的实用技巧，以及引起共鸣的方式。

1） 记录评估

记录您的网络研讨会并永久使用，或至少在可预见的将来使用。您可以重新包装和重新调整您的网络研讨会。您不仅可以稍后将录制内容上传到云中或其他社交媒体频道，使其成为长期以来非常有价值的常青资源，还可以充分利用录制内容来审核您的演出并评估如何改进介绍。因为利用SparkleComm网络研讨会的录音与录像功能就能完成这些内容。SparkleComm会议支持后台录音与录像，后台录音可以全程混合录音与录像，即所有人在会议中的发言录制在一个视频文件中。

2） 跟踪您的结果

一些网络研讨会软件采用了报告等工具，通过分析统计数据和信息，如有多少寄存器，各自的基本信息，网络研讨会邀请等等，帮助您深入了解网络研讨会。这有助于准确地跟踪趋势和态度。在大多数情况下，感谢页面可以在您进行网络研讨会后给您的受众留下良好的最终印象。它还使您的受众能够为您的网络研讨会评分，并将他们的反馈和建议留给您的网络研讨会和演示者。制作高质量的网络研讨会需要相当大的努力， 所以你需要证明它是值得的。

3） 转换目标受众

了解目标受众是了解将其转化为客户的关键。这是因为通过后续工具，您可以更好地了解您的受众，您可以创建的定制内容越多，您的网络研讨会产生共鸣的可能性就越大。跟进注册人是一个重要的步骤，不仅可以保持与您在网络研讨会期间参与的人的联系，还可以将注册人转换为“成功”，或者将您的广告系列采取所需行动的人。

开始托管！

不要让对未知的恐惧阻止你获得运行第一次或下次网络研讨会的好处; 知道在之前，期间和之后会发生什么，所以你可以为最佳成功做好准备。为了举办您的第一次网络研讨会，您需要从精彩的网络研讨会软件开始。查看网络研讨会平台SparkleComm，了解您和您的观众将喜爱的现代和尖端网络研讨会技术！