归档: March 2022

当接到大量呼入电话时，呼叫中心座席难以以最佳方式管理每个电话并确定其优先级。

长时间的等待、疲惫的座席和愤怒的客户——这是每个呼叫中心的常见情况。SparkleComm ACD 帮助呼叫中心对大量呼叫进行分类和管理，以避免让团队不堪重负以及让客户感到沮丧。它通过确保客户在尽可能短的时间内连接到最合适的代理来改善客户体验（CX）。

什么是 ACD？

SparkleComm自动呼叫分配器(ACD) 是一种电话系统，它可以应答来电并根据预定义的信息将它们路由到最合适的座席或部门。它通常与计算机电话集成 (CTI) 系统和交互式语音响应（IVR） 一起使用，以智能地在公司内路由呼叫。 SparkleComm ACD 的主要目标是将传入呼叫路由到具有特定技能的呼叫中心座席，以满足特定客户的需求。

SparkleComm ACD 是如何工作的？

呼叫分配过程可以分为三个主要步骤：

1. 来电识别。

呼叫分配过程的第一步是了解客户呼叫的原因。为此，呼叫中心使用 IVR。IVR 允许呼叫者在被重定向到实时代理之前与自动代理进行交互。它们用于确定客户打电话的原因，以及他们需要的支持类型。要求客户按下与其问题相对应的一组手机按键。

来电显示系统还可用于确定客户从哪里来电以及他说的语言。此信息将允许SparkleComm ACD 将呼叫者路由到最有能力处理其问题的代理。

2. 呼叫排队。

第二步是将来电者分类到等候名单中。SparkleComm ACD 根据状态（如果是 VIP 或新客户）等因素确定队列的顺序，等待时间、问题的类型和严重性等。

3. 呼叫路由。 

最后，SparkleComm ACD 根据预定义的分配方法路由呼叫。分发方法有很多种，这些方法是根据每个呼叫中心的目标来选择的——要么改善等待时间等KPI ，要么提高座席的效率和生产力。

例如，如果您可以减少等待时间，您的SparkleComm ACD 可以将传入呼叫路由到立即可用的座席。另一方面，如果您的重点不仅是提供快速而且高效的服务，那么您的SparkleComm ACD 可以根据每个代理的技能（例如效率、专业知识或语言能力）进行路由。您可以决定哪些技能对您的团队最重要，并根据这些技能对代理进行优先级排序。

确保技术到位

开始视频会议后通常会出现一系列问题，例如 C你听到我说的了吗，我看不见你，等等。

为避免所有这些可能延迟议程的不便，请给人一种不专业的印象，并阻止您成功举办虚拟会议。确保提前向所有用户提供必要的技术要求和小指南或说明手册。

显然，如果您与同事会面，这些说明将不如您必须安排与客户或其他公司的视频会议那么详细。如果您遇到的人已经定期使用这些类型的工具，那么这些指南就没有必要如此详尽。

在任何情况下，主持人都应确保所有参与者都具备访问会议的技术要求，例如：

网络摄像头 麦克风和耳机，以避免声音问题 良好的 Internet 连接可避免共享视频或桌面时出现延迟 插件或附加软件，如果需要为会话安装一些东西 特定应用程序的用户帐户 必要的链接或其他形式的会议访问

如果需要，可以要求参与者在一天或几个小时前连接以进行测试，或在内部进行测试以预测可能出现的问题。

例如，预见潜在问题并确保由于技术原因可以将虚拟会议延长 5-10 分钟，并邀请SparkleComm 参会者在预定开始时间前几分钟访问以便能够继续进行议程，这也很方便没有延误。

选择您的平台并充分利用它

市场上有许多虚拟会议软件选项。选择最适合您的情况、要求和参与者技能的平台（只需点击链接或接听电话与必须在计算机上下载程序并创建帐户才能访问会议不同）。

一旦选择了合适的平台，请彻底探索它以利用其所有选项。使用虚拟会议室提供的不同工具，使参与者的体验尽可能愉快和高效。

提前计划

SparkleComm 参会者必须事先知道会议的原因、要解决的问题和目标。此外，如果他们必须准备在会议期间提交的任何材料，请通知他们。如果有时间，同样的用户可以方便地添加和修改当天的顺序。

协调工作日程与议程

确保为虚拟会议创建议程，然后事先将其发送给所有SparkleComm参与者。当您发送此文档时，还要包括预计的会议时间。

这将促进生产力和团队协作。它还将确保每个SparkleComm参与者都知道他们的职能以及如何在在线会议中正确行事。更重要的是，依靠指定主题和职责的组织结构图很方便。

注意环境

环境极大地影响了在线会议的有效性和生产力。也就是说，要注意背景、照明、办公桌上可能出现的杂乱、衣服和外表，以及其他可能分散注意力的因素，例如声音或背景噪音。

SPIM 是指广泛使用的免费即时通讯应用程序的垃圾邮件。这些垃圾邮件通常是商业类型的垃圾邮件，但可能包含恶意软件和间谍软件。

大多数应用程序都有内置过滤器，可以阻止来自未知来源的消息。但是，并非所有人都将其作为默认设置，这意味着您仍然可能成为此问题的受害者。这正是 SPIM 赢得小胜利的依据。

通过互联网电话发送的垃圾邮件（SPIT 或 VoIP 垃圾邮件）

SPIT 是包含语音的垃圾邮件方法的合适首字母缩写词。这种类型的垃圾邮件包括相同的未经请求的消息，只是以（通常）预先录制的语音消息的形式。

它们今天非常普遍，因为SparkleComm VoIP 通话费率要么免费，要么非常便宜。这意味着认为这是一种有利可图的“营销”方式的公司将其视为一种投资。雪上加霜的是，像这样的电话软件让垃圾邮件发送者很容易大规模地发送自动电话。 值得庆幸的是，有很多方法可以自己解决这个问题，您只需调整手机或桌面上的SparkleComm VoIP 应用程序设置。您还可以依赖阻止呼叫和检测欺诈的第三方软件。

为什么免费的即时通讯应用容易受到 SPIM 的影响？

免费即时通讯应用程序受到 SPIM 的影响有一个简单的原因——顶级网络安全成本高昂，这就是为什么它不能成为免费软件商业模式的一部分。

比如一些应用软件，他们与希望通过出售您的联系信息来宣传其产品和服务的公司合作。这就是为什么每隔一段时间，您就会在您的移动端聊天中获得“大优惠”。但是SparkleComm 不会发生这种情况，即使是免费计划也是如此。除非您特别要求我们存储用户数据，并且我们所有的最终用户都必须通过身份验证才能访问他们的帐户，否则我们不会存储用户数据。因此，没有第三方可以访问您的 SparkleComm 数据，未经授权的帐户甚至无法尝试与您通信。

工作中良好的内部沟通 至关重要。免费 IM 应用程序（例如SparkleComm ）和企业即时通讯程序都可以实现快速高效的沟通，但区别在于细节。

免费的消息应用程序通常可以替代昂贵的电话和数据计划。不少平台拥有数十亿的用户数量，但它们的功能面向个人通信。

虽然企业即时消息使用了使免费信使如此受欢迎的相同技术——快速文本聊天、语音和视频通信以及文件共享——但其增强的网络、安全性和控制功能可以满足办公环境的需求。

封闭网络

免费的即时通讯工具非常适合发布模因和病毒视频。但它们的构建并没有考虑到有效的工作场所沟通。为此，您需要一个封闭的网络。

私人团队网络 确保通信空间和协作工具包仅对您单独授权的用户可用。通过这种方式，您可以保护每个沟通渠道、管理网络并保持团队沟通的重点和效率。

安全

为了保护公司数据和信息，企业即时通讯 程序比标准的个人级通讯程序更全面地处理安全和隐私。

尽管端到端加密对于许多免费服务是可选的，但它是大多数企业即时消息解决方案（包括 SparkleComm ）的默认设置。点对点连接实现了安全的通信流，绕过了可能易受攻击的云数据库和可能的客户端不当行为。防病毒和恶意软件集成确保安全的文件传输。

控制

简而言之，流行的免费即时通讯平台缺乏必要的控制功能来确保高效和富有成效的团队合作。

例如，SparkleComm 为您配备了丰富的管理功能 ，因此您可以自定义团队网络并对其进行管理，以满足您的团队和业务需求。建立自定义聊天空间，精心挑选管理员，基于用户或团队分配功能，并管理从联系人列表到个人数据安全级别的空间。

SparkleComm 不仅适用于内部团队。它让远程工作人员感觉就像他们在办公室一样。

为了用户安全，通常每个App都会设置自己的登录密码，信息隐私保护的功能，SparkleComm也是如此，也拥有自己的强大密码修改规则,规则如下。

一、原密码

原密码输入必须和您之前使用的密码一致,如果不一致,错误提示会提示您“密码错误”。

二、设置新密码

密码的设置首先不能和您之前所用的密码一致，如果一致，会出现错误提示“新密码不能和旧密码一致”；其次，密码长度必须为10位以上数字，大小写字母和特殊符号组合，如果密码长度没有超过10位，会提示您“密码必须为十位以上数字大小写字母和特殊符号组合”；如果密码中有了数字，字母大小写，没有特殊符号会提示错误“密码缺少特殊符号”。

三、确认密码

确认密码必须和您设置的密码一致，如果密码长度过小或超出，或是密码与您设置的新密码不一致，都会提示您“两次密码输入不一致”。经过提示输入了正确密码后，等待确定。

四、确认修改

密码输入无误后，点击确认按钮。按钮可点击的前提是，原密码，设置新密码和确认密码三个选项必须有字符输入，否则出现错误提示“密码不能为空”，如果是一者都没有输入，则点击按钮呈淡蓝色，为不可点击状态；直到密码输入正确，方可点击修改密码。

sparklecomm如何预约会议

在sparklcomm种我们不仅可以发起即时会议，也可以在下方主程序下方会议栏目的主界面，点击右上方的预约会议。

在这个界面的功能也是特别的丰富，你可以设置你会议的开始时间和会议的结束时间，当然您不想使用会议的默认名称，你也可以直接输入会议的名称。用户可以发现他几乎和我们发起普通的即时会议一样，几乎不需要特别复杂的操作就可以轻松且简单的发起我们的会议。

不同的是用户可以在这个界面去选择是否开启会议密码项（如果开启了会议密码不在会议的成员则需要输入密码才可以加入会议），也可以在这个界面选择参会者成员。然后点击下方预约会议，到预约时间的时候sparklecomm就会给您发起呼叫请求。

小企业倦怠是真实存在的，您需要在导致更大问题之前识别症状。许多小企业主因缺乏睡眠、精力或动力而陷入困境。他们对自己的业务以及他们曾经热爱的经营业务失去了兴趣。然而，解毒剂非常简单。您需要停止并重新评估您的情况。全新的视角可以帮助您确定出现问题的原因以及可能导致问题的原因。然后，您可以开始提出解决方案。

您可能想自己做所有事情，但事实是您负担不起。企业主需要认识到他们的倦怠何时开始，并意识到他们需要帮助——无论是来自员工、外部顾问还是自由职业者外包来维持业务增长。 

以下是一些关于如何处理倦怠和恢复业务状态的重要提示：

1.分析你的情况

对您当前的情况进行彻底分析，并获得有关您可以采取哪些措施以重回正轨的建议。你不能一个人做所有事情，您需要与您的队友坐下来确定需要解决的最大问题，然后制定解决这些问题的策略。

如果压力大于倦怠，请根据任务的重要性对任务进行优先级排序。每个团队成员都应该分享他们对阻碍他们工作效率的想法以及他们需要你提供什么来有效地确定任务的优先级。 作为企业主，您的工作是消除尽可能多的干扰，并为您的员工提供成功所需的工具。

2. 使用云简化您的生活 

电话、电子邮件、视频会议、即时消息……小型企业需要大量的沟通渠道才能维持生计。但是管理所有这些确实会占用您的时间和精力。

这就是适合您企业的云通信应用程序真正可以提供帮助的地方。最好的将这些不同的渠道整合在一起，因此您可以通过一个易于使用的应用程序来管理所有内容，您可以在工作中或从移动设备上的任何地方访问。

例如，SparkleComm将您的商务电话系统与视频会议和团队消息放在同一个应用程序中，这样您就可以节省时间并更智能地工作。此外，该应用程序很容易让任何人浏览。

通过使用基于云的系统，您可以随时随地轻松访问您的商务电话系统。集成是云可以帮助您简化工作日的另一种方式。SparkleComm与您可能已经在使用的各种业务应用程序集成，例如：销售队伍、邮箱、日历、会议等。此外，通过SparkleComm即时消息传递，您可以消除不必要的会议和令人生畏的电子邮件链，从而降低生产力。它将您的所有通信放在一个地方，因此员工不会整天从一个应用程序跳到另一个应用程序。您甚至可以利用SparkleComm共享文件、设置任务和制作活动。 

3. 优先考虑工作和生活的平衡

我们都需要不时地给我们的电池充电，当你试图避免倦怠时，这是势在必行的，当您感到沮丧或疲劳时，请休息一下。

每隔一小时在手机上设置一次闹钟，当闹钟响起时，请花五分钟的时间让自己重新开始工作。你会回到办公室感觉精神焕发，更加积极。

当您感到压力或筋疲力尽时，您必须保持自我保健。吃得好，锻炼身体，获得充足的睡眠，并在工作之余维持您的社交生活。你的身体不能日复一日地承受无穷无尽的压力循环而不最终屈服——结果你的生意会受到影响。

4. 委派任务

你不能自己做所有事情，那些尝试的人很快就会筋疲力尽。尝试将任务委派给您信任的人，无论是您的员工、自由职业者还是那些 VA（虚拟助理）。

创建一个需要在您的业务中完成的每日、每周和每月任务的待办事项列表，然后将此列表提供给您的 VA 或团队成员，并要求他们选择首先要完成的任务。

通过委派职责，您将赋予团队中的每个人一种主人翁感和自主权，并明确表示您相信他们能够出色地完成工作。

5.学会说不

对于习惯于利用每一个机会的小企业主来说，这可能是最难学习的一课。但如果你知道如何说不，那将是最好的——尤其是当你感到筋疲力尽的时候。

你不可能同时出现在任何地方，即使看起来是这样。如果您坚持公司最擅长的事情并相信其余的事情会根据需要落实到位，那么您将有更好的机会避免倦怠。

有时您似乎是客户或合作伙伴的唯一选择，但事实并非如此。您需要进行一些研究并找到可以满足您客户要求的其他业务，如果不是更好的话，您可以。

不要觉得有义务从事与您的愿景或目标不符的工作。你有义务去满足，但只有当你有信心自己能处理好这项工作时，你才会说“是”来完成更多的工作。

6. 庆祝成就

很容易陷入日常生活的琐碎之中，而忘记了您最初创业的原因。记住是什么让你对工作充满热情，这将帮助你重新专注于自己的目标，并在困难时期保持积极的态度。

当好事发生时——产品发布、新客户、新的重要员工，作为一个团队庆祝。你会感受到鼓励的积极影响，并且在寻找新机会时更有可能保持这些良好的氛围。

如果您精疲力尽，就无法有效地经营企业。今天就采取措施来避免在通行证处出现倦怠，从而恢复您的魔力。选择SparkleComm作为您的统一沟通平台，以简化您的沟通和协作流程，激励您的团队提高工作效率，并在全公司范围内建立积极的士气。

想想您在典型工作日中所做的所有事情：查看电子邮件、安排会议、查看电子表格上的最新指标，以及参加大量电话和视频会议等等。

拥有大量可供我们使用的商业应用程序可以使这些单独的任务中的每一项都变得更加容易。但应用程序是一把双刃剑。您使用的越多，您就越有可能遇到应用程序过载和这些常见问题：

浪费时间在应用程序之间导航

业务上下文丢失，因为您需要的各种信息存在于不同的应用程序中，造成数据孤岛

过多的应用通知导致过多的分心和注意力流失

幸运的是，SparkleComm统一通信平台通过提供单一的沟通和协作场所来提高工作人员的工作效率，无需使用多个应用程序来执行日常任务，SparkleComm是企业员工的一站式“指挥中心”。工作人员可以在SparkleComm这一个应用程序中进行视频和语音通话、发送消息和共享文件。 

我们最近还对任务功能进行了一些增强，现在让工作人员在 SparkleComm中能做更多事情。

  SparkleComm中的任务是什么？

任务可帮助您和您的同事掌握您的项目。在 SparkleComm统一通信中，您可以为自己或他人创建任务，并将它们添加到直接消息、群组或团队对话中。 

任务允许您：分配截止日期；使用颜色编码对待办事项进行优先级排序或分类；作为评论回复任务；编辑、完成或删除任务；检查分配给小组或对话中其他人的任务是否已完成或需要注意。

您还可以通过更多方式使用任务在一天中完成更多工作，并使项目和团队合作保持在正轨上。这里有几个：

  1. 跨对话移动任务和事件

需要将任务重新分配给团队中的另一个人，或者将其转移到另一个对话中？ 无需从头开始重新创建它。现在，您可以在SparkleComm对话中快速移动任务或事件。 此功能可以轻松地将工作流中的任务从一个人“移交”给另一个人，就像在办公环境中一样。

  2.查看日历中的任务

在SparkleComm中，您的所有任务都会自动输入到日历视图中，这是掌握全局的好方法。您可以在每日、每周或每月视图中查看您的任务，并在时间到时检查您已完成的任务。 

  3.类别和颜色排序

并非每项任务都具有同等优先级。对于较大的项目，某些任务可能会汇总到不同的工作流中。SparkleComm让在一个地方组织和管理所有这些不同的任务变得更加容易。您现在可以按颜色和类别对任务进行排序和查看——并按照您想要的方式组织您的工作。

  让您的工作日更简单

很容易看出为什么员工对他们的应用程序爱恨交织。虽然应用程序可以轻松完成工作，但每天在工作中使用的大量应用程序可能会消耗带宽，并增加我们工作日的复杂性。

SparkleComm统一通信应用程序非常简单，它的新的任务创建和管理增强功能是帮助员工处理日常混乱的另一种方式。

随着越来越多的人接受远程和混合工作，可靠的虚拟协作框架已成为当前的业务需求。

虽然看起来很简单，但其中包含的不仅仅是简单地选择一个虚拟协作平台，它还涉及集中沟通并围绕团队成员如何相互联系设置清晰的流程。

什么是虚拟协作？

虚拟协作（也称为远程协作）是指由不在场的人为实现共同目标而进行的任何共同努力。它需要多种工具，包括：即时通讯软件、生产力应用程序、支持语音和视频通话的SparkleComm平台等。

虚拟团队协作的目标不仅仅是完成工作，而是复制员工在同一栋楼中所获得的协同作用和团队合作。员工，无论他们相距多远，都应该能够在虚拟环境中轻松沟通和合作，同时保持高效。

改善虚拟协作的 5 个技巧

虚拟协作并非没有问题。克服学习曲线、无法使用非语言交流以及感到孤立只是远程合作的一些最大挑战。这些最佳实践将帮助您的虚拟团队克服这些障碍并跨时区无缝地分享想法。

1、投资协作软件

改善虚拟协作的第一步是投资建立一个体面的技术堆栈。您需要能够让您的员工相互交流并保持高效的工具。事实上，91%的远程工作者认为协作软件创造了一个“互联工作场所”。

就沟通而言，我们建议至少拥有以下每种类型的虚拟协作工具中的一种：

团队消息传递：一种异步通信工具，可让员工立即相互联系，例如SparkleComm即时通讯系统。

视频和语音会议：某些讨论需要同步的口语或面对面互动，语音和视频会议工具可以促进这种互动。例如SparkleComm视频会议系统。

为了顺利协调，每个企业的技术堆栈中都应该有以下平台：

项目管理：允许您与整个团队和利益相关者一起创建、管理和跟踪项目的工具。

任务管理：允许您委派和跟踪单个任务的平台，它们通常是项目管理软件的一个子集。

生产力：允许您完成任务的任何类型的软件，你需要根据你的工作性质选择一个。

最好的软件是满足团队成员协作需求的软件。在做出任何行政决定之前，请花一些时间了解您的要求并进行充分的市场调查。

2、获得领导层的认可

看到领导层参与协作工作将激励您的员工效仿，让虚拟协作感到自在，并带来新的想法。

首先让您的领导相信虚拟工作的好处。利用现有研究提出强有力的论据。例如，您是否知道42%的虚拟员工感觉更有效率？如果您有任何有利于虚拟工作的内部绩效数据，请确保将其也包含在您的讨论中。

一旦您得到领导的认可，请要求他们使用您采用的虚拟协作工具为员工树立榜样。例如，建议所有经理每周在贵公司的虚拟消息应用程序上发送有关任何更新的消息。要求他们参加任何关于协作流程、礼仪和工具的全公司培训。

3、了解协作风格

协作风格意识是任何工作场所的关键。当您了解团队成员喜欢如何与他人合作时，您就能够更好地委派任务并预测完成任务需要多少参与。

有些人更喜欢领导讨论并且不怕冒险，而另一些人则喜欢在做出决定之前分析一切。同样，有些人喜欢与同龄人密切合作，而另一些人则在独自工作时表现出色。

微妙的手势和肢体语言的变化有助于我们识别他人的协作风格。但是，当您进行虚拟协作时，几乎不可能注意到这些非语言提示。

为此，我们建议您参加测验以了解您的协作风格。要求所有员工在团队建设练习中与同事分享他们的成果。您还可以要求经理与他们的直接下属进行一对一的对话，以更好地了解他们的独特风格和偏好。

4、集中沟通

我们已经提到虚拟协作技术堆栈是无价的。在这组工具中，值得强调远程工作时知识共享平台的重要性。

虚拟协作的最大挑战之一是能够找到完成工作所需的关键信息或文件。事实上，大约48%的远程员工表示他们会浪费时间寻找信息。

采用专门的知识和文件共享中心，员工可以随时求助。例如，SparkleComm统一通信提供广泛的协作功能，包括专注于创建和管理团队通信的团队管理功能。

5、投资于休闲合作

远程工作，在解放的同时，会感到孤独并损害您的心理健康。由于无法进行下午茶聊天和午餐聚会，因此很容易失去将团队凝聚在一起的友情。

鼓励远程员工之间的随意互动，以帮助每个人都感受到联系。设置远程团队建设活动，例如虚拟篝火、两个真相和一个谎言以及在线宾果游戏。

此外，您还应该在公司的SparkleComm即时消息通讯平台上指定一个用于聊天的频道，团队成员可以在此相互签到。

您始终可以改进虚拟协作

虚拟协作并不总是那么容易。在虚拟员工之间创建强大的技术堆栈和强大的协同作用需要一些时间，所以请耐心等待。不时重新审视您的在线协作计划，并寻找消除瓶颈或效率低下的方法。始终如一地进行内部调查，并从您的团队成员那里收集反馈，以了解您的公司如何为他们改进虚拟协作。

之前的文章中我们展示过如何使用SparkleComm会议管理后台发起会议，今天我们将教会大家使用SparkleComm PC端创建并开始会议。

首先，我们需要正常启动登录SparkleComm PC端，点击菜单栏第四个会议的图标。进入到会议模块界面

用户点击【创建会议】，选择会议参会者以及会议类型、会议开放属性，点击【确定】之后，会议列表界面上“已加入的会议”部分将增加一条会议记录。当有用户创建了公共会议时，会议列表下方“可加入的会议”将增加一条会议记录。

已创建好的会议也会同步显示在您的SparkleComm会议管理后台，以及客户端的会议列表界面。

创建者开始会议后，自己将收到来电弹屏，创建者可以选择接通或者挂断，也可以转为视频\语音通话。

创建者可以在成员列表界面单个呼叫会议其他参会者，或者是邀请其他新的成员加入会议。

创建者点击“会议中”界面上【挂断自己】，仅是创建者自己退出会议，会议状态依旧是“会议中”；创建者点击【结束会议】，会议中的所有成员都被退出该会议，该会议状态变更为“未开始”。

除此之外，用户还可以点击【加入会议】按钮，输入正确的会议ID、会议密码加入到会议中。

以上就是SparkleComm 发起并开始会议的步骤，如果您已学会，不防尝试发起一个语音会议或者是视频会议。