归档: 2020

要做：熟悉您的VoIP电话系统仪表板

您可以在系统中进行任何更改，然后调用提供商。他们中的大多数人会很乐意进行任何必要的更改。但是，打电话并由其他人执行工作的过程可能会花费很多时间。

作为互联网电话服务，SparkleComm提供了一个易于使用的门户网站来管理整个帐户。重置密码、调整呼叫转移、更改语音信箱PIN等可以在线完成。

在线管理您的商务电话帐户最终可以在繁忙的工作日节省您的时间和金钱。

请勿：避免使用培训材料

我们懂了; 您不喜欢阅读说明手册。但是对于您的电话系统，您至少应该偷看一下，以了解如何根据业务需求对其进行定制。

SparkleComm汇集了易于阅读的支持资源，以使您和您的团队保持高效。查阅我们的快速参考指南和用户手册，以了解许多流行的VoIP设备。安排现场培训课程或观看产品网络研讨会并与您的团队分享。

每一点知识都有其价值，它可以限制您花费在寻求帮助上的时间，并增加您对公司的价值。

应做：计划电话分机

当您的VoIP系统允许您定义每个人的分机以及高级功能的分机时，可能会造成混淆。最好是开发用于提供扩展的组织系统。

您可以通过位置定义第一个数字。例如，考虑以下方法：

• 总部是1000-1999
• 卫星办公室是2000-2999
• 仓库是3000-3999
• 将每个办公室的用户扩展名保持在1-200范围内。
• 自动话务员和呼叫组300s
• 呼叫中心400s
• 将每个办公室的组页码设为999

这样，仅从电话分机号码，您就可以了解群组及其背后的人员。分组和识别扩展名可以使您的办公室保持井井有条，并且无需使用庞大的参考列表。

请勿：选择VoIP提供商时跳过

选择最便宜的电话系统似乎是最好的选择，但它永远不会奏效。如今，Cloud PBX系统提供的功能远不止电话服务。最便宜的可能不会带来最高的投资回报。

查看您当前正在使用的其他工具：

• 电话会议和网络会议
• 在线调查和民意调查
• 销售渠道CRM
• 客户服务台
• 网站聊天
• 团队聊天与协作

这些“小”费用加起来。选择一种可以消除一个平台中实惠工具的SparkleComm统一通信解决方案可能更有价值。

应做：设置数据优先级/ QoS

了解带宽利用率的起伏对保持高质量VoIP连接很重要。延迟只有十分之几秒是显而易见的，因此每一位速度都至关重要。

配置数据优先级或服务质量（QoS）是一种可用于调节和平衡通过网络的语音和数据流量的方法。在路由器内管理QoS，以将语音数据优先于可能不是实时的其他类型的数据，但您也应考虑在交换机上优先处理VoIP设备。这样，您的整个网络都可以高效运行，并且您的电话流量被视为VIP。

使用虚拟局域网（VLAN）标记对语音和数据进行分段可以帮助在整个网络范围内构建QoS配置。

请勿：语音质量差而卡住

许多因素都会影响语音质量、互联网质量和稳定性。例如，如果某个呼叫通过传统电话网络（PSTN），甚至通过您所使用的电话的听筒类型进行传输。

目的是控制您的能力。与您的互联网服务提供商合作，对您的互联网连接进行长期监控，以检查数据包丢失和信号中断。丢失的语音数据包是会话的丢失位。

确保您的电话或软电话支持HD-Voice编解码器。购买针对您的会议室优化的会议电话。

当所有其他方法均失败时，请与VoIP服务提供商合作，找出并隔离所有音频或网络问题的根源。

DO：验证电话号码的可移植性

并非所有服务提供商都能处理所有电话号码。服务提供商可以是运营商本身，也可以是运营商的对等方，以持有并提供与电话号码的连接。您所在的位置越偏远，在提供服务的区域中占用资源的难度就越大。

与云电话提供商通话时，请他们检查号码的可携带性。这比选择一个电话并发现他们无法移植您的电话号码要好。

请勿：继续使用旧机器进行传真

传真还没有死—许多行业严重依赖传真。但是，这并不意味着您需要保持座机开放并继续使用旧的传真机。查看 在线传真服务 （也称为电子传真）。这些解决方案使您可以通过电子邮件或Web门户发送和接收传真。

如果您所在的行业关心HIPAA，请确保您的传真服务符合HIPAA的要求。可能需要使用硬件选件将其挂接到称为传真桥的传真机上，但它将符合HIPAA准则。

您是否知道SparkleComm的商务电话服务包含在线传真？您无需再为在线传真服务付费！

当涉及营销，销售或客户服务等大多数业务功能时，我们被编程为相信所有客户旅程都将到达一个有限的终点。

随着客户成功的重要性日益提高，这种观念正在发生变化，如今，一些企业正在采用这种方法来投资其客户的成功并帮助他们实现其目标。客户的成功将客户的旅程视为永无止境的循环，可以随着客户在各自领域的发展而加深与客户的关系。

当所有行业的客户获取成本达到历史最高水平时，客户的成功将为您提供强大的帮助，从而提高您的客户留存率。

作为一家帮助数百家小型企业发展潜力的公司，我们永远不会厌倦将其锤炼到新客户中，留住客户比获取新客户要容易得多。值得庆幸的是，许多企业正在意识到新的现实。这可能是越来越多的小型企业渴望成立客户营销团队的原因，只是几个倡导客户成功重要性的新概念。

但是什么是客户成功？与客户服务有何不同？在这篇文章中，我们将介绍所有这些内容，并为您详细介绍如何为自己的企业创建客户成功策略。

这是您将从本文中学到的所有内容：

什么是“客户成功”？

客户成功与客户服务或客户支持有何不同？

如果没有庞大的团队，您可以运行客户成功计划吗？

如何通过6个步骤建立客户成功策略

什么是客户成功？

从哲学上讲，客户成功（CS）是基于这样的思想，即您的业务成功取决于客户的成功。但是，在实际业务环境中，这看起来如何呢？

其实很容易理解。假设您在一个不错的社区拥有一家杂货店。作为企业主，您是希望附近的家庭变得富有和繁荣，还是希望他们成为无家可归和贫穷的人？显然，该社区的繁荣对您的企业来说是好兆头，而其经济衰退将直接威胁到您企业的生存。

实际上，客户成功是您的业务确保客户成功的一种主动方式。这意味着帮助您的客户充分利用您的产品或服务，从而实现最终目标，无论是节省更多时间还是赚更多钱。

客户成功与客户服务或客户支持有何不同？

根据定义，客户服务和客户支持通常是被动的，是指品牌何时将支持扩展到寻求问题答案或寻求帮助的客户。

客户服务作为业务功能的范围还在于帮助客户解决问题，了解他们的问题后，您还可以解决问题。

在谈论客户服务时，要记住三个方面：

1.客户，希望您能出现在所有渠道中，哪怕是邮件、电话、SparkleComm视频会议等等，无论何种方式，并及时，有意义地回答他们的问题，或者希望能够在没有CS团队帮助的情况下，轻松地自己找到问题的答案。

2.代理商，他们控制着您的品牌所提供的客户体验的质量。快乐的代理商可以使客户满意，这意味着可以增加收入。

3.业务利益相关者，例如联络中心经理或使用SparkleComm进行沟通的跨团队成员，其成功与客户服务团队的绩效有关。

但是，在当今瞬息万变的业务环境中，被动支持通常并不能解决问题。以最近的普华永道研究为例，该研究发现，只要有一次糟糕的经历，大约三分之一的顾客会离开自己喜欢的品牌。同样，只要有2到3次负面体验后，有92％的消费者就会放弃原来的品牌。

因此，对于公司而言，仅关注工作时间的电话线和电子邮件收件箱已不再足够。我们生活在一个永远在线的社会中，企业必须适应以保持相关性，那么类似SparkleComm这样的可以让您永远在线的统一通信平台是必不可少的交流与协作工具了。

视频会议

如果您经营的是虚拟律师事务所，那么最大的调整之一可能就是从面对面会议转向虚拟会议。这意味着您将需要一个好的视频会议软件。

因此，如果您正在运营一家专注于在线业务的律师事务所，那么必须投资于使您的分布式团队能够尽可能轻松地进行协作并为您的客户提供多种联系方式的工具。例如，许多律师事务所虚拟工作区就通过将即时消息传递，视频会议和现代商务电话系统整合到一个易于使用的SparkleComm统一通信平台中来实现此目的。

SparkleComm从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求，让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备，后台的MCU核心服务器甚至可以用在你租赁的云计算服务器(ECS)上。SparkleComm系统可以在任何设备上运行，Mac或PC，Android或iOS，该平台为客户创建了永远在线的通信线路，并将来自社交媒体，电子邮件和实时聊天的所有消息汇总到一个集中式仪表板中，以便您的团队可以迅速，准确地进行答复。同时，您的团队成员可以通过SparkleComm视频会议彼此保持同步，通过团队消息管理案件量并共享文件，以及捕获和跟踪客户与呼叫日志的交互。 

至关重要的是，SparkleComm统一通信平台通过其强大的安全措施保护所有对话和客户信息，使您更加安心。此外，作为一个多合一的交流平台，您不再需要为了保持团队联系而订阅多种工具，因为 SparkleComm还采用开放式结构，可以灵活的集成应用，可以方便的与现有或者第三方的应用集成，如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

准备过渡到虚拟律师事务所

尽管有这些好处，但飞跃经营虚拟律师事务所并不适合胆小者。要确保虚拟环境中的流程，技术和人员之间的平稳运行相互起作用，需要进行大量的准备工作。 就是说，只要您预先进行必要的准备工作，并准备好在新的领域中找到所需的适应方法，那么你就会得到运作虚拟公司的所有好处。

运营虚拟律师事务所所需的工具

技术是任何远程团队的骨干。如果没有合适的通讯工具包和系统，可以轻松（安全地）管理重要的客户文件和信息，那么您的虚拟公司将无法正常运行。作为经营虚拟公司的人，您应该始终在寻找可以帮助您解决业务问题的新技术。

过渡到虚拟时，首先要做的是盘点您已经在使用的工具，以便您可以确定还需要什么。大多数公司严重依赖法律实践管理软件来处理诸如约会计划，时间跟踪，冲突检查和法律案件管理之类的基本功能。您应该花时间仔细考虑您的选择，并牢记您可能还需要投资进行额外的团队培训，以充分利用您采用的所有新工具。

在虚拟工作环境中进行团队沟通时，您不能指望仅依靠电子邮件和电话就能有效地进行操作。收件箱混乱不堪，重要的对话被掩埋，而电话并不适合完成某些任务，例如记录相关信息以备后用。 

电话

不管现在有谁说什么，拥有电话服务对于几乎每个虚拟公司而言仍然是至关重要的事实。尽管视频会议是一个很棒的新选择（稍后会详细介绍），但是电话仍然是与客户联系（并使他们也可以与您联系）的最简单，最方便的方法之一。

现在，您当然可以使用典型的商务电话了。但是，如果您经常与客户和同事通电话，则可能需要更复杂的功能。例如，您是否知道有一些通讯应用程序可让您将电话从手机切换到计算机？不仅如此，其中一些应用还可以让您只需轻按一下即可将电话切换为视频通话（以防您要面对面交谈或共享屏幕）。劳格科技的SparkleComm统一通信应用程序就包含了这两项巧妙的功能。SparkleComm除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程，它是融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。

此外，在与客户沟通方面，当律师允许他们选择通过实时聊天或SparkleComm视频会议等渠道保持联系时，约有三分之一（34％）的客户更喜欢电话这种方式。可以肯定地说，对于专门向虚拟律师事务所寻求法律咨询的客户来说，这个数字甚至更高。

集成对于主要业务领域很重要，但不要忘记其他方面，例如呼叫中心软件与业务工具的集成。

您的呼叫中心软件是否非常独立？那样浪费你的时间。与任何业务领域的专家（客户支持，电子商务，人力资源）进行交谈，他们都会告诉您同一件事。将您使用的业务工具与其他员工使用的业务工具相集成是关键。从客户关系管理等大手笔，到容易忘记的较小方面，例如呼叫中心软件，都是如此。让我们看看为什么。

1.集成系统使员工看起来不错

没有什么比丢失数据，检索慢或信息过时使呼叫中心工作人员看起来更糟了。确保您的呼叫中心软件已与提供客户信息的所有其他工具集成在一起。提供呼叫中心软件的Loogear已经撰写了一系列文章，介绍了其重要性，因此请查看其与CRM，电子商务系统和其他客户支持工具（例如实时聊天）的集成检查。

确保在一个系统中更新记录时，它会自动全部更新-如果您使用呼叫中心工具（例如与Loogear集成的SparkleCallCenter），例如，当客户支持代理在电话后进行更改时，孩子们销售结束也会知道这一点。

即使您通过语音邮件接收到一条消息，如果您使用的是正确的工具，该消息也会自动转换为帮助台票或CRM条目-那是在您甚至没有进行对话之前-令人印象深刻的，对吗？

2.自动化是您的朋友

自动化可以释放您的客户服务代理商的时间，使其更多地关注消费者

目前，自动化是一个热门概念，但不要将其视为一种潮流。通过让诸如SparkleCallCenter之类的工具自己完成所有无聊的任务，您可以释放呼叫中心代理的帮助和快速帮助。我们正在谈论的全面更新？自动。那些帮助台票和CRM案例？自动。

如果您的呼叫中心工具无法释放您的员工的任务，那么即使拥有它又有什么意义呢？自动化还可以减少人为错误，这从来都不是一件坏事，并且可以改善地理位置不同的地点之间的工作流程，这在当今的跨国业务环境中变得越来越重要。

3.提供客户360度全方位的个性化服务

在竞争激烈的市场中，微小的细节使您在竞争中脱颖而出。当您的呼叫中心支持代理与客户或客户打交道并使用诸如SparkleCallCenter之类的工具时，它将自动从先前的交互（例如支持请求，聊天记录和呼叫日志）中提取“小细节”，从而为代理提供通过提供简化的信息和个人风格来帮助您。

在大型组织中很难保持个性化和友好性，但是只要稍加注意并正确选择工具（包括员工），就可以做到。

4.实时更新使一切保持无缝

实时指标有助于部门间协作。

人们通常不会打电话给您，除非他们有问题或出了什么问题。在部门之间进行交互（无论是从销售中获取订单的信息，还是将客户移交给技术支持），这都是每个人的最大利益，并且要尽可能无缝地进行。

实时更新使这成为可能-在更新链中的下一个人时，您无需搁置可怜的呼叫者，或更糟糕的是，将他们移交给不知道自己是谁或想要什么的人。您的软件应该为您完成所有这些工作。

集成是当今商业软件中的大新闻，每个人都知道。当您正在寻找一个备受关注的领域（例如销售及其无处不在的CRM）时，很容易看到好处并实施系统。但是，呼叫中心和现场服务部门等面积较小，魅力不大的地区却有被遗忘的风险，并最终使您精心涂抹的商业野兽屈服。不要让它发生在你身上！

对WAN IP运行测试将为您提供准确的数据，以便做出决策。同样，在工作日内执行VoIP速度测试将为您提供切合实际的网络性能基准。

应做的事情：考虑通过Wi-Fi进行有线连接

您的开放式平面图和缺乏座位的安排可能是一种美观的办公室设计，但是您的代理商将如何完成工作？就电话而言，可预测性是一项重要资产。知道您的电话在哪里，拨出电话时会显示什么以及您的直拨电话号码都是有好处的。

使用有线电话，几乎不会受到外界干扰。音频质量是关键优势。与互联网的连接稳定且速度明显加快。如果您的办公室有更多空间，那么在每张办公桌上都放置一个以太网可能会降低成本。

在这些情况下，为您的办公室提供强大的Wi-Fi信号以及额外的无线接入点（例如网状Wi-Fi或WDS）可能会更加有益，因为它们允许您的代理在计算机上使用VoIP软电话。

应做：评估网络硬件和附件

了解您的本地网络有助于快速在您的业务环境中实施新的VoIP服务。

从Internet服务提供商（ISP）租用的路由器和网关通常提供较少的VoIP配置选项。用独立的调制解调器和单独的路由器替换该网络设备可为您提供更多控制权。它还为SparkleComm VoIP通话提供了更好的环境。

要考虑的一种升级是以太网供电（PoE）。如果您使用台式电话，这些网络交换机将减少办公室中的电源线数量。

如果办公室拥挤，您可能需要考虑购买具有隔音功能和降噪功能的耳机。

请勿：假设您需要VoIP电话

台式电话是硬件的重要组成部分，可以通过一些制造商的创新来提高整体音频质量，但并非始终如此。即使您需要过夜运输，购买和接收电话也需要时间。许多VoIP提供商还为智能手机或计算机提供软件电话应用程序。

有了耳机和笔记本电脑，商务电话就可以像任何远程工作人员一样移动。改善每个人的通话体验并不一定要付出高昂的代价。

在手机上，您可以使用LTE数据在咖啡馆或饭店中进行高清质量的通话。今天的工人不一定在办公室，电话也不应该在办公室。

选择基于Internet协议的语音（VoIP）系统似乎需要考虑很多事情。可用的选项和VoIP配置太多了。

为了帮助您完成升级商业电话服务的使命，我们汇总了17个需要注意事项和不应该注意事项的清单，以为您提供一些指导。

应做：评估VoIP要求

知道从现在开始一年将使用多少条电话线将帮助您有效地进行计划。您将持续使用几条商务电话线？您的办公室同时处理多少个电话？你们都在一个办公室里吗？您有多个位置吗？还是每个人都在家工作？

这些问题以及更多问题与切换到云电话系统时获得的结果非常相关。记录您的业务细节并在研究提供商时参考它们会很有帮助。

不要：错过基本的VoIP功能

SparkleComm VoIP系统的功能远不止拨打电话。列出所需的功能。然后对可用功能进行一些研究或查看一些功能列表。如果不确定功能，请询问。在许多论坛上，您都可以与专家或销售代表聊天，他们既精通该主题，又乐于助人。

以下是要考虑的几个主要SparkleComm VoIP功能：

• 多级自动助理
• 呼叫转移
• 免费电话号码
• 通话录音
• 电话会议
• 视频会议
• 文字讯息
• 在线传真服务
• 移动和桌面通话应用

请勿：高估可用网络带宽

预计VoIP呼叫将占用大约100 Kbps的带宽。这不是很多下载带宽，但是取决于您的ISP可用的软件包，它可能是很多上传带宽。您需要将其乘以VoIP架构在网络上发生的电话数量。

许多业务活动可能消耗手机可能需要的上传带宽。例如，文件或计算机的自动备份，正在进行的Web会议或公司范围内活动的实时流播。

上载带宽不足会降低电话对话的质量。这会导致您的客户无法理解您，因为您的声音正在中断。

应做：运行测试并检查延迟

根据您选择的企业VoIP提供商（例如SparkleComm），您可能需要使用其他硬件。要求您的网络专家可以测试的IP地址可能是值得的。

他们的服务器离您的企业越远，到达和返回数据所需的时间就越长。它可能只有几毫秒，但是当它变长时，您无疑会注意到。即使是某些全球提供商，在任何给定的国家中也可能只有一两个服务器。或最近的一个可能在数千里之外。

使用VLAN分割大型网络。在大约有20名员工之后，我们建议您开始通过QoS和虚拟LAN（VLAN）标记实施网络优先级划分工作。这样做可以最大程度地减少数据包丢失，并使您的用户满意。您还将提高网络安全性。

为VoIP分配网络带宽的优先级。 选择可为所有类型的通信提供高性能的VoIP设备。在您的路由器上，设置服务质量（QoS），优先于网络上的语音流量优先于计算机和其他网络流量。在工作日内执行几次 VoIP速度测试，以了解VoIP在实际条件下的性能。

所有办公室之间共享一个VoIP系统。 对于您的公司而言，共享VoIP电话系统的最好之处在于可以从单个平台进行管理和运行。员工可以远程工作，可以与团队消息传递和一键式电话会议无缝协作。最好的部分是，每个办公室可以共享相同的电话号码。

像SparkleComm这样的云电话系统所提供的不仅仅是电话服务。研究其统一的通信和协作功能以提高生产率。

为您的团队提供的三个简单的VoIP技巧

您的VoIP体系结构是完成工作的基础-而不是创建更多工作。最好为您的团队提供可行的技巧，以充分利用VoIP，尤其是在家中工作时。

使用有线连接代替Wi-Fi。以太网网络连接将始终提供更稳定的连接。如果必须使用Wi-Fi，请在拥挤的2.4GHz频段上使用更快的5GHz频段。

保持与VoIP应用程序的连接。使用VoIP应用在计算机上拨打和接听电话。它易于使用，并允许远程工作人员访问功能。SparkleComm的VoIP应用程序可用于Windows、Android、macOS和iPhone。

对安全威胁保持警惕。尽管VoIP是安全的，但安全领域仍在不断发展。教育您的员工以识别合法的语音邮件到电子邮件，以免它们被骗。为您的工作站添加端点保护，以保护您的团队免受恶意软件风险。

不要让过时的VoIP体系结构阻碍您前进。

成功的VoIP架构是一种支持员工的架构，使他们可以远程工作并推进其项目。

现代IP电话不仅仅是语音。最终用户希望无论工作在哪里，高清视频会议的外观和声音都很棒。他们不在乎VoIP技术或VoIP协议的细节。他们只是想要它工作。

如果要保留本地PBX，请考虑其附带的成本。不仅在财务上，而且在它阻碍您的增长并使您的注意力从重要的工作上转移的方式上。

使用当今的SparkleComm VoIP网络，您可以以一小部分成本获得可靠的云电话系统。随着协作和远程连接功能的不断发展，员工将变得高效并能更好地沟通。

从云端管理电话系统的各个方面，并在几秒钟内进行更改。这样，您可以支持公司的发展和计划。

看零件

即使在虚拟律师事务所工作意味着您的团队成员可以更好地控制自己的个人工作安排，但每个人都必须树立专业形象。如果您的律师使用SparkleComm视频会议与客户或推荐合作伙伴进行交流，则这是一个特别重要的因素。

您不必制定法律或其他任何规定，但可以考虑在SparkleComm视频会议期间保持正式服装和适当的周围环境传达明确的期望，以确保公司的形象保持光彩和专业。

发展公司文化

运营虚拟律师事务所会带来一些独特的困难，而这些困难在传统的实体店环境中不一定存在。也许最大的问题是弄清楚当您的同事位于不同地方时如何创建和维护健康，协作的工作文化。

同事可能会发现由于缺乏面对面的沟通而难以建立融洽的关系。这种交流形式难以复制，因为它涉及到人们面部表情，语气和肢体语言的微妙线索。这些提示是帮助人们更好地了解彼此的重要信号，只是想想以书面形式传达幽默，讽刺或嘲讽是多么困难。

在建立紧密的虚拟工作文化时，一个相关的挑战是缺乏传统的“水冷式”聊天。远程工作人员每当通过电话或书面方式进行交互时，都容易感到自己“全天候工作”，并且可能更倾向于使所有内容始终与工作相关。

有几种方法可以解决这些问题。首先是要反复传达公司的核心价值观和使命宣言，以树立团结一致和共同目标的意识。另一种是安排定期的一对一和SparkleComm小组会议，在此期间要留出一些时间进行SparkleComm个人聊天。培育团队合作精神的另一种常用方法是组织定期的聚会，团队成员可以聚会和参加社交聚会，这可能是低调的活动，例如夏季烧烤，或者是更豪华的活动，例如为期一周的年度静修。  

但是，最终，您团队的日常合作准备和建立牢固的关系很大程度上取决于您所使用的通信系统。