归档: July 2020

2-自动配置

因此，现在您可以放心保留旧的数字。下一个大问题通常是安装。一个小企业有几部电话是很容易设置。但是，如果您要设置30 – 40个电话怎么办？即使每个电话仅花费30分钟，也意味着花费几天时间来设置所有内容。这就是自动配置的地方。

这是一项非常重要的功能，可以帮助企业立即开始使用VoIP，而无需等待数小时或数天。相当于VoIP的即插即用功能。您需要做的就是立即插入电话并从一个中央位置对其进行配置。无需弄乱每部手机的个人设置。一旦启动并运行，用户可以根据自己的要求轻松设置其首选项。

3-多点注册

自动配置是台式电话的绝佳工具，但是计算机，移动电话和平板电脑又如何呢？没有这些必不可少的移动设备，几乎没有组织可以运作。一些员工可能更喜欢台式电话，因为他们总是在办公室。但是其他人（尤其是销售人员）可能会在出差旅行时喜欢使用他们的移动设备。您如何处理整个公司的设置和使用其他设备？

SparkleComm VoIP支持多点注册，可以更轻松地在同一帐号/电话号码上管理多个设备。它允许用户同时从多个设备拨打和接听电话。这一点非常关键，因为公司希望员工可以在任何地方工作。因此，例如，一名员工在移动设备上可能有笔记本电脑，台式电话和软件电话应用程序。他们可以随时随地在离他们最近的设备上接听电话。

4-通话录音

录音通常被忽略，但是对于许多公司而言，进行录音至关重要。某些企业需要记录呼叫以遵守法规。其他人可能希望这样做是出于培训目的或提供反馈。记录业务对话有助于保护您的业务免受潜在的法律诉讼。记录的呼叫也可以是业务洞察力的宝贵来源。 

就像任何企业主都会承认的那样，商务电话系统在成功中扮演着至关重要的角色。有效的沟通意味着任何组织的成功与绝对失败之间的区别。但是在遇到一些问题之前，电话系统经常被忽略。是什么让商务电话系统最适合您的公司？电话系统究竟能做什么来帮助您的企业提高生产力和成功率？

首先，请务必牢记电话系统不仅仅是拨打电话的一种手段。尽管语音呼叫是现代VoIP电话系统的主要功能，但它们可以做得更多。 

诸如免费电话和通话记录之类的管理功能使系统管理更加轻松。 呼叫功能像寻线组，保持队列和呼叫路由允许您管理高呼叫量。呼叫等待，多设备振铃和可视语音邮件等功能可帮助您的员工提高工作效率。商务电话系统还可以帮助您的团队使用屏幕共享，视频会议和状态信息等工具更好地进行协作。

如果您不熟悉现代的商务电话系统，那么其中某些功能听起来可能很复杂，甚至实施起来也很昂贵。实际上，可以根据自己的喜好快速轻松地配置电话系统。VoIP商务电话系统不必昂贵。实际上，VoIP电话系统通常可以为您节省大量的每月电话费。 

因此，让我们仔细看一下其中的某些功能如何帮助您简化工作日。

1-号码移植

企业主最担心切换到新电话系统的问题之一就是电话号码。您的所有公司号码都会如何处理？您是否无法访问它们？您是否必须放弃所有客户使用多年的电话号码？

更改数字可能对企业不利。想想您使用电话号码的所有地方-营销材料，信头，标牌，广告，在线等。您需要在显示的所有位置更改信息，更不用说内部扩展名，备忘录和电子邮件。

但是您不必经历所有这些事情。当您切换到SparkleComm VoIP或大多数其他基于VoIP的电话系统时，您可以免费移植所有旧号码。可能需要几天的时间才能完成移植过程，但是大多数提供商都可以为您提供帮助。只要您有相关的详细信息，并且您的新提供商有可用的电话号码，那么您就很好。照常营业，没有人知道您切换到新的提供商或完全更改了任何东西。

因此，考虑更新和审查您的知识管理系统，或者要求呼叫中心顾问告诉客户他们在做什么，例如，如果他们必须检查一下东西。

5.兑现品牌承诺

一些客户之所以会选择品牌，是因为他们分享自己的价值。因此，至关重要的是，呼叫中心顾问在传达已经确定的品牌价值的时候“走在前面”。

例如，如果品牌价值包括公平对待客户或确保现有客户始终获得与新客户相同的报价，则SparkleComm 呼叫中心顾问应该始终尝试保持这些价值。

然后可以通过质量监控或分析解决方案根据这些标准来衡量呼叫中心顾问的绩效。这将有助于使品牌价值成为呼叫中心顾问评估过程中不可或缺的一部分。

将这些标准包括在个人计分卡中将使呼叫中心顾问能够确定他们在兑现品牌承诺方面的表现。

6.拥有对话的所有权

如果呼叫中心顾问知道客户不会因为不满意而感到不满意，那么重要的是他们要拥有所有权以提供SparkleComm 呼叫中心解决方案，以避免再次进行接触。

因此，请尝试与呼叫中心顾问联系以发展自己。一对一应该是进行此操作的绝好机会，即使这只是KPI讨论，也没有进展的背景。

做您可以做的事情，以此来增强呼叫中心顾问的能力，给他们时间审查呼叫的进行方式，以了解他们是否赞叹客户。询问呼叫中心顾问，他们是否使事情变得容易理解，以及客户是否对接下来的事情清晰而自信地打了电话。

如果他们能够诚实地回答并认为“不，我没有”，请他们思考如何以不同的方式处理这种情况，并与同事讨论他们的所作所为。尝试帮助呼叫中心顾问使用该反馈来更好地拨打下一个电话，并改善该客户与您公司的互动。

7.勇于表达意见

呼叫中心顾问在与经理讨论问题时应该勇敢一点，因为他们正在聆听客户的情绪，而他们则最接近客户的问题。呼叫中心顾问是客户的最佳代表。

因此，当被问及为什么呼叫超出了平均处理时间（AHT）时，鼓励呼叫中心顾问勇于面对，因为他们正在解决客户的问题。教呼叫中心顾问在违反规则时要勇于勇敢，但绝不是不要原则，因为这就是您提供优质呼叫中心客户服务的方式。

让他们挑战位于他们之间的障碍物，并为客户提供出色的体验。

但也鼓励呼叫中心顾问带来解决方案和问题。

网络上的专家小组将就呼叫中心顾问如何改善整体客户体验分享了他们自己的想法。

1.应用常识脚本坚持

积极倾听对于提供出色的SparkleComm 呼叫中心客户体验至关重要。有时，呼叫中心顾问严格遵守脚本可能表明他或她没有在听客户的话。结果，呼叫中心顾问的响应似乎绕开了常识，并引起了除客户满意之外的任何事情。

因此，给予呼叫中心顾问以常识为依据的行动自由，而不论客户的情况如何，都不必严格遵守脚本，可以快速赢得客户的满意度。

例如，如果询问尚未解决问题的客户：“今天有什么是我可以帮助您的东西呢”，那么很可能会收到负面的答复。

不足为奇的是，由于客户尚未得到实际的帮助，这种常识的缺乏可能会增加客户的不满。

2.表现出同理心并与客户建立情感联系

研究表明，传递消息的音调代表接收消息的方式的38％。

由于像SparkleComm 呼叫中心这样的呼叫中心的交互通常无法从能够看到肢体语言或面部表情中受益，因此语气成为客户（和呼叫中心顾问）感觉呼叫进行方式的最大贡献者。

因此，呼叫中心顾问必须了解他们的语气对改善通话结果的影响，这一点是非常重要的。

要传达此信息，请尝试为呼叫中心顾问提供有助于改善客户与呼叫中心顾问关系的移情声明列表。或者，您可以使用交互分析来创建自己的产品，以此来检测客户似乎反应良好的单词和短语。

3.使“让通话愉快”成为关键的客户成果

让您的呼叫中心顾问专注于确保让客户留下令您满意的电话，而不是专注于诸如缩短通话时间之类的效率指标，可能有助于改善呼叫中心客户体验。

现实情况是，许多呼叫中心顾问将不得不面对负面态度的客户。因此，采用可以使SparkleComm 呼叫中心顾问轻松，及时地访问解决客户查询所需的所有信息的系统，可以帮助实现成功的通话结果。

4.避免沉默通话或保持时间过长

事实是，没有人喜欢在通话或听沉默时被搁置。从公司的角度来看，长时间的保持时间或过度的沉默会导致更高的运营成本，以及客户的不满和流失。

尽管有些流程无法消除，但是呼叫中心顾问可以准备处理最常见的主题。

有了正确的事实，呼叫中心顾问可以确保他们不会不必要地使客户陷入困境，或者在试图找到解决问题所需的信息时保持过度的沉默。

中小型企业在考虑呼叫中心解决方案时面临挑战，包括成本，人员配备和技术专长。但是，这些好处可能会通过帮助您管理客户互动来平衡平衡。

与客户打交道时无法管理统一消息。这也是成长中的企业继续前进并投资建立可以更好地控制企业面向客户的集中式SparkleComm呼叫中心的一个很好的理由。

呼叫中心协调客户联系

近年来，人们与一家公司的互动方式发生了爆炸性增长，远远超出了电话。同时，它也通过网站，电子邮件和即时消息传递来互动。

与客户保持一致的沟通只是投资SparkleComm呼叫中心的原因之一。尝试一下你会发现其他好处：

汇总市场情报。跟踪反馈和购买模式是更好地了解您的客户群的好方法。

将客户交互管理置于一个部门之下。客户互动中最大的混乱来源之一是电话运营商（通常由销售部门管理）和网站（通常由营销部门管理）之间的断开连接。销售和营销有两个不同的目标。销售人员希望达成交易。营销部门希望收集情报。为了保持一致，呼叫中心应回答一个部门（可能是销售部门）的问题。

与客户打交道时具有更大的灵活性和速度。SparkleComm呼叫中心是一站式。

制定和实施政策。对于响应电子邮件，处理订单，处理退货或交付产品所花费的时间，公司应该对客户做出什么样的承诺？无论采取何种政策，所有面向客户的代表都必须在同一页面上。集中化是实现这一目标的最佳方法。

设立呼叫中心

近年来，对于中小型企业而言，建立呼叫中心变得更加容易。软件即服务（SaaS）是最大的原因。公司不再需要对基础设施进行大量的前期投资。 SaaS使企业可以根据需要按年甚至按月租用所有技术。现在，甚至电话交换机也可以作为软件以订阅的形式提供。

承诺这项技术不仅具有更大的灵活性，而且软件也变得更具创新性，更易于使用。 “传统上，操作员必须在至少两个信息屏幕之间来回移动。

最大的问题：室内还是室外

尽管近年来SparkleComm呼叫中心的实施和使用变得更加容易，但这仍然是一个很大的承诺。企业所有者必须考虑将其保留在公司内部还是将其出售给专业人士是否更有意义。每种方法都有其优点和缺点。

保留在内部。大多数成长型企业通常至少在开始时就走这条路。

优点：企业可以更好地控制信息。它由公司员工经营，他们对业务的价值和使命投入更多的精力。

缺点：成本更高。从头开始建立SparkleComm呼叫中心要比将其交给专业的联络中心要低得多，该中心已经具备了可以正常运转的基础架构。

优点：价格便宜，尤其是在处理大量呼叫和请求时。无需人员或设备的交钥匙工程。在促销和季节性变化过程中，放大和缩小比例更加容易。

缺点：实施更改或响应客户的反馈和投诉会花费更多的时间。因为现在有一个中间人。降低成本，然后让客户满意，通常会使外包公司更有动力。

使用当前危机来识别流程中的差距并数字化运营的IT领导者将看到他们的业务蒸蒸日上。

强大的业务流程对于实现组织目标至关重要，因为它们可以协调人员，系统和信息的行为以产生支持业务战略的结果。在大多数情况下，当有一个灵活的数字基础架构的一部分时，业务流程会产生更好的结果。因此，毫不奇怪，接受数字化转型的公司即使在动荡的时期中也极有可能经历顺畅而连续的业务流程，以及因此而产生较好的运营。

例如，在整个大流行中，走在数字化转型道路上的企业蓬勃发展，而进入游戏后期的企业则看到现有流程开始崩溃。根据最近的业务连续性调查显示，只有12％的组织对冠状病毒的影响做好了充分准备。那些没有受到影响的人之间的差异加快了数字化转型的速度。

但是，IT领导者应该如何以及在哪里开始呢？合理的步骤包括仔细查看由于最近的中断而被推到或超过断点的流程，了解差距，并确定新的通信系统如SparkleComm统一通信，人员和流程以改善未来的业务连续性。

许多企业发现他们的过程很薄弱，现在像玻璃一样破碎了，或一开始就已经破裂，但由于当前情况而变得更糟。从诸如不是设置为远程工作的员工之类的显而易见的事情，到更细微但复杂的问题（例如依赖一系列非正式或亲自互动和对进展的批准的流程），中断的机会似乎无穷无尽。为了更好地解决或保持连续性，IT主管必须完全重做现有流程或从头开始创建新流程。

流程对业务连续性的重要性

流行病揭示了基础流程，组织意识到这些流程是将构成业务的人员，系统和信息结合在一起的粘合剂，这对于成功执行至关重要。当IT领导者寻求确保整个组织的业务连续性时，他们应该将精力集中在四个方面以提高弹性：

远程工作是新常态

COVID-19大流行加剧了远程工作，尽管许多办公室现在重新开放，但调查显示，仍有74％的雇主计划在不久的将来创造更多的永久性远程工作。 

这种转变的最大原因是为了维护员工安全并确保业务弹性，而COVID-19仍然是一个问题。59％的CFO担心会影响工作回报的COVID-19感染率上升。如果第二波COVID-19接踵而至，那么企业将遭受更大打击。对于企业领导者来说，远程工作既是短期的又是长期的业务连续性策略。 

拥抱工作的未来

随着远程工作成为现代组织越来越流行的解决方案，领导者必须考虑灵活性将如何影响他们的工作流程。员工会每周5天每天工作8小时，还是组织实施生产力驱动的指标？员工应该住在距离办公室通勤的距离之内，还是组织会接受远程工作并扩大招聘范围？随着世界转向远程工作，组织是否准备好实施适当的技术和程序？

孤独和沟通是远程工作者面临的最大挑战。这意味着组织实施模仿员工在办公室中获得的无障碍协作机会的技术比以往任何时候都更加重要。在远程工作时，消息传递，电子邮件，SparkleComm视频会议和文件共享取代了传统的面对面通信。组织必须提高这些流程的效率。

一个普遍的误解是，所有技术都会使远程工作更加高效。当COVID-19迫使企业过渡到远程工作时，许多组织匆忙采用了很多远程工作解决方案，用于消息传递，电子邮件，会议，呼叫和文件共享的多种应用程序。在员工平均每天花费长达一个小时在手机和电脑上的应用程序之间进行导航时，这样的沟通才是一场挣扎。 

为遥远的未来做准备 

有了正确的实践和工具，组织和员工进行远程工作的收益将大大超过障碍。灵活地安排工作时间的员工在不被迫与办公室生活在同一大都市区的情况下，工作效率更高，生活更快乐，生活质量更高。反过来，组织将受益于更敬业的员工队伍，更广泛的人才库，并节省租金和薪金。 

可以将节省的资金重新分配给使远程工作更有效率的技术。这项技术的最前沿是称为统一通信的服务，这对于接受远程工作的组织而言至关重要。例如劳格SparkleComm统一通信将组织的所有通信工具简化到一个基于云的平台上，用于团队消息传递，视频会议和云电话。无论员工位于何处，它都使协作变得容易。 

团队变得越来越苗条，机动和独立于地点。为了使您的公司参与竞争，格言“沟通是关键”从未如此重要。

当COVID-19袭击时，严重的城市经历了重大的社会经济变化。首次执行在家下订单后，流量下降了50％，甚至达到峰值的73％。自大流行以来，租金价格也下降了15.9％，这是住房市场有史以来最急剧的暴跌之一。

当然还有其他主要大都市地区也都看到了相同的趋势。大规模的流亡是怎么回事？事实证明，当公司实施大规模的在家定单和裁员时，人们成群结队地逃离城市。许多人回到家里与免租金的家庭住在一起。其他人则找到了更多负担得起的生活安排。

但是大局面是，当工作不再与城市联系在一起时，人们会立即离开。

城市生活负担不起

人们搬到大都市寻找工作，因为那是最好的平台，但是，这需要进行权衡。迁往城市的工人面临天文数字的租金，长途通勤，昂贵的账单以及一般较高的支出。即使在COVID-19高峰期，一线城市一居室公寓的平均租金为3,360元。 

随着越来越多的人涌向城市工作，人口过剩导致了大规模的拥堵以及对住房和商品的更高需求。员工花费数小时从价格过高的房屋上班到办公室，并将大部分收入用于交通运输。这是浪费的恶性循环，这是因为城市是工作集中的地方。   但是，随着最近的发展，随着组织开始接受远程工作，这种情况可能会永远改变。利用SparkleComm统一通信平台进行远程工作的员工对他们的工作更满意，而远程工作的员工中有94％会推荐给其他人。根据某所大学的一项研究，在远程工作时，员工的生产率也提高了4.4％。高度敬业的员工队伍可以为组织带来更大的利润。实际上，研究表明，员工敬业度高的公司的每股收益比竞争对手高147％。  

除了员工满意度之外，远程工作对雇主也有其他好处。例如，允许远程工作使组织在雇用时可以访问更广泛的人才库。雇用办公室工作必须地理位置紧密，而远程工作可以随时随地进行。另外，雇主可以根据其所在地区的生活成本来调整偏远地区雇员的薪资，这不仅节省了资金，而且不必支付给雇员住在世界上最昂贵的城市中的费用，组织还可以节省自己办公室空间的租金。当然可能有些雇主担心沟通问题，现在具有新兴通信技术的SparkleComm统一通信平台可以消除雇主的顾虑。

顶尖人才的竞争日益激烈。每天都有越来越多的远程机会出现，因此有理由期望许多顶级组织也效仿，以达到公平竞争的目的。 

如今，在线购物已使所有商品触手可及，从而为电子商务行业带来了理想的增长。但是，管理在线门户并不容易。您需要为用户提供足够的客户支持，退货和退款帮助，技术问题以及其他客户问题。拥有庞大的内部团队来解决此类问题可能会非常昂贵，从而影响您的收入和利润。

因此，各地企业都可以选择SparkleComm呼叫中心的外包合作，负责与客户之间的所有互动，并提供出色的客户体验。

外包可以节省您的时间，具有成本效益，并可以提高业务效率。通过将一些非核心业务任务外包给呼叫中心外包合作伙伴，可以作为电子商务企业主享受很多好处。这些包括：

1.实时响应 –今天的客户不想等待答案。他们希望即时响应他们的查询。

SparkleComm呼叫中心可以在为客户提供实时响应方面发挥重要作用。他们可以与您的企业集成，以提供无缝的客户服务。

2.降低TAT –您的客户通常仅在遇到一些问题并需要解决时才与您的客户支持联系。解决此类问题的平均周转时间（TAT）为24小时。但是在这个实时通信时代，没有客户愿意等待那么长时间。另一方面，得益于现代化的呼叫中心，根据渠道和解决方案的可用性，TAT可以减少到仅4小时或更短时间。高效的呼叫中心代理能够提供第一联系解决方案。

3.24X7全天候服务 -电子商务业务全天候运行，来自不同地区的人们都可以与之开展业务。因此，电子商务公司需要能够全天候（24X7）回答客户查询和处理客户问题。

4.处理大量互动的灵活性 –任何电子商务公司的销售额在购物节，节假日和其他庆祝活动期间都会激增。随着收入的增加，呼叫中心的呼叫量也会增加。您的客户打电话给您，以解决他们的查询，报告他们的问题，要求退货和退款等等。因此，在旺季期间，拥有更多动手平台至关重要。

外包合作伙伴可以很好地处理这种情况。像SparkleComm这样的经验丰富的呼叫中心平台，可以在需要时迅速增加代理商数量，并在旺季结束时降低代理商数量。即使在旺季，它也可以提供更快，更好的客户支持。它还可以提高客户的客户满意度，使他们成为品牌忠实拥护者。

5.节省时间专注于内部运营 –呼叫中心外包不仅可以节省时间，还可以帮助您限制资本支出。有了呼叫中心合作伙伴，您不再需要内部雇用和培训代理商。因此，您可以节省员工流失，服务管理和基础架构维护的时间和成本。除此之外，外包可以释放您的内部专家团队专注于其他核心目标。

6.客户友好型服务 –电子商务业务成功的关键在于其用户友好型服务。外包使您可以更有效地交付这些服务，同时牢记客户的便利性。结果，客户-业务关系也将得到改善。

SparkleComm外包呼叫中心服务，您可以提供高效的24X7客户支持，甚至可以确保改善的客户体验。

7.多渠道的好处 –公司只有一个交互渠道–电话的日子已经一去不复返了。今天，我们拥有大量的客户互动渠道，包括–电子邮件，聊天，文本，社交媒体，IVR等。经验丰富的多渠道呼叫中心将使您能够通过客户选择的渠道与客户互动，甚至为客户提供无缝的体验。

这些是将您的一些非核心客户交互服务外包给专业领域经验丰富的多渠道和多语言客户服务呼叫中心的一些好处。

当不得不参加视频会议的情况下，为了防止自己进行多任务，请尝试以下操作：

1 站起来

这个技巧很方便，尤其是在午餐后的下午会议上。站起来可以帮助您的血糖水平更快地恢复正常，甚至可以减少肩背疼痛的风险。

它还可以帮助您保持警觉。在SparkleComm视频会议期间，没有人会知道，甚至不会介意您站着。

2 记录会议记录

在会议期间做笔记。更好的是，请尽可能手写它们。会议结束后，您可以专注于正在发生的事情，并为整个团队做出贡献。

3 做好准备

如果您的会议带有议程，请提前进行讨论，并为准备提出的要点做好准备。

为了避免人们在您的会议中执行多任务，请执行以下操作： 如果您是一位经理，他对如何以及应该如何召开会议有发言权，请与您的团队成员进行对话，并提出对多任务处理的担忧。然后，尝试合并这些技巧以遏制这种有害的习惯：

1 举行简短会议

如果您的团队习惯于花大量时间进行报告，那么直接瞄准五分钟的会议是不现实的。相反，目标是一次将它们减少约15分钟，并用额外的时间发送文本和电子邮件。

2 尝试使会议互动

使用SparkleComm的屏幕共享和注释工具“画出”您的观点，并邀请您的队友参加讨论和头脑风暴会议：

给每个人讲话的机会，并在可能的情况下给他们一个角色。这将减少他们进行分区的可能性。

3 请参加者打开视频并取消静音

没有什么比视频会议更能让您坐起来，至少可以尝试“看起来”专心。而且请记住，在拥挤的房间中，您比在视频会议中人们对您的脸部特写，可截图的视图更容易被忽略。

在线会议中执行多任务总是一件可怕的事情吗？

有趣的事实：多任务与不睡觉一样对您的心理健康有害，仅凭这个原因就应该使您考虑是否应该多任务，更不用说在会议上了。

但是，如果您发现自己无法或不愿意改变这种习惯，也许您应该花一些时间进行内省。您是否正在努力进行时间管理？您是否感到无法工作？

回答这些问题可以大大改善您的心理健康和工作质量。